Adminetin avulla Rakennusliike A Vänttilä Oy pystyy tekemään kasvua hallintoa kasvattamatta

Rakennusliike A Vänttilä Oy on Oulun seudulla toimiva rakennusliike, jonka toiminta käynnistyi vuonna 2003, kun vieraan palveluksessa kirvesmiehenä työskennellyt Antti Vänttilä rakensi itselleen talon, myi sen ja totesi, että tätähän voisi tehdä työkseen.

– Olin tuolloin vähän yli parikymppinen ja ajattelin, että voihan näitä alkaa itsekseenkin tekemään, kerta homma näyttää onnistuvan. 25-vuotiaana sitten perustin oman yrityksen.

Vänttilä lähti rohkeasti rakentamaan yritystoimintaa, sillä mies palkkasi heti kolme työntekijää ja ensimmäiseksi kohteeksi valikoitui mukavan kokoinen kahden paritalon kokonaisuus. Vauhti ei kuitenkaan nuorta miestä hirvittänyt.

– Ehkä siinä vaiheessa ei ihan viimeisen päälle tajunnut, mitä oli tekemässä. Siinä oli niin kova vauhti päällä ja paljon uusia asioita, ettei kaikkia riskejä kerennyt miettiä. Olihan siinä aika kovat haasteet alussa ja olisi voinut käydä huonomminkin, kun lähdettiin heti toteuttamaan niin isoa työtä ilman täyttä varmuutta rahoituksesta ja muusta. Kauppa alkoi kuitenkin käydä heti kohtuullisen hyvin ja pääsimme etenemään yrityksenä. Siitä eteenpäin meillä on mennyt aika mukavasti.

Muille yrittäjyydestä haaveileville Vänttilä vinkkaa, että yrityksen talouspuoli pitää hoitaa kunnialla – ei voi vain vetää haalareita niskaan ja painella hommiin.

– Rahoitusasiat kannattaa varmistaa ja talouspuoli yleensäkin hoitaa kunnolla. Ne ovat suurimpia asioita yrityksen pyörittämisessä ja huonosti toimiessaan myös suurin stressin aihe yrittäjälle. Jos talouspuoli sakkaa, niin joka asian kanssa käy huonosti.

Laadukas rakentaminen tuo kasvua

Tähän päivään tultaessa Rakennusliike A Vänttilä työllistää 18 oman työntekijän lisäksi liudan alihankkijoita. Vaikka välillä tehdään myös saneerauksia ja toimitilarakentamista, on yrityksen toiminnan painopiste ollut alusta alkaen omaperusteisessa tuotannossa, jonka rinnalla toteutetaan suoraan asiakkaille omakotitalourakoita ja talopaketteja.

– Lisäksi meillä on oma maanrakennuspuoli, joka palvelee oman toiminnan lisäksi myös ulkopuolisia. Tällä volyymillä maakoneille ei riitä koko ajan omia hommia, joten maanrakennuspalvelujen tarjoaminen myös ulkopuolisille oli luonteva lisä toiminnalle.

Vuosien varrella toiminta on vähitellen kasvanut ja nykyään yrityksen liikevaihto on noin 3,6 miljoonaa euroa. Kasvu on tullut pitkälti asiakkaiden suositusten myötä.

– Toimintamme perustuu aika pitkälti rakentamisen laatuun ja meillä on täällä Oulun seudulla hyvä maine laaturakentajana. Totta kai varsinkin gryndauksessa markkinoinnillakin on iso rooli, mutta erityisesti omakotitalorakentamisen puolella saamme paljon töitä puskaradion ja suosittelujen kautta. Oulun seudulla on tosi kova kilpailu varsinkin talopakettipuolella ja sieltä hommat ovat aika tiukassa, joten suosittelujen merkitys töiden saamiselle on valtava.

Kasvun myötä Vänttilä on jakanut vastuuta laajemmalle ja sitouttanut pitkäaikaisia työntekijöitä toimintaan osuuksilla yrityksestä.

– Jokin aika sitten sitoutin osakkuuksilla yrityksen toimintaan kolme henkilöä, jotka ovat olleet jo pitemmän aikaa mukana toiminnassa. Vastuun jakaminen myös helpottaa omaa työtä yrityksen kasvaessa. Kasvumme on ollut koko ajan hallittua, ja vaikka viimeiset vuodet ovat olleet haastavia rakennusalalla, ainakin Oulun seudulla on taas hyvä buusti päällä ja asuntokauppa on alkanut vetää hyvin.

Adminet tehostamaan toimintaa

Rakennusliike A Vänttilällä herättiin tarpeeseen tehostaa arkea, kun kasvavan toiminnan hallinta päällekkäisillä ohjelmistoilla alkoi käydä työlääksi. Yrityksessä oli käytössä omat ohjelmistot taloushallintoon sekä urakkalaskentaan ja osaa toiminnoista pyöritettiin Excelissä.

– Kun kaikki toiminnot olivat hajallaan, niiden hallitseminen oli ihan älytön työmaa ja siihen kului melko monta päivää kuukaudessa. Meille tuli vielä tuolloin laskut paperilla ja lisäksi sekä tuntikortteja että laskutustietoja jouduttiin syöttämään ristiin rastiin ohjelmasta toiseen. Meillä oli tarve saada tehokkuutta toimintaan sellaisella ratkaisulla, jolla kaikki toiminnot voidaan hallita yhden ohjelmiston sisällä. Piti saada sellainen paketti, joka oikeasti toimii. Meille aika iso kriteeri oli myös saada käyttöön nimenomaan rakennuspuoleen erikoistunut ohjelmisto, eikä sellaisia Suomessa hirveän paljon ole.

Adminetistä Vänttilä löysi toimialan tarpeisiin kehitetyn ratkaisun, jolla yrityksen arjen haasteet saatiin ratkaistua yhden ohjelmiston avulla. Erityisen vaikutuksen yrittäjään teki asenne, jolla Adminettiä kehitetään.

– Sain heti sellaisen kuvan, että Admicomilla on hyvä kehittämisen meininki. Asiakkaalle ei vain anneta ohjelmistoa käyttöön ja todeta, että koittakaapa pärjätä. Minulle tehtiin jo ennen ostopäätöstä selväksi, että jotain toivomaani ominaisuutta ei vielä ole, mutta se on tulossa – ja niin se myöhemmin tulikin. Jos itseltä tulee ideoita ohjelmiston kehittämiseen, ne otetaan tosissaan. Mielestäni sillä on aika isokin merkitys, että asiakkaan toiveita otetaan huomioon.

Adminet otettiin yrityksessä käyttöön tämän vuoden alussa ja muutaman kuukauden aikana se on saatu hyvin osaksi toimintaa.

– Mielestäni käyttöönotto meni tosi hyvin ja pääsimme nopeasti kärrylle Adminetin käytöstä. Olen ollut tyytyväinen siihen, että olemme saaneet asiantuntevaa apua sekä paikan päällä järjestetyissä ohjelmistokoulutuksissa, että puhelimitse läpikäydyissä taloushallinnon ja palkanlaskennan asioissa. Lisäksi olen saanut myös selkeät kirjalliset ohjeet nopeasti, jos olen tarvinnut johonkin apua.

Automatisoitua talouden hallintaa

Vänttilän vastuulla on yrityksen taloushallinto ja hän hoitaa itse myös palkanlaskennan ja kirjanpidon. Ostoreskontrakirjaukset ja sitä myöten kirjanpidon perusteet olivat tuttuja vanhasta ohjelmasta, joten ihan vieraalle maaperälle ei astuttu, kun Vänttilä otti vastuun juoksevan kirjanpidon valvonnasta Adminetillä.

– Juoksevan kirjanpidon hoitaminen on sujunut aika helposti. Adminetissä on selkeät paikat kirjauksille ja tapahtumat ovat kohdistuneet oikein jo tarkastusvaiheessa. Kun vaan tekee kirjaukset oikein, niin eihän se mitään älyttömiä vaadi. Kirjanpito on niin hyvin automatisoitu, että kaikki lähtee eteenpäin itsestään. Aiempaan verrattuna kirjanpito on muuttunut aika paljonkin, kun ei tarvitse käsin koostaa ja lähettää raportteja, vaan esimerkiksi alv-ilmoitukset ja muut lähtevät automaattisesti eteenpäin.

Yhteistyötä vanhan tilitoimistokumppanin kanssa on jatkettu myös Adminetin käyttöönoton jälkeen, mutta tilitoimiston rooli on muuttunut konsultoivaksi.

– Nykyään tilitoimiston rooli on toimia asiantuntevana konsulttina ja he tekevät meille tarvittaessa töitä tuntiveloituksella. Pidämme tietyin väliajoin palavereita ja käymme läpi, että asiat ovat varmasti oikein ja saamme tarvittaessa apua kirjausasioihin ja muihin. Rakentamispuolella asiat eivät ole aina ihan yksinkertaisia, joten välillä niihin on hyvä saada ammattiapua.

Palkanlaskennan osalta suurin muutos on tapahtunut siinä, että koko prosessi on nopeutunut merkittävästi.

– Jos palkanlaskennan toimenpiteisiin meni ennen päivä, niin nyt menee tunti. Tunnit ovat lähteneet pois siitä, että työntekijät merkkaavat itse tunnit suoraan ohjelmistoon ja työnjohtajat tarkistavat ne. Minun ei enää tarvitse siirrellä tunteja paikasta toiseen käsityönä, vaan pelkästään tarkistaa näytöltä tiedot ja laittaa palkat maksuun. Ei siinä oikeastaan muuta tekemistä ole.

Kokonaisuudessaan talouden hallinta on helpottunut sähköisen toimintatavan ja parantuneen seurannan ansiosta.

– Onhan talouden hallinta muuttunut selvästi helpommaksi. Jo se tekee paljon, että paperilaskut ovat jääneet kokonaan pois ja sähköinen laskunkierrätys on helppoa. Adminetissä on myös tosi hyvä raportointi ja seurantaa pystyy tekemään ihan eri tasolla kuin ennen, esimerkiksi työmaakustannuksia on tosi helppo seurata litteratasolla. Saamme tarkasti tietoa, miten työmaalla menee ja mihin työvaiheeseen menee minkäkin verran kuluja. Konkreettinen tieto työmaiden onnistumisista ja kehityskohdista myös helpottaa tulevien kohteiden laskentaa.

Tavoitteena vahva ja hallittu kasvu

Yrityksen tulevaisuuden suunnitelmiin kuuluu vahva kasvu erityisesti omaperusteisen asuntotuotannon puolella.

– Meillä on nyt tosi hyvin tontteja Oulusta ja isojakin projekteja on alkamassa lähiaikoina. Gryndauspuolella pyritään kasvamaan reilustikin ja ensimmäisen vaiheen tavoitteena on ainakin tuplata liikevaihto lähiaikoina. Sen jälkeen katsotaan sitten taas eteenpäin.

Vänttilän mukaan kasvua voi lähteä hakemaan hyvillä mielin, sillä kasvu vaatii lisää henkilöresursseja vain tuottavaan portaaseen.

– Adminet mahdollistaa sen, ettei hallintoon tarvitse palkata lisää ihmisiä kasvussakaan, koska pystyn hoitamaan hallinnon asiat helposti itse. Uskoisin, että tällä porukalla pystymme toteuttamaan kasvutavoitteemme hallitusti.

Hallinnon hoitamista helpottaa Adminetin sähköinen toimintatapa ja automatisoidut toiminnot, jotka poistavat aikaa vieviä rutiineja.

– Adminetin ratkaisut taloushallinnossa, laskujen käsittelyssä ja palkanlaskennassa muodostavat sellaisen kokonaisuuden, jonka avulla toimintaa on helppo hallita. Olemme saaneet kaikki toiminnot yhteen ohjelmistoon, päässeet eroon papereista ja saaneet automatisoitua niin paljon asioita, että sen vaikutus omaan ajankäyttööni on ollut merkittävä. Tällä hetkellä puhutaan helposti ainakin kolmesta päivästä kuukaudessa. Tulevaisuudessa vaikutus toimintaamme on varmasti vielä isompi, kun saamme Adminetin kaikki ominaisuudet tehokkaasti käyttöön.