Concrete Urakointi Oy loi Adminetillä kasvun edellytykset

Concrete Urakointi Oy on monipuolinen saneerausalan ammattilainen, joka palvelee pääasiassa taloyhtiöitä Helsingin ja Uudenmaan alueella.

– Toteutamme taloyhtiöille ja yrityksille muun muassa julkisivuremontteja, parveke- ja kattotöitä, maanrakennusta, LVI-töitä sekä arvokohteiden entisöintiä, toimitusjohtaja Aki Lassila kertoo yrityksen toiminnasta.

Concrete Urakointi perustettiin vuonna 2012, kun isossa korjausrakentamisen yrityksessä työskennellyt Lassila totesi, että asiakkaan pitäisi olla keskiössä korjausrakentamisen palveluja tarjottaessa.

– Sijoittajalähtöisessä toiminnassa kaikki lähtee kassavirrasta ja toiminnan keskiössä on tuottaa maksimikatteet tavalla tai toisella. Itselleni on jäänyt vähän epäselväksi, mitä saavutetaan sellaisella toiminnalla, jossa lähtökohta on kassavirta asiakkaan palvelemisen sijaan. Olin sitä mieltä, että tuon kokonaisuuden voisi hoitaa paremminkin. Mielestäni tässäkin asiassa pitäisi mennä palvelu edellä ja halusin konkretisoida sen, mitä kokonaisvaltainen korjausrakentamisen palvelu voi parhaimmillaan asiakkaalle tarkoittaa. Hyvän ja kysytyn palvelun kautta tulee sitten kassavirtakin.

Asiakaskeskeistä periaatetta noudattaen Concrete on luonut palvelun, jossa asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin suhtautumista leimaa toisten mielipiteiden kuuntelu ja yhteisten etujen ajaminen.

– Se mikä on mielestäni tosi tärkeää ja mistä erityisesti tykkään työssäni, on hyvin toimiva yhteistyö tilaajan kanssa. Jokaista projektia kuitenkin toteuttavat, johtavat ja valvovat ihmiset, joten sillä on hirveän iso merkitys, kuinka kohtelemme toisiamme. Vaikka olisi mielestään kuinka oikeassa, välillä pitää nöyrtyä, kuunnella ja yrittää ymmärtää myös toisten ajatuksia. Silloin kaikki viihtyvät hankkeessa ja myös menestyvät siinä mukavasti.

Kokonaisvaltaista palvelua

Yritystä perustettaessa lähtökohtana oli luoda toiminnalle konsernirakenne, jossa saman brändin alle voidaan luoda uusia palveluita taloyhtiöille korjausrakentamisen eri osa-alueilla.

– Lähtötilanteesta tarina on kehittynyt siten, että vuoden 2014 jälkeen perustettiin ensimmäinen tytäryhtiö Concrete Julkisivu Urakointi Oy ja viime vuonna yritysoston kautta Concrete Talotekniikka Oy, joka tuottaa nykyään noin 30 % liikevaihdostamme. Seuraava askel on laajentaa jollakin aikavälillä sähköpalveluihin.

Korjausrakentamishankkeisiin liittyy sekä rakentamisen että talotekniikan töitä ja monenlaiset lisä- ja muutostyöt ovat enemmän sääntö kuin poikkeus. Laajalla palvelutarjonnalla Concrete haluaa varmistaa, että asiakasta voidaan palvella kokonaisvaltaisesti.

– Kattavalla toiminnalla pystymme varmistamaan, että meillä on itsellä kompetenssi vastata kaikkiin projektin aikana eteen tuleviin haasteisiin. Ykkösprioriteetti on, että meiltä löytyy aina omasta talosta osaava henkilö auttamaan asiakkaan projektiin liittyvissä asioissa. Me olemme projektijohtamisen ammattilaisia ja siinä haluamme auttaa taloyhtiöitä tuomalla eri aselajeihin asiakkaillemme tutun tavan tehdä työtä ja suhtautua projekteihin. Tärkeintä on, että asiakas on turvassa kokonaisprojektinsa kanssa silloin, kun hän on yhteistyössä meidän kanssa.

Concrete on noin viiden toimintavuotensa aikana kasvanut kaikkiaan parikymmentä henkilöä työllistäväksi konserniksi, jonka liikevaihto huitelee 4,5 miljoonan tuntumassa. Se toteuttaa pienempien keikkatöiden lisäksi vuosittain päätoteuttajana yli 20 urakkaa, joista suurimmat ovat arvoltaan parin miljoonan euron luokkaa. Myös tulevaisuuden tähtäimessä on kasvattaa toimintaa.

– Sanotaan näin, että suhteellisen kasvun pitäisi olla vuositasolla kaksinumeroisia lukuja. Meillä on aika voimakas kasvutavoite, mutta totta kai kasvua halutaan tehdä järkevästi ja pitää se hallittuna. Meidän pitää pystyä tarjoamaan palvelumme järkevällä hinta-laatutasolla ja hallituilla riskeillä, jotta asiakas saa sellaisen palvelun, joka täyttää odotukset.

Tarve tarkemmalle seurannalle

Kasvavassa yrityksessä jokapäiväisen toiminnan tehokkuus on yksi kannattavuuden kulmakivistä. Concreten toiminnan lähtökohtana onkin aina ollut hoitaa hallinnon asiat mahdollisimman kevyesti ilman ylimääräistä rutiinityötä ja päällekkäisiä työvaiheita.

– Minä vihaan ylimääräistä työtä, joten mitään paperilaskuja tai muuta meille ei ole ikinä tullutkaan. Olemme aina olleet niin leaneja, ettei hirveästi mitään ylimääräistä ole tarvinnut tehdä. Viime vuonna meille kuitenkin konkretisoitui, että tarvitsemme järkevämmät työkalut myös työmaiden kannattavuuden seuraamiseen. Perinteisissä tilitoimistosovelluksissa on lähes mahdotonta seurata projektien kannattavuutta, koska poikkeavat alv-käsittelyt ja palkat vaativat käytännössä Excelin käyttöä raporttien koostamisessa.

Seurannan parantamiseksi konsernissa päädyttiin ottamaan Adminet käyttöön huhtikuussa 2016. Kustannusseurannan ohella valintaan vaikuttivat mahdollisuus jakaa vastuuta laajemmalle organisaatiossa sekä Admicomin tarjoama tilitoimistopalvelu.

– Juurisyy ohjelmiston vaihdolle oli se, että halusin seurata työmaiden kulu- ja tuottototeumia yhdellä silmäyksellä. Tärkeää oli myös mahdollistaa työnjohdolle tiettyjen asioiden hoitaminen itsenäisesti. Mielestäni Adminetin kustannus oli kohtuullinen ja lopullisesti valinnan sinetöi se, että saimme samalla järjestelmän tuntevan tilitoimistopalvelun maltilliseen hintaan.

Adminetin käyttöönoton yhteydessä kirjanpitopalvelut siirrettiin Admicomin tilitoimistoon. Palkat yrityksessä sen sijaan lasketaan itse ja toistaiseksi ne ovat olleet Lassilan itsensä hoidettavana.

– Käsiteltäessä palkkoja Adminetillä ei tosiaankaan tarvitse olla mikään palkanlaskennan ammattilainen. Ei siinä mitään isompaa magiikkaa ole – jos vain tiedot tulevat oikein työntekijöiltä, niin sehän on maailman yksinkertaisin homma. Tarvittaessa myös palkkaennakot lähtevät suoraan palkasta ilman erillistä laskentaa ja mahdolliset ulosottotilitykset toimivat kertasyötön jälkeen kuin junan vessa. Isyysvapaissa, asepalveluksissa ja muissa poikkeustapauksissa sitten vain soitan tukeen ja kysyn ohjeet niiden käsittelyyn.

Seuranta yhdellä silmäyksellä

Projektien kustannusseurantaan Adminetistä on saatu juuri se helpotus, jota haettiinkin, sillä nykyään niiden seuranta sujuu helposti ajantasaisin tiedoin. Alkavien urakoiden tavoitearviot ja maksuerätaulukot viedään Adminettiin sekä perustetaan projekteille seurantalitterat, jonka jälkeen kulut ja tuotot alkavat kerääntyä seurantaan halutulla tavalla.

– Hankkeen perustaminen on aika suoraviivaista, eikä siinä kovin kauan mene. Sen jälkeen kulut ja tuotot ohjautuvat litteroittain ja pystymme erittelemään urakkaan liittyvät työt ja lisätyöt. Litteratason seurannalla tiedämme, pysyykö projekti lasketun mukaisena ja saamme suoraa jälkilaskentatietoa siitä, miten mikäkin vaihe meni.

Automaattinen seurantatietojen koostaminen ja raportointi on tuonut melkoisen helpotuksen aiempaan verrattuna.

– Jos aikaisemmin halusin kannattavuusraportin työmaittain, tein sen kerran vuodessa, koska vei melkein päivän aikaa taulukoida tietoja ristiin rastiin. Olihan se tosi loistava Excel, mutta on jokseenkin helpompaa ja kätevämpää, että jokainen näkee omien projektiensa tilanteen aina halutessaan. Itse seuraan lähinnä niitä raportteja, joista voin tarkastella itselleni olennaista yritystason tilannetta yhdellä silmäyksellä.

Urakan aikana projektiseurannasta saadaan tietoa eri osa-alueiden toteumista ja laajemmin seurannasta voidaan vetää johtopäätöksiä myös tulevien projektien laskentaan ja maksuerälaskutukseen.

– Seurannan avulla näemme, mitkä osa-alueet toteutuivat eri tavalla kuin alkuperäisessä tavoitearviossa ja mistä syystä. Pystymme myös seuraamaan projektien kassavirtatilanteen kehittymistä työn aikana. Näiden tietojen ansiosta voimme tarvittaessa esimerkiksi tehdä muutoksia tarjouslaskentaan tai muuttaa maksuerätaulukoita etupainotteisemmiksi.

Adminetin myötä Concretella otettiin myös käyttöön urakoiden osatuloutus, jonka Adminet tekee automaattisesti.

– Aikaisemmin käytimme luovutusperusteista tuloutusta. Adminetin käyttöönoton aikoihin toimintamme alkoi kuitenkin olla siinä kokoluokassa, että oli järkevää ottaa käyttöön kustannusperusteinen osatuloutus, jossa Adminet tulouttaa urakkaa valmiusasteen mukaan. Meille riittää, että syötämme urakoille budjettitiedot ja pidämme asianmukaisesti yllä ennusteita. Tilikauden vaihtuessa tilintarkastaja sitten näkee kirjanpitoviennin pääkirjassa ja itse pystymme tarkastelemaan, kuinka paljon tilikauden aikana on tullut kuluja suhteutettuna tuottoennusteeseen.

Vastuun jakaminen auttaa kasvussa

Adminetin valinnassa Lassilalle oli tärkeää myös mahdollisuus jakaa vastuuta arjen toiminnoista työntekijöille.

– Se oli meille oikeastaan aika kriittinen asia, että työnjohto pystyy ottamaan vahvemman roolin asiakkaiden kanssa toimimisessa ja lähtökohtaisesti seuraamaan omia työmaitaan. Oli tärkeää pystyä vyöryttämään vastuuta alaspäin ja osallistamaan työnjohto paremmin koko toimintaketjuun.

Vastuun jakaminen alaspäin helpottaa toimitusjohtajan itsensä arkea ja antaa työnjohdolle paremman otteen omista projekteistaan.

– Ennen työnjohto tuli kyselemään minulta, kuinka heidän työmaillansa menee. Nyt kun tiedon jakaminen alaspäin on parantunut, he pääsevät itse porautumaan työmaidensa tapahtumiin, pystyvät seuraamaan omien tavoitteidensa toteutumista sekä hyväksyttämään maksueriä ja vapauttamaan ne laskutukseen. Heillä on myös valmius tehdä vaikka taloudellinen loppuselvitys alihankkijan kanssa.

Kun tavoitellaan voimakasta kasvua kevyellä organisaatiolla, on vastuunjakaminen erityisen tärkeää.

– Sen ansiosta meillä on paremmat kasvun edellytykset tulevaisuudessa. Informaation määrä kasvaa jatkuvasti ja jos henkilökunnan määrä ei kasva ihan samassa suhteessa, niin entistä alempana täytyy tehdä entistä enemmän myöskin sellaisia asioita, jotka perinteisesti ehkä kuuluisivat hallinnolle. Oikeastaan luomme kasvun edellytykset sillä, että pystymme delegoimaan tehtäviä tehokkaammin.

Kasvua tukee myös se, että kaikki toiminnan ohjaamiseen tarvittavat tiedot saadaan helposti käyttöön ja hallinnon rutiinityöt eivät syö niin paljon työaikaa.

– Jos mietitään omaa työntekoani, niin nykyisessä kokoluokassamme vanhalla tavalla yritysten sadan päivittäisen ostolaskun tarkastuksiin, lisä- ja muutostöiden laskutuksiin sekä muiden arkirutiinien hoitamiseen olisi varmaan pitänyt olla oma kirjanpitäjä ja joku toinenkin henkilö näitä asioita hoitamassa. Suhteessa liiketoiminnan kasvuun ajankäyttö rutiineihin on pienentynyt. Tärkeintä kasvullemme on kuitenkin se, että saamme Adminetistä aiempaa enemmän ja helpommin irti.