Rakennus Laprip Oy: ”Työaikaa voi käyttää paljon järkevämpiin asioihin”

Rakennus Laprip on Itä-Uudellamaalla ja pääkaupunkiseudulla toimiva rakennusalan perheyritys, jonka Lasse Penttilä perusti vuonna 1999 raken-
taen lähinnä omakotitaloja myytäväksi. Nykyään yritys palvelee yksityisasiakkaiden lisäksi monipuolisesti sekä julkisen sektorin että yritysasiakkaiden rakentamistarpeita.

– Yksityisasiakkaille rakennamme esimerkiksi omakotitaloja ja julkisen sektorin toimijoille sekä yritysasiakkaille muun muassa päiväkoteja, palvelukeskuksia, liikekiinteistöjä, varastohalleja ja muita pienempiä toteutuksia, syksystä 2017 alkaen kokopäiväisesti isänsä perustamassa yrityksessä työskennellyt toimistopäällikkö Nina Penttilä kertoo.

Viime vuosina yrityksen toiminnan pääpaino on ollut vahvasti omaperusteisissa rivi-, luhti- ja kerrostalokohteissa, joita se on toteuttanut muun muassa kotikuntaansa Askolaan sekä Pornaisiin, Sipooseen ja Porvooseen, jonne toteutettavasta kahden kerrostalon kokonaisuudesta saatiin juuri toinen valmiiksi.

– Tilanteen mukaan teemme myös ulkopuolista palvelu-urakointia, jos työntekijöitä on mahdollista irrottaa omilta työmailtamme. Tällä hetkellä perustajaurakointi ja palvelu-urakointi jakautuu toiminnassamme noin puolet ja puolet. Myös ensi vuosi jatkuu omaperusteisten töiden merkeissä, kun Porvoon kohteeseen valmistuu toinen kerrostalo ja mökkejä valmistuu rakentamaamme moderniin mökkikeitaaseen.

Rakennus Laprip on vuosien varrella kasvattanut toimintaansa maltillisesti. Tällä hetkellä yritys työllistää alihankkijoiden lisäksi 11 omaa työntekijää ja kuluvan vuoden liikevaihdon odotetaan rikkovan kymmenen miljoonan rajapyykin.

– Me olemme kasvattaneet toimintaamme toteuttamalla pikkuhiljaa aina vaan isompia kohteita ja näin on tarkoitus toimia myös jatkossa. Esimerkiksi seuraavaksi kohteeksi olemme suunnitelleet kolmen kerrostalon kokonaisuutta, eli toimintaa kasvatetaan hallitusti askel askeleelta.

Hallitun kasvun periaatteella yrityksen kasvujuna puksuttaa varmasti raiteillaan, eikä edes nykyinen epä-varma toimintaympäristö ole onnistunut sitä huojuttamaan.

– Kun miettii koko koronatilannetta, niin meillä ensinnäkin hankintapäällikkö oli tosi hyvin hereillä ja tavaraa hankittiin varastoon, kun tiedettiin, että toimitusajat saattavat venyä. Siksi projektit saatiin vietyä läpi aikataulussa ilman ongelmia. Myös asuntokauppa on itse asiassa käynyt tosi hyvin. Kiinteistönvälitysalan ammattilaisten mukaan asuntokauppa näyttää muutenkin toipuneen hyvin alun hiljenemisestä. Varmasti asiaan vaikuttaa se, että nyt vietetään enemmän aikaa kotona ja aletaan myös miettiä, mitä siltä omalta kodilta oikeastaan halutaan.

Tyytyväinen asiakas on laadun mittari

Isojen kerrostalokohteiden toteuttamiseen Rakennus Laprip on koonnut ympärilleen luotettavien alihankkijoiden verkoston, joka toteuttaa muun muassa kohteiden sähkö- ja putkityöt sekä maalaukset ja rappaukset. Penttilän mukaan sujuva yhteistyö on tärkeässä roolissa rakentamisen laadun varmistamisessa.

– Meille on oleellista tietää, että myös alihankkijan päässä homma oikeasti toimii. Olemme onnistuneet löytämään hyvät yhteistyökumppanit ja käytämme lähestulkoon aina samoja alihankkijoita. Yksi laadun peruste on se, että oman henkilökuntamme ja aliurakoitsijoiden yhteistyö on sujuvaa ja jokaisen osapuolen henkilöstön vaihtuvuus mahdollisimman vähäistä. Toimintaa helpottaa huomattavasti, kun porukka on tuttua ja tietää käytännöt.

Kohteiden laadunvarmistuksessa myös materiaalivalinnat ovat keskeisessä osassa.

– Pyrimme käyttämään mahdollisimman laadukkaita materiaaleja ja haluamme oikeasti tietää, mitä tilataan. Meidän hankintapäällikkömme tekee tällä saralla ihan loistavaa työtä ja pyrkii mahdollisuuksien mukaan suosimaan kotimaisia tuotteita.

Rakennus Lapripille laadun lopullinen mittari on aina tyytyväinen asiakas.

– Meillä laadukas lopputulos perustuu luotettavaan palveluun, huolelliseen työskentelyyn, laadunvalvontaan sekä sovittujen aikataulujen noudattamiseen tai jopa niiden alittamiseen – niissä pysytään aina. Voisi sanoa, että lopullisena laadun mittarina on aina tyytyväinen asiakas.

Täydellisesti suunniteltu käyttöönotto

Rakennus Lapripin toimintaa ohjattiin pitkään kynä ja paperia -periaatteella, mutta nykyajan vaatimukset olivat ajaneet yrityksen tilanteeseen, jossa käytössä oli viisi ohjelmistoa ja tukku Excel-tiedostoja. Kun Admicomilta otettiin yhteyttä järjestelmätarpeiden kartoittamiseksi syksyllä 2018, oli yrityksessä edellisvuonna otettu käyttöön uusi kirjanpitojärjestelmä, eikä Penttilällä ollut aikomustakaan vaihtaa sitä.

– Olin kuitenkin utelias, joten pyysin tarkempaa esittelyä ja lopulta päädyimme nopeasti yhteistyöhön. Suurin porkkana oli se, että kaikki asiat ovat yhdessä ohjelmistossa ja tieto liikkuu järjestelmän sisällä automaattisesti. Meillä oli siinä vaiheessa kirjanpito, palkat, työntekijätiedot, urakkailmoitukset ja työmaatoiminnot omissa ohjelmistoissaan ja siihen päälle vielä tuhoton määrä Exceleitä. Ymmärsin nopeasti, kuinka järkevää tämä olisi ajankäytön kannalta. Enää piti vakuuttaa muut työntekijät, sillä meillä on paljon näitä kynäpaperimiehiä, jotka eivät tietokoneista ja järjestelmistä välitä.

Kun muiltakin tuli muutokselle vihreää valoa, päätettiin Adminet ottaa käyttöön kesäkuussa 2019, jolloin meneillään olevat projektit olisivat valmistuneet ja uudet päästäisiin käynnistämään Adminetissä.

– Meillä käyttöönotto meni tosi hyvin ja se oli kyllä mietitty viimeisen päälle – voisi sanoa, että ihan täydellisti suunniteltu käyttöönotto. Kaikki tapahtui juuri oikeaan aikaan ja itselleni tuli viikoittain joitain pieniä tehtäviä hoidettavaksi, mutta meiltä ei vaadittu kuin pakollinen, joten omaa työaikaa tämä ei sinänsä hirveästi syönyt. Toki koulutuksiin piti ottaa aikaa, jotta pystyy uutta järjestelmää käyttämään.

Penttilän mukaan myös Adminetin käyttö oli helppo omaksua.

– Mielestäni Adminetin logiikka on selkeä ja vaikka siellä on paljon palikoita, on helppo ymmärtää, miten tieto järjestelmässä liikkuu. Opin käyttämään Adminettiä nopeasti ja siitä kuuluu iso kiitos kouluttajien lisäksi myös ohjeiden tekijöille: käyttöohjeet ovat erittäin selkeät ja tuki vastaa aina nopeasti, jos ohjeista ei löydä etsimäänsä.

Automatiikalla tehoa toimistotöihin

Rakennus Lapripilla Nina on ottanut kaiken hyödyn irti Adminetin työkaluista, mutta työntekijöitä uuteen toimintatapaan ei ole pakotettu.

– Meillä on esimerkiksi vanhempia työntekijöitä ja he saavat tehdä kirjauksensa paperille jatkossakin. Jossain vaiheessa nuoremmat varmasti siirtyvät sähköisiin kirjauksiin, mutta kymmenen työntekijän tuntien syöttäminen järjestelmään ei ole tässä vaiheessa minulle mikään ongelma, sillä ajankäyttö on siitä huolimatta järkevöitynyt hurjasti. Aikaa säästyy useita tunteja jo pelkästä palkanlaskennasta ja heti ensimmäisen kuukauden aikana minulta tippui seitsemän Exceliä pois.

Palkanlaskennassa aikaa säästää yhden järjestelmän sisällä automaattisesti tapahtuvat kirjaukset.

– Adminet esimerkiksi laskee lomapalkkavelat sekä lähettää, kirjaa ja maksaa KATRE-ilmoitukset automaattisesti, niin kuin kaikki muutkin viranomaisten ja liittojen maksut. Kaikki tällainen ilmoitusten tekeminen ja maksaminen on jäänyt kokonaan pois.

Pääasiassa perustajaurakointikohteita toteuttavassa yrityksessä toimistolle on tuonut suurta helpotusta myös Adminetin automatisoidut toiminnot oman käytön arvonlisäveron laskemiseen.

– Adminetin oman käytön arvonlisäveron laskenta on ihan huippu. Vanhoilla systeemeillä meni joka kuukausi oma aikansa välittömien ja välillisten kustannusten läpikäyntiin sekä maksettavan veron laskemiseen. Siinä on säästynyt älyttömästi aikaa, kun tuota kuukausittaista työtä ei enää tarvitse tehdä.

Toimiston arkea helpottavana rutiinityön poistumisena Penttilä nostaa esiin myös urakkailmoitusten koostamisen ja lähettämisen, jota ei enää joudu tekemään manuaalisesti.

– Ennen kuukauden päätteeksi käytiin kirjanpidosta kustannuspaikoittain urakkalaskut läpi ja urakkasummia ylläpidettiin erillisessä Excelissä, josta ne sitten syötettiin omaan urakkailmoitusten järjestelmään ja lähetettiin eteenpäin. Nyt Adminet käsittelee myös kaikki käänteisen arvonlisäveron laskut, tiedot kohdistuvat oikeille kustannuspaikoille ja ilmoitukset lähtevät automaattisesti. Tietojen kerääminen urakkailmoituksia varten on jäänyt kokonaan pois, kun ne menevät suoraan kirjanpidosta urakkailmoituksille.

Automatiikkaan tottuminen vaati Penttilältä oman aikansa, mutta ny-kyään siihen uskaltaa jo luottaa.

– Vanhoilla systeemeillä olin tottunut tekemään itse kaiken käsin ja olin alussa vähän epäileväinen, voiko uusi järjestelmä oikeasti tehdä niin paljon puolestani. Oli vaikea uskoa, että järjestelmä hoitaa itsestään kaiken oikein, mutta niin se vain tekee – ja vieläpä ilman pelkoa inhimillisistä näppäilyvirheistä.

Vähitellen laajempaan käyttöön

Helpottuneiden taloushallinnon rutiinien lisäksi Penttilä on erityisen innostunut Adminetin porautuvasta seurantatyökalusta data-analysaattorista.

– Suorastaan rakastan data-analysaattoria – se on äärettömän hyvä ja monipuolinen työkalu kaikkeen seurantaan. Pystyn esimerkiksi tarkastelemaan tuloslaskelmaa ja tasetta tileittäin, kirjauskuukausittain, tapahtumittain ja kohteittain, sekä porautumaan syvälle tietoihin. Taseesta on helppo seurata saatavia ja tuloslaskelmasta kohteiden kustannuksia tai vaikka toimittajien maksuja. Helpottaahan se, että näkee yhdellä silmäyksellä ajantasaisen tilanteen ja voi tarkastella päivän tilannetta vaikka kustannuspaikoittain.

Adminettiä hyödynnetään Rakennus Lapripilla edelleen pääasiassa toimistolla, mutta myös työmaatoimintoja on alettu käyttää laajemmassa mittakaavassa uuden vastaavan mestarin aloitettua alkusyksystä.

– Yrityksemme taustan tuntien uusi vastaava mestarimme oli hyvinkin tyytyväinen Adminetistä. Tällä hetkellä työmailla päivittäisessä käytössä ovat kulunvalvonta ja työmaapäiväkirja. Seuraavan kohteen alkaessa tarkoitus olisi ottaa käyttöön myös perehdytyslomakkeet ja tr-mittaukset työmaan toiminnan sujuvoittamiseksi.

Vaikka Adminet on toistaiseksi yrityksessä lähinnä kahden ihmisen työkalu, on Penttilä erittäin tyytyväinen tilanteen muuttumiseen jo tässäkin mittakaavassa. Myös keskusteluja käytön laajentamisesta on käyty.

– Ideaalitilanne tietysti olisi, että jokainen ottaisi Adminetin potentiaalista kaiken hyödyn irti, mutta olen äärettömän tyytyväinen jo nykytilanteeseen. Itseltäni säästyy kymmeniä tunteja kuukaudessa ihan jo sen takia, että ylimääräisistä Exceleistä, tiedonsiirroista ja manuaalisesta työstä on päästy eroon, jolloin työaikaa voi käyttää paljon järkevämpiin asioihin. Siksi en ole viitsinyt hirveästi muita edes painostaa, kun olen hyvin onnellinen jo siitä, mitä tähän mennessä olemme Adminetillä saavuttaneet.

[Kuvat: Tero Honkaniemi]