Koskisen Peltikate Oy & Vantaan Peltisepät Oy: Adminetistä tuntuu löytyvän ratkaisu kaikkeen

Sisarukset Esa ja Hely Koskinen pyörittävät Vantaalla toimivien Koskisen Peltikate Oy:n ja Vantaan Peltisepät Oy:n toimintaa. Perheen yritystoiminta alkoi 1970-luvulla toiminimellä ja vuonna 1982 Esan ja Helyn vanhemmat perustivat Koskisen Peltikate Oy:n.

– Muistan hämärästi lapsuudestani, että yrityksen alkutaival ei ollut helppo. Isälläni oli kuitenkin unelma, tavoite ja selkeä näkemys suunnasta, johon edetään. Laman aikaan isäni rakensi hallia silloin, kun muut pistivät rahahanat tiukasti kiinni. Hän myös osti kymmenen metriä pitkän kanttikoneen, jollaisia ei Suomessa muilla ollut, Hely muistelee yrityksen alkuaikoja.

Nykyään Koskisen Peltikate työllistää kahdeksan henkilöä ja liikevaihto on noin 1,4 miljoonaa euroa. Yritys valmistaa erilaisia peltikattojen rakentamiseen liittyviä tarvikkeita ja sen valikoimaan kuuluvat muun muassa kattopellit- ja listat, piippupellit sekä asentamiseen liittyvät työkalut ja tarvikkeet. Helyn mielestä yrityksen menestykselle tärkein yksittäinen tekijä ovat sitoutuneet työntekijät.

– Toimitilat ja koneet ovat tärkeä voimavara tuotantoyrityksessä, mutta ilman ahkeraa ja sitoutunutta työvoimaa ne ovat hyödyttömiä. Todellinen voimavara on ihmisissä – yritys pystyy toimimaan täysipainoisesti ja kasvujohtoisesti niin kauan, kun yhteishenki on hyvä, tavoitteet samat ja jokainen hoitaa oman tonttinsa.

Vuonna 2008 sisarukset perustivat kattojen asennuksiin erikoistuneen Vantaan Peltisepät Oy:n paikkaamaan tavaran myynnissä hiljaisia talvikuukausia. Päätös osoittautui kannattavaksi, sillä yrityksen toiminta on kasvanut tasaisesti ja se työllistää nykyään jo 25 henkilöä.

– Suomessa on selkeästi pulaa ammattimaisista kattoasennusliikkeistä, sillä emme ole hirveästi markkinoineet, mutta olemme tehneet hyvää kasvua ja päässeet toteuttamaan isoja julkisia kohteita. Totta kai olemme myös panostaneet ensiluokkaiseen työnjälkeen – kaikki asiat hoidetaan ihan viimeisen päälle ja sillä me saadaan paljon töitä. Meillä on myös RALA-pätevyydet ja kolmen A:n luottoluokitus on ollut jo vuosia, Esa kertoo.

Sisarusten tie yrittäjäksi on ollut erilainen, sillä Esa hyppäsi mukaan perheyrityksen toimintaan suoraan koulunpenkiltä ja Hely ehti kartuttaa kokemusta myös muualla.

– En ole ollut ikinä muualla töissä, vaan tulin mukaan toimintaan suoraan koulunpenkiltä vuonna 1996. Vanhemmat jäivät varhaiseläkkeelle vuonna 2000, joten toiminta on ollut meidän vastuulla siitä alkaen, Esa kertoo.

– Itse joskus nuoruudessani mietin, että minähän en peltifirmaan jatkajaksi lähde. Minulla oli omat urasuunnitelmat, mutta loppujen lopuksi päädyin takaisin tänne. Minulla on KLT-tutkinto ja ehdin olla tilitoimistossa kirjanpitäjänä viisi vuotta. Minusta on tosi kiva, että olen nähnyt muidenkin toimintaa ja tiedän, millaista on olla toisen palveluksessa. Minulle on ainakin sopinut paljon paremmin se, että saa itse vastata asioista. Yrittäjänä oleminen tuntuu oikeammalta ratkaisulta, Hely toteaa.

Toiminnot yhteen järjestelmään

Esa ja Hely olivat jo pitkään miettineet, että yritysten toimintojen hallintaan pitää saada tehokkaampi ratkaisu. Lokakuussa 2015 kumpaankin yritykseen otettiin käyttöön Adminet. Valinnan taustalla vaikuttivat mm. muiden hyvät kokemukset ja yrityksen toimintaan sopivat ratkaisut.

– Silloin kun ei vielä tiedetty Adminetistä mitään, olin lukenut muiden yritysten kokemuksia ja kiinnitin ensimmäisenä huomiota siihen, että ohjelma ilmeisesti toimii aika hyvin. Admicomin yhteyshenkilöltä saimme myös vakuuttavan kuvan siitä, että Adminetistä löytyy ratkaisu juuri meidän tarpeeseemme, Hely kertoo.

– Minulle oli tärkeää, että järjestelmää pystyy käyttämään missä tahansa ja kaikkeen tietoon pääsee käsiksi yhdellä kirjautumisella. Lisäksi ohjelmiston jatkuva kehittäminen vakuutti: ei tyydytä siihen mitä on, vaan koko ajan halutaan mennä eteenpäin. Lisäksi hinnoittelupolitiikka oli selkeä ja yksinkertainen, Esa listaa valinnan taustalla vaikuttaneita tekijöitä.

Aikaisemmin ongelmia aiheuttivat erityisesti useat erilliset ohjelmat, joiden välillä tietoa piti siirrellä. Yrityksillä oli tilitoimisto, joka käsitteli ostolaskut ja laski palkat, mutta kaikki toiminnot haluttiin ottaa itselle hoidettavaksi.

– Meillä oli tarve saada kokonaisvaltainen järjestelmä ja Adminet oli oikeastaan ainoa vaihtoehto, joka palveli kaikilta osa-alueilta sillä tavalla kuin me haluttiin, Esa korostaa.

– Halusimme päättää yhteistyön tilitoimiston kanssa, mutta en halunnut alkaa tallentaa ostolaskuja tai palkkoja kuten aiemmin, joten haimme helpompaa ratkaisua. Ennen esimerkiksi ostolaskujen käsittelyssä oli tosi paljon tekemistä. Vaikka meillä oli käytössä verkkolaskut, ostolaskujen käsittelyssä käytetty ohjelma oli kirjanpidosta erillinen. Laskut piti erikseen tiliöidä, tarkastaa, siirtää kirjanpitoon ja laittaa maksuun. Nyt kun muistelee, niin olipa se tosiaan vaikeaa. Alussa epäilimme, pystymmekö tekemään kaiken itse, mutta ei se ollut mikään ongelma, kun löydettiin oikea ohjelmisto, Hely kertoo.

Nimenomaan toimistorutiinit ovat vähentyneet Adminetin myötä merkittävästi, eikä esimerkiksi ostolaskuja tarvitse erikseen käsitellä ja tallentaa.

– Tämähän on hirveän iso uudistus, kun kaikki tieto on yhdessä ohjelmassa ja raportit sekä arkistotiedot helposti saatavissa. Mapit ja paperit ovat vähentyneet, kun kaikki tiedot saadaan koneelta tosi näppärästi ja ne ovat käytettävissä myös muualla kuin toimistolla. Etätyön mahdollisuudet Adminetin kanssa ovat ihan mielettömät, Hely kertoo muuttuneista rutiineista.

Selkeät ohjeet helpottivat käyttöönottoa

Kun Adminettiä otettiin käyttöön, käytännön toimenpiteistä vastasi Hely. Hänen mukaansa käyttöönotto pelottaa ennalta monia ohjelmiston vaihtamista harkitsevia yrityksiä. Myös Helyä jännitti, mitä tuleman pitää:

– Kyllä itseäkin jännitti, miten saadaan kaikki tiedot uuteen järjestelmään, opitaanko me käyttö, mitä tapahtuu ja tuleeko ihan hirveä kaaos. Se oli merkittävä asia, joka vaikutti taustalla koko ajan ja tuntui aika isolta askeleelta. Näin on varmasti muillakin, sillä monet ovat itseasiassa minulle soittaneet ja kysyneet, miten siirtyminen menee.

Jännityksestä huolimatta käyttöönottoprosessi saatiin sujuvasti käyntiin Admicomin kouluttajan kanssa.

– Sieltähän tuli tosi jämptit ohjeet ja aikataulut. Adminetissä oli lista tehtävistä, joita käytiin tekemässä ja ruksailemassa. Siirtyminen oli järjestetty todella hienosti ja tehty asiakkaalle helpoksi. Ei tarvinnut panikoida, mitä seuraavaksi pitää tehdä, kun oli selkeät ohjeet ja paikat, jonne tiedot täydennettiin. Lisäksi joka viikko käytiin puhelimessa läpi asiat, jotka olivat sillä hetkellä esillä. Käyttöönotto vaati itseltäni aikaa, mutta loppujen lopuksi kaikki sujui tosi helposti, eikä tarvinnut jännittää.

Sähköinen tuntikirjaus auttoi kaikkien arkea

Esan työn kannalta Adminetin vaikutus näkyy ennen kaikkea asennustoimintaa tekevän Vantaan Peltiseppien työtilausten ja tuntikorttien käsittelyssä, kun paperiset tuntilaput ovat historiaa ja tietoja voi hallita sähköisessä muodossa. Aiemmin suurimman haasteen aiheuttivat nimenomaan tuntilaput, joiden käsittely tarkastuksesta palkanmaksuun oli melkoinen työmaa.

– Oli aika haastavaa, kun oli 25 tyyppiä, joilta sai koko ajan kysellä tuntilappujen perään ja tulkita niistä harakanvarpaita. Minun elämää helpotti hirveästi, kun tiedot saatiin sähköiseen muotoon. Nyt työtilauspuoli on muuttunut täysin. Saamme Adminettiin kaikki tiedot ja työntekijät voivat tehdä omat kirjauksensa kännykällä tai padilla, Esa kertoo.

Myös tietojen siirtäminen tuntikorteilta palkanlaskentaan ja laskutukseen oli oma operaationsa.

– Melko vaikeasti tuntikirjausten käsittely aiemmin tehtiin, niitä joutui vekslaamaan tosi paljon, että saatiin kaikki kuntoon. Nyt käyn vain tarkastamassa ja hyväksymässä tiedot Adminetistä ja Hely laittaa palkat maksuun, Esa kertoo.

– Ennen palkanlaskenta oli hirveän vaikeaa: paperiset tuntilistat skannattiin tilitoimistoon, joku laski siellä palkat ja minä vielä tarkastin tiedot. Siinä meni aina koko päivä, kun tietoja syötettiin, korjattiin ja tarkastettiin. Nyt palkanlaskenta on minun vastuullani, ja se on ollut Adminetillä tosi helppoa ja yksinkertaista. Ei ole ollut mitään ongelmia. Ennen työntekijät kirjasivat vielä erikseen paperille, mitä ovat konkreettisesti tehneet työmaalla ja niiden perusteella koottiin laskutustiedot. Nyt kun tuntikirjaus on sähköisessä muodossa, myös kaikki työt saadaan varmasti laskutettua, Hely jatkaa.

Koskisen Peltikatteen puolella tuntitöihin perustuvaa laskutusta ei tehdä, vaan ainoastaan tuotteista laskutetaan. Adminetin tuntikirjaukset auttavat kulujen ja katteen seurannassa.

– Tuotannon puolella parannusta asioihin tuli siinä, että työntekijät kirjaavat tuntinsa nykyisin kustannuspaikoille, joita meillä ei aikaisemmin ollut käytössä. Tällä tavoin seuraamme myynnin katetta ja laskemme myyjän provisiopalkan. Kustannusten jakoa ei tarvitse enää tehdä prosentteina, vaan kulut tulevat todellisten tuntien mukaan, Hely kertoo.

Seuranta ja raportointi helpottuivat

Adminetin myötä töiden seuranta on saatu reaaliaikaan ja Esa seuraa aktiivisesti niiden tilannetta:

– Adminetillä töiden seuranta on tullut huomattavasti paremmaksi, kun saan tiedon tilanteista heti ja kirjaukset tehdään saman tien.

Helyn mielestä Adminetin seurannan hyvä puoli on, että sama tieto on heti kaikkien käytettävissä ja helposti löydettävissä sähköisessä muodossa:

– Jos haluaa löytää vaikka jonkun vanhan ostolaskun, se on tosi helppoa. Hakutoiminnot ovat helpot, eikä tarvitse plärätä mappeja. Tiedot löytyvät nopeasti ihan lasku- ja tuotetasolta. Kun joka ikinen tarvike löytyy yksilöitynä ostolaskulta ja sama tieto siirtyy myyntilaskulle asti, on tosi helppo seurata, että kaikki tulee laskutettua. Seuraan aktiivisesti muun muassa myyntiä, kuluja, rahaliikennettä ja rahoitusennustetta, joten tiedän koko ajan, missä mennään tällä hetkellä.

Kun tieto liikkuu automaattisesti ja reaaliajassa yhden järjestelmän sisällä, käyttäjän ei tarvitse huolehtia tietojen keräämisestä ja raporttien koostamisesta.

– Onhan raportointi ehdottomasti helpottunut, kun on yksi ja sama järjestelmä, joka koostaa ja raportoi tiedot, Esa toteaa.

Vapaa-aikaa ja toiminnan kehittämistä

Adminet on vastannut Esan ja Helyn odotuksia ja muuttanut arkirutiineja. Sen mukana on tullut myös pieniä yllätyksiä, joita ennakkoon ei osattu odottaa.

– Meillä on esimerkiksi työntekijöillä hirveästi tulityökortteja ja muita. Oli tosi hienoa, että Adminettiin sai lisättyä niidenkin tiedot. Nyt kaikki löytyy Adminetistä hyvin ryhmiteltynä ja pystymme helposti katsomaan, kenellä on tietynlaista osaamista tai milloin lupia pitää uusia, Hely kertoo.

Laajemmassa mittakaavassa Adminetin merkitys näkyy Helyn arjessa muuttuneena ajankäyttönä, sillä rutiinitöihin tai tuplakirjauksiin ei tarvitse enää käyttää aikaa:

– Asioita ei enää tehdä liian vaikeasti. Nyt rutiinit ovat aika vähäiset, esimerkiksi täsmäytyksiä ei tarvitse tehdä, koska Adminet tekee ne. Työnkuva on muuttunut rutiinityöstä seurantaan, tutkimiseen ja kehittämiseen. Aikaa on vapautunut ihan selkeästi ja olen pystynyt tekemään enemmän esimerkiksi markkinointia. Kun turha työ jää pois, se antaa valtavasti uusia mahdollisuuksia toiminnan eteenpäin viemiseen.

Rutiineista vapautunutta aikaansa Hely on käyttänyt viime aikoina muun muassa asiakastietojen päivittämiseen ja luokitteluun Adminetin asiakkuudenhallinnassa. Sovelluksen avulla asiakaspalvelua, myyntiä ja markkinointia saadaan tehostettua ja kohdennettua paremmin.

– Asiakastietoja pystyy organisoimaan paljon paremmin kuin aikaisemmin ja niitä voi hyödyntää vaikka markkinointikampanjoissa. Kirjaamme sovellukseen esimerkiksi erilaiset yhteydenotot sekä tarjoukset ja niiden tilanteen. Oikeastaan myynnin seuranta on kokonaan siirretty Adminettiin.

Esalta Adminet on vapauttanut aikaa erityisesti tuntilappujen käsittelystä:

– Omalta osaltani vaikutus on näkynyt niin paljon, että nyt ehtii pyöräilemään aamulla töihin, vaikka matkaa on yli 20 kilometriä. Sen verran on tullut vapaa-aikaa itsellekin. Adminet on helpottanut arkea ihan hirveästi, varsinkin tuntilappujen tekoviikkoa, mutta myös toimintaa kokonaisvaltaisesti. Uskaltaisin väittää, että itseltäni on jäänyt päivä viikossa pois turhasta työstä. Se on ollut koko ajan positiivista, että Adminetistä tuntuu löytyvän ratkaisu kaikkeen. Kieltämättä tuli vähän yllätyksenä, miten hyvin mietitty ja pitkälle viety tämä järjestelmä on.