Lakimuutokset ovat monelle rahasampo – toimitko sinä maksajana?
Lumisen ja pitkähkön talven jälkeen kevät ja kesä tekevät kovasti jo tuloaan. Samalla astuu voimaan…
Kun yrityksessä päätetään vaihtaa ohjelmistoa, koskettaa aihe nykypäivänä tavalla tai toisella jokaista yrityksen työntekijää. Hankkeen eri vaiheissa on lukuisia liikkuvia osia aina hankinnan kartoituksesta alkaen, ja meille teknisen alan ihmisille on usein luonnollista keskittyä niihin hankkeen teknisempiin ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin.
Olen saanut olla aitiopaikalla tekemässä yli 150 Adminet-käyttöönottoprojektia. Halusinkin jakaa kanssanne nyt kolme vähemmän teknistä, mutta tärkeää onnistuneen käyttöönoton piirrettä.
1. Remontoidaan toimintamallit
”Näin me ollaan aina ennenkin tehty.” Voitte arvata, kuinka monta kertaa törmään tuohon lausahdukseen. Tarkoittaako se, että tämän tietyn asian osalta ollaan valmiita ja tiedetään, ettei sitä voi paremmalla tapaa tehdä? Ajateltiinko myös aikanaan näin, kun kaikki naulat vielä vasaroitiin käsin aloilleen? Onneksi joku kuitenkin kyseenalaisti tuon vanhan tavan toimia, minkä ansiosta naulaimet alkoivat pian laulaa työmailla.
Tämä sama ajatusmalli pätee myös yrityksen toimintamalleihin. Omien kokemusteni perusteella voin sanoa, että merkittävimmät hyödyt ohjelmistosiirtymien yhteydessä on saavutettu, kun samalla tarkastellaan riittävällä kriittisyydellä myös omia toimintatapoja. Yllättäviäkin hyötyjä ja mahdollisuuksia piilee etenkin päivittäisissä rutiinitoiminnoissa – niissä ei kannattaisi oikoa toteamalla, että näin on aina tehty.
Toiminnanohjausjärjestelmä on kuitenkin vain työkalu. Miten työkalua käytetään, on se mikä lopulta ratkaisee.
Ei sen naulaimenkaan hyötyä olisi saatu irti, jos sitä olisi käytetty edelleen vasaran tavoin ja perällä olisi hakattu naulat paikalleen.
2. Tavoite kirkkaana mielessä
Käytä alussa hetki aikaa ja määrittele muutokselle selkeät ja realistiset tavoitteet. Selkeiden tavoitteiden avulla kykenet myös määrittelemään itsellesi, oletteko oikealla polulla. Tavoite ei ohjaa pelkästään itseäsi, vaan myös niitä ihmisiä jotka työskentelevät ympärilläsi.
Viestiessäsi muutoksesta aloita aina tavoitteesta. Työntekijää kiinnostaa, miksi muutos tapahtuu. Tähän kysymykseen saat vastattua miettimällä, mitä yhtiön tavoite tuo kullekin henkilöstöryhmälle. Näin työntekijänkin on helpompi ymmärtää muutos ja motivoida itsensä osaksi sitä.
Käytä alussa hetki aikaa ja määrittele muutokselle selkeät ja realistiset tavoitteet.
Useimmiten yrittäjät nimeävät haastavimmaksi henkilöstöryhmäksi tuntityöläiset. Harvemmin tuntityöläistä puhuttelee se, jos yrityksesi tavoittelee ohjelmistomuutoksella esimerkiksi työajansäästöä tai kustannussäästöjä. Sen sijaan tuntityöläistä puhuttelee paremmin se, jos yhtiöllä jää muutoksen myötä enemmän aikaa laskea tarjouksia tai jättää nykyistä kilpailukykyisempiä tarjouksia. Tällöin myös tuntityöläisellä riittää todennäköisesti paremmin töitä jatkossa.
3. Muutosjohtaminen
Suomen yleisin lintulaji, muutosvastarinta, tavataan poteroituneena jokaisella työpaikalla. Muutosvastarinnan pesimäkantaa voi olla hankala harventaa, sillä nehän eivät tunnetusti muni itse.
Muutosjohtamisen perimmäisenä ideana on karsia tätä lintukantaa ja saada yhteisö liikkumaan yhdessä kohti yhteistä tavoitetta. Ehkä yksinkertaisin keino lieventää muutoksen aiheuttamaa mielipahaa on viestiä selkeästi askel askeleelta, kuinka projektissa edetään.
Muutosjohtamisen perimmäisenä ideana on saada yhteisö liikkumaan kohti yhteistä tavoitetta.
Tyypillisesti tätä laiminlyödään viestimällä pelkästään lopputulemasta ja tavoitteesta. Kuitenkin kuvaamalla, miten projekti etenee tästä hetkestä lopputulemaan saakka, osoitat henkilöstöllesi suunnitelmallisuutta ja käännät huomiota pois liiallisesta lyhytkatseisuudesta.
Toinen hyvin tehokas tapa keventää muutosvastarintaa on sitouttaa henkilöt muutokseen: ota henkilöstöä mukaan pohtimaan ja suunnittelemaan. Anna työntekijöiden kokea olevansa osa tapahtuvaa muutosta. Näin teet ”teidän jutusta” ”meidän jutun”. Toiset ihmiset suhtautuvat muutostilanteisiin paremmin kuin toiset, joten muista myös nostaa näitä positiivisesti suhtautuvia henkilöitä esimerkeiksi muille.