Automatisoitu taloushallinto poistaa rutiinityön

Palkanlaskenta

Helppoa palkanlaskentaa

Palkanmaksu Adminetissä on tehty asiakkaalle mahdollisimman helpoksi, sillä palkanlaskennan eri prosessit on pitkälle automatisoitu. Kuukausipalkkojen maksaminen on erittäin suoraviivaista, sillä ne ajetaan toistuvaistapahtumina ja ajon yhteydessä Adminet hakee laskelmalle palkan ja mahdolliset luontoisedut. Adminetistä löytyy automatisoitu ratkaisu myös tuntipalkkojen käsittelyyn.

Lomat, poissaolot ja kulukorvaukset

Työntekijät syöttävät lomat ja poissaolot suoraan Adminettiin sekä liittävät mukaan esimerkiksi sairauslomatodistuksen. Esimiehen hyväksyntä luo tapahtumat palkanlaskentaan, jossa Adminet käsittelee automaattisesti palkalliset ja palkattomat päivät sekä lomarahatapahtumat valitun työehtosopimuksen mukaan. Myös maksetuista matkakorvauksista Adminet muodostaa palkanlaskennan tiedot automaattisesti.

Palkat helposti maksuun

Varsinaisessa palkanlaskennassa käyttäjän tehtäväksi jää tarkistaa, että kaikilla palkkatapahtumilla on hinnat ja tiedot ovat oikein. Tarkastuksen jälkeen suoritetaan varsinainen palkka-ajo. Sen yhteydessä Adminet tekee ennakonpidätyksen sekä muut mahdolliset vähennykset, esimerkiksi työeläkepidätykset ja ay-vähennykset. Kaikki pidätykset tehdään voimassaolevan lainsäädännön ja henkilölle syötettyjen tietojen mukaan. Lisäksi palkka-ajo tekee työajanlyhennykseen liittyvät toimenpiteet.

Palkka-ajon valmistuttua näytölle avautuu raportti, josta nähdään maksuun menevät summat sekä tiedot kertyneistä työajanlyhennyksistä. Tietojen hyväksyminen lähettää palkkalaskelmat työntekijöille ja muodostaa kirjanpitoviennin. Kirjanpitoviennillä Adminet muodostaa jaksotukset pääkirjanpitoon, joten ajantasaiset tiedot näkyvät heti myös tuloslaskelmassa.

Lopuksi palkka-aineisto lähetetään pankkiin ja palkat lähtevät maksuun. Tiliotteella näkyvät maksut Adminet kuittaa kirjanpitoon.

Raportointi ulkoisille sidosryhmille

Adminet hoitaa kuukausittaisen sidosryhmäraportoinnin: Se muodostaa ja lähettää automaattisesti TyEL-kuukausi-ilmoitukset sekä vaadittavat ilmoitukset ja maksut verottajalle. Käyttäjälle ei jää mitään kuukausittaista tehtävää raportointiin ja verottajan maksusuorituksiin liittyen.

Myös vuosittain tehtävissä toimenpiteissä Adminetin automatiikka on valjastettu käyttäjän avuksi, sillä verottajan vuosi-ilmoituksen ja työttömyysvakuutusrahaston palkkasummailmoituksen muodostaminen onnistuu konekielisesti. Tarkastuksen jälkeen ilmoitukset saa eteenpäin vaivattomasti. Ilmoituksiin tapaturmavakuutuksista ja ryhmähenkivakuutuksista Adminetistä saa raportin, joka näyttää palkkasummat ammattiryhmittäin eriteltynä. Tästä käyttäjän on helppo siirtää tiedot vakuutusyhtiön järjestelmään.

Kirjanpito

Ostolaskut

Adminetissä ostolaskujen käsittelyyn on kolmiportainen vaiheistus, joka koostuu tiliöinnistä, tarkastuksesta ja hyväksynnästä. Automatiikka auttaa käyttäjää varsinkin yleensä työläässä tiliöinnissä, sillä sähköisen ostolaskun saapuessa se tulkitsee kaikki laskulla olevat tiedot:

• Kirjaa laskun oikealle toimittajalle laskuttajan tietojen perusteella. Jos toimittajaa ei vielä löydy rekisteristä, Adminet perustaa uuden toimittajan ja lisää sille pankkitilin ja muut perustiedot.
• Tekee sisäisen laskennan kohdistuksen eli kohdistaa tiedot oikeille kohteille tai töille.
• Tulkitsee ja täydentää ulkoisen kirjanpidon tiliöinnin laskun rivi- ja toimittajatietojen mukaan. Tekemiesi valintojen perusteella Adminet oppii tekemään tiliöinnit yrityksesi käytäntöjen mukaisesti, joten yhä harvempi ostolasku pysähtyy erikseen tiliöitäväksi.

Automaattisen tiliöinnin ansiosta käyttäjän panosta tarvitaan yleensä vasta tarkastuksessa, jossa vastuuhenkilö pääsee tarkistamaan laskun tiedot. Hyväksyntävaiheessa Adminet tekee varsinaiset kirjanpidon viennit tiliöinnissä ja tarkastuksessa valittujen tietojen pohjalta. Ostolaskun hyväksymisellä Adminet kirjaa tiedot kirjanpitoon ja kustannukseksi projektille, tekee alv-vähennykset ja haluttaessa maksaa laskun automaattisesti eräpäivänä.

Myyntilaskutus

Adminetissä rahan saaminen sisään yritykseen on tehty mahdollisimman helpoksi. Kun laskut lähtevät matkaan heti tilauksen valmistuttua, pysyy kassavirta tasaisena.

Laskutöiden tai esimerkiksi urakoiden osalta työntekijät merkitsevät tuntinsa työtilaukselle, josta ne kirjautuvat tuntikortille ja laskutukseen. Materiaalit voivat tulla tilaukselle suoraan ostolaskulta edellä kuvatulla tavalla tai ne voidaan kirjata esimerkiksi omasta varastosta. Valmiiksi merkitty tilaus siirtyy tarkistettavaksi vastuuhenkilölle, joka voi lähettää laskun matkaan saman tien napinpainalluksella. Laskutus voidaan hoitaa myös ennalta sovitun ja laaditun maksuerätaulukon perusteella.

Laskuta-valinnan jälkeen laskun käsittely on käyttäjän osalta hoidettu, sillä lähetyksen yhteydessä Adminet hoitaa alv-käsittelyt, tekee reskontra- ja kirjanpitokirjaukset sekä lähettää laskun tilaajalle. Lähtökohtaisesti kaikki laskut lähtevät Adminetistä sähköisesti, mutta jos tilaajalla ei ole verkkolaskuosoitetta, Adminet toimittaa laskun eteenpäin tulostuspalvelun kautta paperilaskuna. Tarvittaessa laskun voi myös tulostaa paperisena.

Rahaliikenne ja alv-automatiikka

Taloushallinnon prosessien automaatio jatkuu rahaliikenteessä. Tiliote saapuu järjestelmään päivittäin ja Adminet hoitaa kaikki kirjanpitoon ja reskontraan liittyvät asiat automaattisesti. Se käy tiliotteen läpi ja kohdistaa avoimiin ostolaskuihin liittyvät tapahtumat tiliotetapahtumiin, jolloin ostolaskut kuittautuvat pois reskontrasta. Myyntilaskut Adminet kohdistaa viitenumeroiden perusteella, jolloin ne häviävät saatavien valvonnasta ja reskontrasta. Sellaiset suoritukset, joita Adminet ei voi kohdistaa automaattisesti (esim. viitteettömät maksusuoritukset), pysähtyvät kirjanpitäjän käsiteltäväksi. Adminet kuitenkin kirjaa myös epäselvät tapahtumat pankkitililtä selvittelytilille, joten pankkitili täsmää kirjanpidossa ja tiliotteella koko ajan.

Adminet valvoo automaattitäsmäytyksellä pankkitiliä, myyntireskontraa ja ostoreskontraa. Näin käyttäjä voi luottaa siihen, että mitään tapahtumia ei jää kirjaamatta. Kuukauden aikana muodostuneet alv-vaikutteiset tapahtumat kirjautuvat automaattisesti alv-ilmoitukselle, myyntilaskuilta tilitettävät arvonlisäverot laskun muodostuksen yhteydessä ja ostolaskuilta vähennettävät arvonlisäverot hyväksynnän yhteydessä. Adminet muodostaa maksuaineiston ja lähettää ilmoituksen automaattisesti verottajan vaatimien eräpäivien mukaan.

Taloushallinnon automatiikka lyhyesti

Ostolaskut

• Kohdistus toimittajalle
• Ulkoisen kirjanpidon tiliöinti
• Kustannusten kohdistus kohteille tai töille
• Kirjanpitoviennit
• Alv-vähennykset
• Laskun maksatus eräpäivänä

Myyntilaskut

• Laskutettavien töiden ja materiaalien kirjaus laskutukseen
• Kirjaus reskontraan ja kirjanpitoon
• Alv-käsittely
• Laskun lähetys vastaanottajalle

Rahaliikenne ja alv-automatiikka

• Tiliotteen noutaminen päivittäin
• Tiliotetapahtumien kohdistaminen kirjanpitoon ja reskontraan
• Epäselvien tapahtumien siirto käsiteltäväksi
• Alv-ilmoitukset ja maksut verottajalle

Palkanlaskenta

• Palkkalaskelma
• Ulosotot ja ay-jäsenmaksut
• Työnantajasuoritukset verottajalle
• Kirjanpito
• Tilastot ja raportit