Data ohjaa kohti vihreämpää teollisuutta
Talouden indikaattorit kertovat karua kieltä loppuvuoden ja ensi vuoden taantumaennusteista. Suomalaisen teknologiateollisuuden tilauskannat ovat ennusteista…
Tätä kysymystä pyörittelee moni yrittäjä, kun haaveissa on alkanut siintää ajatus uudesta ohjelmistosta. Kerronpa sinulle tarinan eräästä projektivalmistusta tekevästä yrityksestä – täysin kuvitteellisen tietenkin, mutta ehkä löydät siitä jotain tuttua?
Olipa kerran projektivalmistukseen keskittynyt yritys, joka oli tyytymätön nykyisiin ohjelmistoihinsa, sillä yrityksessä tehtiin paljon käsin Excel-raportteja, joiden koostamiseen meni työaikaa useita päiviä viikossa. Myös tarjouspyyntöihin vastattiin Excelillä, jonne lisättiin yksitellen kaikki osat ja materiaalit töineen. Hinnat riveille katsottiin toiminnanohjausjärjestelmästä toimittajien ostolaskuilta poimimalla ja töiden kustannukset arvioitiin edellisten projektien perusteella manuaalisesti keräilemällä. Tarjous viimeisteltiin ja toimitettiin eteenpäin.
Asiakkuuden syntyessä perustettiin projekti luomalla se erilliseen ohjelmaan, jossa seurattaisiin projektin kulkua. Tiedot vietiin myös työajanseurantajärjestelmään, jotta henkilöiden kirjaukset voitaisiin kohdistaa työlle.
Projektin aikana kerättiin Excelistä ostotarpeet ja hankintaprosessi käynnistettiin. Varsinaiset hankinnat kirjattiin projektinseurantaohjelmaan seurantaa varten.
Projektin laskutus tehtiin maksuerinä ja lisätyöt laskutettiin toteutuneiden tuntien sekä materiaalin mukaisesti. Maksuerälaskutusta varten projektin vastuuhenkilöt ilmoittivat laskutukseen luvan lähettää lasku. Lisätöistä kerättiin tiedot työajanseurannasta ja toivottiin, että myös materiaalit saadaan laskutettua oikein.
Toimistohenkilökunta ja projektivastuulliset juttelivat päivittäin ja siirsivät tietoa talon sisällä.
Pidemmissä projekteissa luotiin vielä toiseen Excel-taulukkoon tiedot kirjanpidon osatuloutusta varten. Jokaisesta laskutuksesta ja ostosta kirjattiin tiedot osatuloutustaulukkoon ja ilmoitettiin ne kirjanpitäjälle. Kirjanpito hoidettiin ulkoistettuna tilitoimistossa, jonne Excelin tiedot raportoitiin.
Tilijakson päättyessä yrityksen toimistohenkilöt keräsivät työntekijöiden työajanseurantaohjelmaan kirjaamat tunnit ja koostivat tiedot Exceliin ulkopuoliselle palkanlaskijalle toimitettavaksi.
Johdon raportointia varten toimistossa kerättiin rahoitusennustetiedot yksitellen kaikista osajärjestelmistä. Lisäksi oli huomioitava maksuerät ja niiden arvioitu laskutuspäivämäärä. Tätä varten kyseltiin vielä projektihenkilöltä tilannetietoja.
Tuotannon puolella projektivastaava selvitti kokoonpanosta, onko projekti aikataulussa, tarkisti puuttuvat osat alihankinnasta ja pyysi testausraportit liitettäväksi työn dokumentteihin.
Projektin päätyttyä aloitettiin manuaalinen tiedon keruu jälkilaskentaa varten. Jälleen osajärjestelmistä kerättiin tiedot Excel-taulukkoon projektivastaavalle ja johdolle analysoitavaksi. Tehtiin tuloutus osatuloutus-Excelistä ja ilmoitettiin tiedot kirjanpitäjälle.
Toivottiin, että projekti oli onnistunut ja jäätiin odottamaan seuraavan alkua.
Tilanteeseensa tuskastuneena yritys alkaa kartoittaa muita ohjelmistovaihtoehtoja. Löytää Adminetin, jossa kaikki edellä kuvatut toiminnot löytyvät yhdestä ohjelmistosta. Mikä muuttuu?
Tarjousvaihe käsitellään ohjelmassa asiakkaan kustannus- ja työhinnoilla. Saatu projekti perustetaan ja hyödynnetään budjetissa tarjouslaskennan tietoja. Hankinnassa hyödynnetään ohjelmassa tarjousvaiheessa valittuja materiaaleja ja ostotarpeista aikataulutetaan ostotilaukset. Paremmalla ostojen hallinnalla saadaan projektiin läpinäkyvyyttä.
Tuotannon vaiheet seurataan tuotannonohjauksella, josta projektin vastuuhenkilö näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa valmistus on menossa ja mitä vaiheita on jo tehtynä. Tarkistuspöytäkirjat täytetään suoraan ohjelmistoon ja ne löytyvät työn alta.
Maksuerät käsitellään ohjelmistossa projektihenkilön toimesta. Huolehditaan arvioitava laskutuspäivämäärä, jolloin tiedot nousevat rahoitusennusteelle. Laskutusluvan voi antaa suoraan ohjelmaan, josta lasku lähtee eteenpäin ilman erillistä muodostusta tai käsittelyä.
Tilitoimistossa hyödynnetään Adminetin osatuloutusautomatiikkaa ja työntekijöiden järjestelmään kirjaamat tunnit ovat suoraan palkanlaskijan käytettävissä tapahtumarivitasolla.
Johdon ei tarvitse pyytää erikseen raportteja, vaan he voivat tarkastella niitä aina halutessaan omilla tunnuksillaan. Myös rahoitusennuste päivittyy reaaliajassa ja jälkilaskenta muodostuu osana prosessia. Analysointi tehdään heti projektin päätyttyä ja tietoja hyödynnetään seuraavassa laskennassa.
Projektin aikana on todettu, että suunnitelmat pitävät ja voidaan samalla keskittyä uusasiakashankintaan. Tätä varten aktivoidaan käyttöön myös asiakkuudenhallintaosio ja määritellään sen sisältö vastaamaan yrityksen tarpeita.
Arjen rutiinien soljuessa sulavasti taustalla, voidaan yrityksessä nyt keskittyä oikeisiin asioihin.
Tässä vaiheessa tuskin on tarpeellista kertoa, kuinka paljon aikaa ja kustannuksia tarinan yritys säästi keskittymällä yhden kokonaisjärjestelmän mahdollistamaan ydintoimintaansa manuaalisten työvaiheiden sijaan.
Anna-Maija on Admicom Finlandin toimitusjohtaja, jolla on pitkä historia teollisuusasiakkaiden palvelemisesta myyjänä sekä toimialajohtajana. Vahva asiantuntemus on kertynyt sekä taloushallinnon koulutuksen että työkokemuksen kautta. Anna-Maijalla on takanaan 15 vuoden työkokemus ohjelmistojen parista, kouluttamisesta ja vastuutehtävistä. Kouluttajan tehtävässä tuli tutuksi yrityksien liiketoiminta ja niihin liittyvät haasteet, mistä on ollut hyötyä etsiessä asiakkaille arkea helpottavia ratkaisuja. Vapaa-aika kuluu perheen ja liikunnan parissa, sydäntä lähellä on Street-tanssi.