Järjestelmähankkeita pelätään usein vaikean käyttöönoton tai uuden opettelemisen pelossa.
Tämä on ymmärrettävää, onhan lehdissä aika ajoin juttuja vaikeista ja todella pitkistä käyttöönottoprojekteista, jotka ovat pahimmillaan meinanneet lamauttaa koko yrityksen toiminnan. Useilla saattaa olla myös yhteistyökumppaneita tai muutoin tuttuja yrittäjiä, jotka ovat kokeneet ei niin onnistuneen -järjestelmähankkeen.
Yleisesti ottaen suurin osa projekteista menee varsin mallikkaasti.
Isoimmat haasteet tulee ns. räätälöitävistä projekteista, joissa asiakkaan toiveiden pohjalta lähdetään tekemään isoja muutoksia järjestelmään. Tämä konkretisoituu etenkin silloin, jos ostava osapuoli eli asiakas ei ihan tarkalleen tiedä, mitä haluaa ja myyvä osapuoli ei ihan tarkalleen tiedä, mitä on myymässä tai ei ymmärrä asiakkaan tarvetta.
Hyvin parametroitavalla järjestelmällä, jossa asetuksia muuttamalla saadaan järjestelmä muuttumaan asiakkaiden tarpeiden mukaiseksi, onnistutaan monesti käyttöönotossa huomattavasti paremmin. Virheelliset asetukset on helpompi muuttaa tai korjata, kuin väärin tehdyt räätälöinnit ja ohjelmamuutokset. Käyttöönottokustannuksetkin pysyvät kurissa, samoin aikataulu. Tähän kun lisätään toimialan osaava myynti sekä toimialalle tehty ohjelmisto, ollaan jo käyttöönottoprojektin onnistumisen osalta hyvin vahvoilla. Näissä tapauksissa oikeastaan enää liiallinen kiire tai haluton muutoksen organisointi voi hankaloittaa käyttöönottoa, mutta yleensä nämäkin ovat paremmin hallittavissa olevia asioita, kuin monimutkaiset räätälöinti- ja rajapintaprojektit.
Toimivan, automatisoidun ja ajantasaista tietoa tuottavan järjestelmän edut ovat niin ylivertaisia, että niitä ei pitäisi muutoksen tai uuden oppimisen pelon takia lähteä torppaamaan.
Tärkeintä on valita luotettava kumppani, jolla on historiaa onnistuneiden käyttöönottoprojektien toimittamisessa ja toki myös osaaminen mahdollisten ongelmatilanteiden hallintaan. Kannattaakin miettiä, oletko yrityksessä toimintaa kehittävä ja eteenpäin vievä voima vai kehityksen jarru – ehkä vain periaatteesta.
Jarmo Räihä
toimialajohtaja
Jarmo toimii Admicomilla teollisuuden toimialasta vastaavana toimialajohtajana. Pitkän linjan asiantuntijalle on kertynyt laajaa osaamista vuosien saatossa muun muassa eri toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmien myynnistä, yritystoiminnasta sekä yritysjohdon tehtävistä. Vapaa-aika kuluu perheen parissa.