Oletko uudistaja vai kehityksen jarru?
Järjestelmähankkeita pelätään usein vaikean käyttöönoton tai uuden opettelemisen pelossa.
Porissa toimiva Karhu Sähkö Oy tarjoaa sähköurakointia ja teollisuuden kunnossapitopalveluita yritysasiakkaille. Vuonna 2009 alkanut yritystoiminta käynnistyi pienesti, mutta on tähän päivään tultaessa laajentunut noin 40 henkilöä työllistäväksi ja lähes neljän miljoonan liikevaihdon tuottavaksi kansainväliseksi toiminnaksi.
– Tällä alalla ei tarvitse tehdä suuria alkuinvestointeja. Liikkeelle pääsee sillä, että on pakettiauto ja työkalut, joten halusin kokeilla siipiäni yrittäjänä. Yritystä perustettaessa minulla oli tiedossa kolme sovittua asiakasta ja siitä lähdettiin liikkeelle. Alkuun tein paljon myös reissuhommia ulkomaisissa teollisuuslaitoksissa, toimitusjohtaja Jani Häkkinen kertoo yrityksen perustamisesta.
Karhu Sähkön toiminta on ollut alusta alkaen kansainvälistä ja nykyisinkin osa yrityksen työntekijöistä hoitaa projekteja ulkomailla.
– Ulkomaanprojekteja meillä on ollut Euroopassa ja Venäjällä, ja tälläkin hetkellä yksi kaveri on Kiinassa puoli vuotta. Ulkomailla tehdään pääsääntöisesti isommille yrityksille projektiluontoisia urakoita avaimet käteen -periaatteella asiakkaan tarpeiden mukaan. Tapauskohtaisesti meidän asentaja toimii valvojana paikallisille toimijoille tai toteutamme myös asennukset itse. Esimerkiksi vuonna 2016 toteutimme Valmetin toimeksiannosta Ruotsissa Södra Cell Värön sellutehtaan kuorimon sähkö- ja instrumentointiurakan, itsekin pari vuotta Intiassa viettänyt Häkkinen kertoo.
Kotimaassa yrityksen toiminta painottuu sähköurakointiin ja teollisuuden kunnossapitoon pääasiassa Satakunnan alueella. Viime vuosina teollisuuden kunnossapito on kasvattanut osuutta toiminnasta merkittävästi.
– Teollisuudessa on ollut niin paljon investointeja, että myös iso osa meidän liikevaihdosta tulee nykyään sieltä. Toimimme paikallisesti kaikilla lähialueen teollisuusalueilla ja vähän etäämmälläkin.
Laatuajattelu ohjaa tekemistä
Karhu Sähkön toiminnan perusajatuksena on tarjota asiakkaille laadukasta palvelua ja tähän on panostettu luomalla toimintakäsikirja, joka määrittää raamit kaikelle tekemiselle.
– Toimintakäsikirjamme perustuu SFS 6000 -standardin mukaisiin laatupykäliin. Yksikään asiakas ei meiltä varsinaista sertifiointia vaadi, mutta meille itsellemme on tärkeää pitää laatua yllä toimimalla määriteltyjen toimintatapojen mukaan ja päivittää prosesseja aika ajoin.
Vuonna 2017 laatujärjestelmän mukaisessa toiminnassa otettiin askel eteenpäin, kun yrityksessä vaihdettiin vanha taloushallinnon ohjelmisto Adminettiin. Adminetin toiminnanohjausratkaisut ovat tukeneet yrityksen toimintakäsikirjan mukaista tekemistä ja mahdollistaneet toimintatapojen yhdenmukaistamisen pidemmälle.
– Adminet on tukenut hyvin laatuajatteluamme ja sen käyttöönoton yhteydessä päivitimme myös käsikirjaamme. Pystyimme luomaan toimintaamme selvän rakenteen ja vakioidut käytännöt sille, kuinka eri asiat hoidetaan, hallinnoidaan ja dokumentoidaan. Adminetin avulla saimme koko toiminnan yksiin kansiin, koska voimme hallita kaikki lomakkeet, tuntikirjaukset, turvakortit, tutkinnot ja kaluston Adminetin työkaluilla.
Karhu Sähkön käsikirjan mukaiselle toiminnalle on ollut erityisen tärkeää, että nyt yrityksessä pystytään käyttämään vakiomuotoisia lomakkeita suoraan järjestelmässä.
– Aiemmin käytimme erilaisia Word- ja Excel-dokumentteja ja ne sitten tallennettiin erillisiin pilvikansioihin. Kaikki näkevät asiat vähän eri lailla ja jokainen sitten muokkasi niitä omaan silmään sopivalla tavalla, joten tiedonhallinta ei ollut yhdenmukaista. Nyt kun lomakkeet ovat Adminetissä aina oikeassa paikassa ja vakiomuotoisina, meillä on koko ajan tietty konsepti, jolla toimitaan. Kun pystymme tallentamaan kohteiden alle kaikki asiakirjat sopimuksista alkaen, ne ovat aina samanlaisen rakenteen alla.
Vaikka Karhu Sähkön toiminnan lähtökohtana on laatu, halutaan palvelu tarjota asiakkaille myös hyvällä hinta-laatusuhteella. Siinä on onnistuttukin, sillä nykyään yritys toimii kaikilla Satakunnan teollisuusalueilla.
– Jonkin verran täytyy tietenkin jäädä viivan alle, jotta toimintaa pystyy kehittämään, mutta ei tässä ole tarkoitus ketään ryöstää. Toiminimiyrittäjien kanssa emme tietenkään kilpaile hinnalla, vaan tarjoamalla joustavaa palvelua ja ammattitaitoisen henkilöstön. Isoihin yrityksiin verrattuna taas pystymme pitämään hintamme edullisena. Adminetin ansiosta meillä ei ole isoa organisaatiota ja raskaita hallinnon kustannuksia. Tällä tavalla olemme tilaajalle laadukas, mutta samalla taloudellisesti hyvä vaihtoehto.
Vastuun jakaminen tukee kasvua
Karhu Sähkön tavoitteena on kasvattaa vuosien varrella laajentunutta liiketoimintaansa myös tulevaisuudessa, mutta maltilla ja hallitusti.
– Emme ole luoneet tarkkoja tavoitteita, koska uskon että siitä ei hyvä heilu, jos aletaan väkisin kasvattaa toimintaa. Mieluummin mennään niin, että on visio mitä halutaan ja sitten kun mahdollisuus tulee, siihen tartutaan. Se on sitten eri asia viekö vision toteutuminen kuukauden vai vuoden, mutta toistaiseksi on ainakin mennyt ihan mukavasti, kun viime vuosina liikevaihtoa ja henkilöstömäärää on pystytty kasvattamaan ihan reippaasti.
Adminetin avulla kasvulle on saatu uudenlaista tukea, sillä toimitusjohtaja on pystynyt jakamaan vastuun projektien hallinnasta kentälle.
– Nykyään minä lasken vain tarjoukset ja sen jälkeen pystyn antamaan projektit nokkamiesten ja työnjohtajien hoidettavaksi. He saavat projektille budjetin, käymme yhdessä läpi mitä on laskettu ja sen jälkeen kaikki toimenpiteet hankintoineen päivineen jäävät täysin heidän hoiviinsa. Työnjohto hoitaa kaiken laskutusta myöten ja sopii myös lisätyölaskutuksen sekä pistää erittelyt valvojille. He ovat kuitenkin valvojien kanssa tekemisissä päivittäin eikä minulla ole aina tarkkaa tietoa mitä on sovittu, joten turhaan alan itse ensin selvittää sovittuja asioita ja sen jälkeen tehdä lisätyöerittelyä.
Myös työnjohdolle muutos on ollut mieleen, vaikka uuden toimintatavan opettelu ei alussa ihan jokaiselta hurraa-huutoja saanutkaan.
– Eikö se ole vähän suomalaisessa luonteessa, että protestoidaan kaikkea uutta vastaan. Meillä kuitenkin suurin osa suhtautui asiaan positiivisesti ja halusivat heti itselleen hallittavaksi kaikki työtilauksensa päästäkseen seuraamaan niiden tilanteita. Nyt kun uuteen toimintatapaan on päästy sisään, kaikki ovat sanoneet, että se on huomattavasti selkeämpi kuin ennen.
Toimitusjohtajalta itseltään projektivastuun siirtäminen työnjohdolle on vapauttanut aikaa yrityksen kehittämiseen ja kasvattamiseen.
– Erityisesti se on helpottanut kasvua ja omaa ajankäyttöäni, että vastuuta töiden hoitamisesta on pystynyt antamaan työnjohtajille. Itse pystyn sitten keskittymään seuraaviin laskentoihin, hoitamaan myyntiä ja pitämään yhteyttä asiakkaisiin. Jatkuvan kasvun vuoksi todellista ajansäästöä on vaikea arvioida, mutta sanoisin, että itselleni on tullut puolet lisää aikaa muihin asioihin.
Aidosti reaaliaikainen pilvipalvelu sujuvoittaa arkea
Adminetin selainkäyttöinen pilvipalvelu on helpottanut Karhu Sähkön arkea, kun kaikki mobiilissakin kirjatut tiedot ovat oikeasti heti kaikkien käytettävissä.
– Koska Adminet on selainpohjainen ja aidosti reaaliaikainen, pääsemme tietoihin käsiksi kännykällä ja tabletilla mistä ja milloin vaan. Vaikka käytössämme oli vanhassakin ohjelmassa niin sanotut mobiilityökalut, siellä tehdyt muutokset päivittyivät kuitenkin vasta pääkoneelta päivitettäessä. Mobiilia käyttäessä ei saanut esimerkiksi lähetenumeroita, vaan tilaukset jäivät avoimeksi ja muodostuivat vasta pääkoneelta tehtävän päivityksen jälkeen, joten hallinta oli hankalaa ja aiheutti usein epäselvyyksiä.
Sen lisäksi, että tieto kulkee sujuvasti työmailta johdolle, helpottaa reaaliaikainen tiedonsiirto myös toimintaa asiakkaiden kanssa.
– Esimerkiksi mentäessä neuvottelemaan työstä asiakkaan kanssa, on helppo ottaa tabletti mukaan ja päivittää tarjousta neuvottelun lomassa. Kun kaikki muutokset tehdään heti asiakkaan luona ollessa, ei tarvitse enää toimistolla muistella, että mitä tuli sovittua. Yleensä tilaajakin haluaa, että asia hoidetaan heti eikä ensi viikolla.
Sujuvan etäkäytön merkitys kansainvälisesti toimivassa yrityksessä on suuri.
– On tosi tärkeää, ettei tule mitään väärinkäsityksiä, kun tiedot näkyvät kaikille reaaliajassa. Adminetissä ei ole sitä vaaraa, että joku onkin käyttänyt vanhaa dokumenttia tai muuta ihan vain sen takia, ettei tieto ole päivittynyt järjestelmään. Kun Adminettiin lisätään jokin tiedosto tai päivitetään olemassa olevaa tietoa, se on heti kaikkien käytettävissä ympäri maailmaa. Samoin ulkomailla työskentelevien tuntikirjaukset ja muut asiat näkyvät heti myös minulle.
Kaikki toiminnan osa-alueet seurantaan
Kasvavan yrityksen toimintojen seurantaan Adminetistä on saatu tarkat työkalut.
– Kun otimme Adminetin käyttöön, sinne luotiin samalla tarkat organisaatiorakenteet, joiden perusteella pystymme seuraamaan helposti kustannusrakenteita ja muita. Saan tarkan kohdeseurannan lisäksi tietoa yritystoiminnan eri osa-alueiden ja asiakkaidenkin kannattavauudesta, ja huomaan, mitkä toimet eivät välttämättä olekaan niin hyviä kuin on oletettu. Pystyn pilkkomaan liiketoimintamme seurannan niin pieniin osiin, kuin vain haluan.
Tarkan ja reaaliaikaisen seurannan mahdollistaa Adminetin muihin toimintoihin integroitu kirjanpito, jonka ansiosta kaikki yritys- ja projektitason tapahtumat ovat aina ajantasaisesti tarkasteltavissa.
– Myös se on helpottanut arkea, että kaikki kirjanpidon asiat ovat suoraan sähköisessä muodossa tilitoimiston hoidettavissa. Enää minun ei tarvitse erikseen kiikuttaa mappeja tilitoimistoon, kun he pääsevät omassa käyttöliittymässään käsittelemään koko kirjanpitomme. Ajantasaisen seurannan lisäksi sähköinen kirjanpito on säästänyt todella paljon aikaa, kun ei tule epäselvyyksiä tai tarvitse erikseen lähettää mitään tilitoimistoon.
Häkkisen mukaan reaaliaikainen seuranta on nykypäivää ja helpottaa huomattavasti toiminnan ohjaamista.
– Koska kirjanpitomme oli aiemmin erillinen, emme saaneet tarkkoja tietoja toiminnoista ja ne tulivat viiveellä. Jos tarvitsee esimerkiksi tarjousneuvotteluja varten tiedon aiempien kohteiden taloudellisesta toteutumisesta, niin kolmen viikon viiveellä saapuva raportti on auttamatta liian myöhässä. Adminetistä saamme tarvitsemamme raportit ajantasaisina aina halutessamme. Reaaliaikaisuuden merkitys on erittäin iso ja kyllä se on nykypäivää, että tiedät yrityksesi tilanteen heti etkä ensi kuussa.
KUVAT: Studio Nyblin, Karhu Sähkö Oy