Helpotusta arkeen – löydä motivaattorit

Kun tehdään laskutettavia tuntitöitä tai halutaan seurata ennalta sovitun työn tai projektin kuluja, on tärkeää, että kirjaaminen on helppoa ja ajantasaista. Muutoin kirjaukset jäävät helposti työntekijältä tekemättä tai hän muistelee ja tekee niitä sitten esimerkiksi viikon päätteeksi, jolloin jotain helposti unohtuu ja jää siten laskuttamatta tai kirjaamatta kuluksi.

Tämä antaa heti väärää tietoa töistä ja projekteista, sekä pahimmassa tapauksessa tunteja, materiaaleja ja tarvikkeita jää laskuttamatta.

Miten sitten saadaan työntekijät tekemään kirjaukset reaaliaikaisesti. Tähän tarvitaan ensiksikin työntekijälle joku motivaattori, syy miksi hän kirjauksia tekee. Jos ajatus on, että ”tällä vaan seurataan ja halutaan jotain raportteja”, niin työntekijä ei välttämättä koe mielekkääksi raportoida tekemisiään, vaan kokee ne pakkopullaksi.

Olisi siis hyvä olla joku selkeä työntekijää motivoiva syy. Syy voisi olla esimerkiksi kirjaamisen mahdollistava bonus tai lisä.

Työajan kirjauksessa myös mahdollisten liukumien ja tuntipankkien hyödyntäminen tuo jo monelle tekijälle tarvittavaa helpotusta arjen hallintaan, kun omaa työaikaansa sekä työn aloitus- ja lopetusaikaa voi säätää tiettyjen raamien puitteissa helpottamaan omaa arjen ajankäyttöä. Jos on esimerkiksi tarve lähteä viemään lasta treeneihin tai joku henkilökohtainen meno, johon pitäisi ”livetä” hieman aiemmin, niin aktiivinen tuntien leimaus ja tuntipankkisaldon sekä liukuman käsittely tuo tähän selkeää helpotusta.

Jos tähän saadaan vielä lisättyä joku bonus, joka tulee esimerkiksi tiettyjen laskutustuntien ylityksestä tai jonkin ennalta sovitun projektin arviotuntien alituksesta, on työntekijällä jo selkeä motivaattori ja syy kirjata tunnit aina ajoissa ja oikein.

Ajantasaisista kirjauksista hyötyvät suoraan myös työnjohtaja ja yrityksen johto, koska he saavat heti oikeaa tietoa projektien ja laskutustöiden kehityksestä. Tilanne on tällöin win-win. Miksi näin ei kuitenkaan toimita?

Monesti syynä on vanha ja kankea järjestelmä, joka ei esimerkiksi mahdollista kentällä tehtäviä kirjauksia. Syynä voi olla myös edellä mainittujen motivaattorien puute, eli työntekijä ei koe hyötyvänsä tai saavansa mitään siitä, että kirjaa tekemisensä mahdollisimman tarkkaan. Kokee sen ehkä paremminkin kyttäämisenä.

Järjestelmää käyttöönotettaessa ei siis ole oleellista pelkästään miettiä järjestelmän tuomia hyötyjä ja toiminnallisuuksia, vaan myös sitä, miten ne saadaan varmasti käyttöön.

Tähän voidaan vaikuttaa asiantuntevan ja osaavan käyttöönoton kautta ja toki miettimällä myös sisäisesti, miten asiat saadaan hoidettua niin, että jokainen kirjaaja ja tekijä kokee saavansa jotain helpotusta arkeensa – ei pelkästään sitä, että yrityksen johto saa tarvitsemansa raportit.

Meiltä Admicomilta löytyy osaaminen niin järjestelmän tuomien hyötyjen käyttöönotossa kuin siitä, miten saadaan koko yrityksen henkilöstö käyttämään järjestelmää ja kokemaan saavansa hyötyjä omaan arkeensa sen käytöstä. Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää!