Hankintojen johtaminen ja toimittajasuhteet NYT!

Vierailijakynässä yrittäjä, liikkeenjohdon konsultti ja hankintatoimen kehittäjä Juha Kahelin, We Make It Rock Oy

Savolainen alustus toimii mielestäni hyvin, koska Einarin esittämä kysymys ”Miten meillä menee?” on sikälikin tyhjentävä, että siihen vastataan yleensä ympäripyöreästi ”Mikäs tässä, ihan mukavasti”.

Kukapa olisi kuitenkaan uskonut joku päivä vastaavansa ”Hinnat heiluu, saatavuus on heikko, epävarmuus on joka päivä läsnä”.

Ehkä jo arvasitkin, että viimeisin toteamus viittasi maailmaa viimeiset puolitoistavuotta koetelleeseen koronapandemiaan. Miten sen vaikutukset sitten näkyivät tai tulevat näkymään hankintojen näkökulmasta? Tiivistin havaintoni muutamaan esittämään:

• Globaali pula hyödykkeistä
• Toimitusajat pidentyneet ja niiden paikkansapitävyyteen vaikea luottaa
• Toimittaja- ja asiakassuhteita punnittu enemmän kuin pitkään aikaan
  Hintojen rajut heilahtelut ja lyhyet voimassaoloajat
• Sopimusten ja sopimusjuridiikan sisällöntulkinta ja arviointi lisääntynyt – lakipalveluiden kysyntä noussut liittyen sopimustulkintoihin
• Optimoitujen toimitusketjujen vuoksi kerrannaisvaikutukset laajoja
• Pitkä toipumisaika epävarmasta tilanteesta
• Rahtikustannusten kasvu n. nelinkertaisiksi konttiliikenteessä kesäkuusta 2019 – heinäkuuhun 2021 (Shangai Containerized Freight Index)

Mielenkiintoisin kysymys lienee: Olisiko edellä mainittuja vaikutuksia voinut jotenkin välttää?

Väitän että ne yritykset, joiden hankintoja johdetaan ja kehitetään systemaattisesti ja strategialähtöisesti, ovat selvinneet pienemmillä vahingoilla.

Taustoja hankintatoimen roolista

CAPS Research 2012 -mukaan hankintojen ja erilaisten palveluiden osuus yritysten liikevaihdosta on yli 50 %. Tänä päivänä uskon lukeman olevan suurempi alihankintaketjujen kasvussa olleen kokonaispalveluiden tarjoamisen trendin vuoksi. Vaikka yrityksissä tehdään puolet liikevaihdosta hankinnoilla, liian usein niitä ei johdeta ja kehitetä systemaattisesti.

Perinteet hankinnan pakollisen pahan roolista ovat pitkät siitäkin huolimatta, että nykyisin ei pyritä tekemään kaikkea itse, vaan palveluiden, alihankintatyön sekä esim. valmiiden laite- tai kokonaistoimitusten hankinta ulkoa on entistä yleisempää.

Myös hankintajohtajien osuus kotimaisten yritysten johtoryhmistä on valitettavan pieni. LinkedInissä 28.7.2021 suorittamani CPO (Chief Purchasing Officer) -nimikehakukokeen perusteella sain haun tulokseksi 416 kpl, kun CEO-hakusana tuotti 44 000 ja myyntijohtaja 36 000 osumaa.

Hankintojen johtamisen vaikutukset

Miten hankintojen johtaminen ja systemaattinen kehittäminen sitten voisi parantaa tilannetta hankintojen osalta? Vastauksia on useita!

• Ydinprosessi(e)n tukeminen parhaalla mahdollisella tavalla, onnistumisen edellytyksiä luoden
• Kilpailukyvyn ja innovatiivisuuden varmistaminen
• Hukan vähentäminen (resurssit ja materiaalit)
• Tulipalojen sammuttelusta strategiseen hankintaan
• Toimintojen välisen vuorovaikutuksen kehittäminen
• Saatavuuden sekä tilannekuvan ja ennustettavuuden parantuminen
• Neuvotteluaseman koheneminen
• Laadun parantaminen
• Muutostilanteiden vaikutusten minimointi
• Tavoitteellisen toiminnan tukeminen

Se mihin kehittämisresurssia tarvitaan, on tietenkin täysin riippuvainen yrityksen tarpeista ja tavoitteista. Hankintojen johtamisen ja kehittämisen kerrannaisvaikutuksista voidaan mainita myös kestävä kehitys, koska esim. hankinnan operatiivisen suorittamisen optimointi vähentää kuljetuskertoja, varaston käsittelykertoja sekä valmistustarvetta koko yritykseen sidoksissa olevassa toimitusketjussa.

Kiinnostu hankinnoista, se kannattaa!

Hankintojen systemaattinen johtaminen ja kehittäminen on kannattavaa tekemistä mikroyritystasolta lähtien. Ajatuksen uhraaminen siihen, miten hankit, minkä verran hankit, milloin hankit ja keneltä, ei paljoa resursseja kuluta. Lisäksi ROI on mitattavissa sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.

Ennen kaikkea on kysyttävä, miksi hankin?

Hankintojen johtamisen ja kehittämisen periaatteet olisi hyvä kirjata ylös hankintastrategian muotoon, jotta hankinnan pelisäännöt, suorituskyvyn arviointi ja tavoitteet tukisivat toimintaa tavoitteellisesti ja systemaattisesti. Huolellista jalkauttamista unohtamatta. Hankintastrategian tulisi myös olla linjassa yrityksen kokonaisstrategian kanssa. Hankintastrategia voi olla esim. muutama yhteisesti sovittu pelisääntö ja tavoite.

Ei ole niin pientä tai suurta yritystä, ettei pelisääntöjen kirjaaminen toisi vastinetta kehittämispanokselle.

Luo hankinnoille ja hankintaosaamiselle kasvupolku

Hankinnan nykytilaa ja suorituskykyä on mahdollista arvioida useilla menetelmillä. Yleisiä ovat erilaisten kategorioiden arvioinnit, prosessiarviointimenetelmät, ABC-luokittelu jne. Kannattaa aloittaa arvioimalla nykytila sekä tunnistaa keskeiset kehittämiskohteet, joihin tulisi keskittyä ensimmäisenä. Sen jälkeen on hyvä katsoa horisonttiin ja luoda kehittämiselle Roadmap realistiselle aikajänteelle, realistisin tavoittein ja välitavoittein.

Hankinnan osaamistasoa tulee nostaa portaittain. Hankinnan kehittämisen vaikuttavuuden arviointia tulisi miettiä jo kehittämisen aloittamisen yhteydessä.

Investoinnille on tässäkin tapauksessa saatava tuottoa, se on selvä.

Osa kehittämistoimenpiteistä, kuten hankintakustannusten alentuminen, alkaa näkymään jo hyvin varhain siellä missä sen pitääkin, viivan alla. Osa, esim. saatavuuden parantuminen, voi ottaa oman aikansa. Eri materiaalikategorioilla voi olla myös omat strategiset tavoitteensa. Osassa kategorioista on tarvetta madaltaa hankintahintoja, osassa esim. parantaa saatavuutta. Hankintojen kategorisointi helpottaa seurantaa.

Kun kykenet arvioimaan hankintojen nykytilaa ja osaat asettaa sille tahtotilan, olet jo hyvällä matkalla!

Osallista kehittämiseen – olette kaikki asiakkaita toisillenne

Hankintojen onnistumisen edellytyksiä ei luo vain yksittäinen ostaja tai hankintaorganisaatio. Siihen tarvitaan kaikkien yrityksen eri toimintojen panos. Siksi hankinnan kehittäminen on hyvä aloittaa arvioimalla, kuinka eri toiminnot toimivat yhteen.

Myynnin, suunnittelun ja hankinnan yhteispelillä on mahdollista varmistaa ajantasaiset ennusteet ja näin ollen saatavuus, uusien materiaalien saatavuus sekä kustannustehokkaat ja ajantasaiset toimitukset.

Sisäinen asiakas on yhtä tärkeä kuin ulkoinen. Eri toiminnot yhdessä tuottavat toimivan toimitusketjun. Kaikki prosessimaisessa toiminnassa alkaa asiakkaasta ja päättyy asiakkaaseen, joten asiakasviitta niskaan.

Toimittajasuhteet – kehitä niitä ja yllätyt positiivisesti!

Kuinka olen toiminut asioidessani toimittajien kanssa? Olenko paiskannut tilauksen menemään ja pyytänyt toimittamaan tänään, kun piti olla jo eilen? Olenko vaihtanut kuulumisia edes silloin tällöin? Olenko hyödyntänyt yleensä ilman erillisveloitusta saatavaa asiantuntija-apua pyytämällä neuvoja tuotekehitysprojektiin?

Toimittajasuhteet ovat valitettavan usein transaktiopohjaisia. Tilaus sisään, toimita, uusinta. Vaikka puhutaan, että henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara, ovat toimittajat ehdottomasti yksi tärkeimmistä voimavaroista muiden sidosryhmien ohella. Hyvin johdettu hankinta ottaa kantaa toimittajasuhteisiin, niiden kehittämiseen ja toimittajien osallistamiseen.

Mitä luulet, kenelle toimittaja soittaa poikkeustilanteissa, kun materiaalia tai palvelua pitää allokoida asiakkaiden kesken ja niukkuutta jakaa?

Toimittajalla on viimeisin tietotaito tuotteestaan tai palvelustaan, kokemusta sen sovittamisesta useiden eri asiakkaiden prosesseihin, sekä halu palvella asiakasta. Miksemme hyödyntäisi tätä palveluhalukkuutta ja huippuosaamista enemmän?

Miten tästä eteenpäin?

NYT! Jos koskaan on hyvä hetki pohtia hankintojen roolia yrityksessä. Onko hankinta osana päivittäistä tekemistä, osallistetaanko hankintaa jo tarjousvalmisteluissa, arvioidaanko hankintojen suorituskykyä myös erikseen, eikä vain osana linjaorganisaatiota ja sen tavoitteita palvelevana?

Kehittämiseen on useita apuvälineitä asiantuntijoista järjestelmiin. Ota hankinta osaksi yrityksen muuta kehittämistä.

Einarin perinnöksi jättämään kysymykseenkin on sen jälkeen helpompi vastata.

[Kuva: We Make It Rock Oy]