ATP Metal Works Oy: ”Ihan kuin toimistohomma olisi jäänyt kokonaan pois”

Raahelainen ATP Metal Works Oy toteuttaa laaja-alaisesti erilaisia metallialan palveluita omassa konepajassa tuotettavien metallirakenteiden valmistuksesta kunnossapito-, asennus- ja muutostöihin. Vuonna 2005 perustetun yrityksen toiminnan pääpaino on tällä hetkellä kaivosteollisuudelle toteutettavissa asennus- ja kunnossapitotöissä. Toimintakenttää leimaa iso vaihtelu töiden välillä, sillä kaivosteollisuudessa projektit saattavat kasvaa nopeasti isoihinkin mittasuhteisiin, mutta myös päättyä yhtä nopeasti. Tämän on saanut kokea myös ATP Metal Works, joka on oppinut mukauttamaan toimintansa vallitseviin olosuhteisiin.

– Monesti projektit voivat kasvaa todella isoiksi, mutta aina ne myös päättyvät. Tämä näkyy meillä isona vaihteluna liikevaihdossa ja työntekijämäärässä. Nyt meillä on 14 työntekijää, mutta enimmillään olemme työllistäneet 35 oman työntekijän lisäksi alihankintaverkoston kautta yhteensä 70 työntekijää. Vaihtelevassa projektitoiminnassa on tärkeää, että pystymme toimimaan joustavasti ja mukauttamaan kulut ja toiminnan volyymin vallitsevan tilanteen mukaan, toimitusjohtaja Ari Pesonen kertoo.

Vaihtelevalla toimintakentällä ATP Metal Works pitää perustoimintaa yllä toteuttamalla pienempiä huolto- ja kunnossapitotöitä. Yrityksen kasvu on kuitenkin tullut isoista kaivosteollisuuden projekteista.

– On tärkeää, että yrityksellä on perustyö, jolla isompien projektien väliin jäävinä aikoina pystytään pitämään toiminta pyörimässä. Meidän yrityksen kasvu lähti kuitenkin käyntiin vuonna 2010 Laivakankaan kultakaivokselta, jossa toteutimme laitteet toimittaneelle Metsolle muutostöitä. Projektin mukana liikevaihtomme kasvoi tuntuvasti, mutta kovaa tultiin myös alas kaivostoiminnan mennessä saneeraukseen 2014. Siinä vaiheessa aloin tehdä markkinointia ja uusasiakashankintaa. Siitä toiminta kääntyi vähitellen noususuuntaan ja viime tilikaudella ylitimme seitsemän miljoonan liikevaihdon.

Toimintansa kasvattamisessa yritys on luottanut laadukkaaseen työntekoon ja asiakaslähtöisyyteen.

– Meillä perusajatuksena on alusta alkaen ollut erottautua laadukkaalla ja asiakaslähtöisellä tekemisellä, sillä asiakastyytyväisyys tuo myös uusia töitä. Tässä on oleellista myös se, että työntekijät ovat osaavia ja motivoituneita.

Patentoidulla ratkaisulla kansainvälisille markkinoille

Viime vuosien kasvussa avainasemassa on ollut toiminnan laajentaminen Ruotsin markkinoille.

– Aloitimme tutun yhteistyökumppanin pyynnöstä toiminnan Ruotsissa vuonna 2016 ja siitä alkoi kova kasvu Ruotsin markkinoilla. Viime tilikaudella varmaan 80 prosenttia liikevaihdostamme tuli Ruotsista. Nyt projekti on jo päättynyt, mutta samaan aikaan meillä on myös Suomessa enemmän töitä kuin koskaan, joten siinä mielessä tilanne on hyvä.

Tarkoitus on kuitenkin jatkaa Ruotsin valloitusta myös tulevaisuudessa, kunhan löydetään oikeat henkilöt pyörittämään toimintaa.

– Ruotsissa on kysyntää ja meillä olisi tarve löytää ruotsin kielen taitava henkilö sinne päähän toimintaa pyörittämään, mutta oikeanlaisia avainhenkilöitä ei ole saatavilla ihan jonoksi asti. Haku meillä on kuitenkin käynnissä koko ajan ja tarkoitus on jatkaa toimintaa Ruotsissa enemmänkin.

Toiminnan laajentamisessa tärkeä kilpailuvaltti ovat tehokkaat työmenetelmät, joita ATP Metal Works on kehittänyt aktiivisesti. Lopputuloksena yritys on patentoinut työmenetelmiä ja laitteistoja, joilla kaivosten kunnossapitotöitä tehostetaan ja tuotetaan kustannussäästöjä asiakkaalle.

– Olemme tehneet omaa kehitystyötä ja meillä on käytössämme suojattuja työmenetelmiä ja laitteistoja, joilla kaivosten jauhinmyllyvuoraustyötä pystytään tehostamaan merkittävästi. Jauhinmyllyvuorausten vaihtotyö on yleensä se kriittisin työ, josta kunnossapitoseisakin pituus riippuu. Seisakkituntihinnat voivat olla kaivoksessa sellaiset 10 000–40 000 euroa, joten siitä on aika helppo laskea, millaisia säästöjä työtehokkuudella on saavutettavissa.

Yrityksen tehokkaat työmenetelmät ovat projektin jokaisen osapuolen etu ja Pesonen uskoo, että palvelulle on kysyntää myös Ruotsissa.

– Kun työhön käytetty aika lyhentyy, pystytään tuottamaan säästöjä kaivosyhtiölle ja se on samalla myös meidän yrityksen ja työntekijöiden etu, koska toteutamme töitä urakkapalkkauksella. Esimerkiksi Kittilän kaivoksella olemme hoitaneet vuoraustenvaihtotöitä viimeiset neljä vuotta ja tämä voisi olla yksi palvelu, jota alamme viedä vahvemmin myös Ruotsin puolelle, koska markkinat ovat siellä paljon isommat.

Adminetillä prosessit järkevämmiksi

Viime vuonna Pesonen alkoi kaivata tehokkaampia työmenetelmiä myös oman yrityksen toimintojen hallintaan, sillä käytössä olevat ratkaisut alkoivat jäädä kehityksen jalkoihin.

– Käytössämme olevat ohjelmistot olivat jääneet kehityksestä jälkeen ja esimeriksi laskutus hoidettiin omalla ohjelmallaan, tuntikirjauksia tehtiin paperilla ja lisäksi olin luonut omia systeemejä muiden asioiden hoitamiseen. Itselläni kului valtavasti aikaa tuon kokonaisuuden hallintaan ja kaiken lisäksi tilitoimisto syötti uudestaan samat asiat omiin järjestelmiinsä. Ryhdyin miettimään, onko oikeasti järkeä tehdä samat työt moneen kertaan ja olisiko olemassa järjestelmää, jolla saataisiin prosessit järkevämmiksi.

Matkan varrella vastaan tuli monia vaihtoehtoja, mutta yrityksen tarpeisiin sopivaa ratkaisua jouduttiin etsimään pitkään.

– Monessa ohjelmistossa oli erillisiä ratkaisuja esimerkiksi tuntikirjauksiin tai sähköiseen kirjanpitoon, mutta ne olisi saatu toimimaan yhteen vain rajapintojen kautta. Emme halunneet tehdä virheinvestointia lähtemällä sellaiseen ratkaisuun, joka ei toimi järkevästi ja vaatisi edelleen turhaa työtä. Lopulta törmäsin Adminettiin ja kun sitä tultiin esittelemään, pääsimme saman tien sopimukseen. Adminetistä löytyi kaikki tarvitsemamme asiat yhdestä järjestelmästä, joten tiesin heti löytäneeni ratkaisun toimintaamme.

Adminet saatiin yrityksessä käyttöön helmikuussa 2018. Palveluiden keskittäminen yhdelle palveluntarjoajalle on tuonut ison muutoksen aiempaan toimintatapaan, sillä myös yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirrettiin hoidettavaksi Admicomin tilitoimistoon. Muutoksen vaikutus näkyy suoraan yrityksen arjessa.

– Ennen minä merkkasin työntekijöiden käsin kirjaamille tuntilapuille päivärahat sun muut ja sen jälkeen palkanlaskija käsitteli tiedot, kyseli tarkennuksia ja teki omat johtopäätöksensä. Maksettuihin palkkoihin tahtoi jäädä virheitä, joita piti sitten jälkeenpäin oikoa. Adminetillä nuo virheet ovat jääneet pois. Tarvittaessa minä korjaan työntekijöiden tekemät kirjausvirheet ja viimeisenä lukkona toimii oma palkanlaskijamme, joka huomauttaa, jos minulta on jäänyt jotain huomaamatta. Tämä yhteistyö on toiminut tosi hyvin.

Myös kirjanpito on ottanut harppauksen eteenpäin, kun automatiikka hoitaa rutiineja.

– Ennen vein paperiläjän tilitoimistoon selvitettäväksi ja pidin laskutettavia tietoja yllä Excelissä. Nyt automatiikka hoitaa kirjanpidon rutiineja. Itse tarkistan saapuvat laskut Adminetissä ja kun ne kohdistuvat oikeille töille, tiedot menevät suoraan myös kohteen laskutukseen.

Toimisto on aina mukana

Pesonen on itsekin paljon mukana työmailla, joten miehelle on tärkeää, että Adminet mahdollistaa työskentelyn mistä tahansa.

– Voin vain ottaa läppärin mukaan ja hoitaa yrityksen asiat mistä vaan. Kun muut käyvät työmaalla kahvilla, minä käyn tarvittaessa Adminetissä, joten asiat eivät jää illalla hoidettavaksi. Se on varmasti paras juttu tässä, että toimisto on aina mukana.

Etätyöskentelyssä on tärkeää, että kaikki asiat pystytään hoitamaan yhdessä sähköisessä järjestelmässä automatiikan tukemana, jolloin rutiinityön määrä vähenee.

– On hienoa, että kaikki pyörii sähköisesti samassa ohjelmassa. Enää ei tarvitse kiikuttaa papereita paikasta toiseen ja pyöritellä paperinippuja. Ennen käytin paljon aikaa esimerkiksi työntekijöiden tuntikirjausten selvittelyyn ja laskutukseen. Nyt on niin helppoa, kun asiat menevät automaattisesti eteenpäin ja hoituvat vähän kuin itsestään. Ihan kuin toimistohomma olisi jäänyt kokonaan pois.

Arkea sujuvoittaa myös mahdollisuus käsitellä kaikkia tarvittavia tietoja reaaliajassa.

– Adminetissä on kaikki mitä arjessa tarvitsemme ja on tosi hienoa, että pääsen tarvittaessa heti tarkastelemaan esimerkiksi taloustulosteita ja töiden kustannuskertymiä. Samoin pääsen helposti itse käsiksi kaikkiin kirjanpitotietoihin, joten enää ei tarvitse kääntyä kirjanpitäjän puoleen, jos esimerkiksi asiakas kyselee laskunsa perään.

Säästää aikaa ja hermoja

Pesonen kokee, että Adminetin vaikutus näkyy yrittäjän arjessa ennen kaikkea merkittävänä ajansäästönä aiemmin työläistä rutiineista.

– Kyllähän ennen monesti turhautti pyöritellä papereita ja yrityksen pyörittäminen oli välillä toivottoman tuntuista, kun systeemit olivat niin monimutkaiset, ettei vastuuta pystynyt jakamaan. Yhtenäinen ja toimiva järjestelmä säästää aikaa ja hermoja. Kun aikaa jää pois kaikesta ylimääräisestä, pystyn käyttämään sitä esimerkiksi yrityksen kehittämiseen ja tarjouslaskentaan sekä olemaan enemmän työmailla. Myös vapaa-aikaa on nyt enemmän.

Adminetin tuoma ajansäästö on ollut Pesosen mukaan merkittävä.

– Kovimpaan aikaan minulla meni viikon alusta pari-kolme päivää ihan vain siihen, että sain edellisen viikon tuntilaput pyöriteltyä. Nyt saan pienillä toimilla hoidettua yrityksen asioita työmailla ollessani, eivätkä tuntikorttien ja ostolaskujen käsittely sekä laskujen tekeminen vaadi enää suurinta osaa ajastani. Kun Adminet tekee töitä puolestani, omasta ajastani säästyy helposti 2/3 muihin asioihin.

Automatisoitu toimintatapa ja säästynyt aika tuovat yritykselle myös kustannussäästöjä.

– Uskon, että kustannussäästö on merkittävä. Jos lähdetään ihan siitä, että minunkin työpanokselle laskee jonkinlaisen hinnan, niin aika paljon tulee säästöä vapautuneen ajan myötä ja lisäksi pystyn tekemään säästyneillä tunneilla tuottavaakin työtä. Aiemmin myös tilitoimistokustannukset olivat välillä aika isot, kun papereita pyöriteltiin perinteisillä menetelmillä. Adminetissä kirjanpidon vaatima työ jää niin vähälle, että tietenkin se vaikuttaa myös suoraan palvelun kustannuksiin.

Kokonaisuudessaan Pesonen on tyytyväinen ratkaisuunsa valita Adminet yrityksen toiminnanohjaukseen.

– Täytyy antaa kiitokset Admicomin suuntaan, sillä tästä on ollut iso apu minulle. Koen, että tein oikean valinnan järjestelmän suhteen ja voin suositella Adminettiä myös muille samassa tilanteessa oleville yrityksille.

(Kuvat: Suvi Marjala)