Hinta on huono päätöksenteon peruste

Yritykset sukkuloivat eri ohjelmistotoimittajien viidakossa. Kaikki myyjät kertovat, mitä hyvää on heidän ohjelmistoissaan. Yleensä vielä käytetään samoja termejä kuten sähköinen laskutus, automatiikka ja tuotannonohjaus. Markkinoilla ei identtisiä ohjelmia ole kuitenkaan tarjolla, joten asiakkaan tulisi tietää mitä eroja näiden termien takaa todella löytyy.

Valveutuneet myyjät osaavat kertoa, mitkä ominaisuudet heillä ovat parempia kilpailijoihin nähden. Totuus kutenkin on, että vaatisi kaikkien ohjelmien useamman vuoden käyttökokemuksen, jotta yritys näkee, mitä hyötyjä ohjelmistosta heille oikeasti on.

Koska tällainen testailu veisi kaiken ajan ja rahan, ei siihen kannata kenenkään ryhtyä. Silloin vertailussa hinta on se, mihin valitettavan usein päätös perustetaan.

Miksi koen, että hinta on huono päätöksenteon peruste? Johtuu ihan siitä, että:

hinta ei kerro totuutta – vain sen, kuinka paljon joku maksaa verrattuna toiseen.

Tämä toinen kalliimpi pitää sisällään erilaisia asioita ja joskus pieneen hintaan lisätään piilokuluja päälle. Tärkeämpää on laskea takaisinmaksuaika.

Usein kohtaan myös kommentteja, että me pysymme vanhoissa systeemeissä, koska ne maksavat meille vain pienen ylläpitomaksun. Jos lähdettäisiin purkamaan totuutta siitä, kuinka paljon yritys todellisuudessa maksaa tästä halvasta ylläpitomaksusta, moni saattaisi yllättyä.

Mitä kaikkea tulee halvan hinnan päälle?

Avataan tilannetta vähän lukujen valossa. Ajatellaan, että ”halpa ohjelmisto” maksaa vaikka noin sata euroa kuukaudessa.

Hallinnon näkökulmasta arki muodostuu usein seuraavasti: Tarjoukset käsitellään Excelissä, jonka jälkeen hallinnossa syötetään tilaus ja tulostetaan työmääräimet. Työnjohtaja järjestelee työt ja muutostilanteissa selvittää materiaalien saatavuudet sekä järjestelee työt uudelleen. Palkkakausittain tarkistetaan työaikaleimaukset ja tuntikortit. Tuntikortit syötetään palkanlaskentaan tai toimitetaan ulkopuoliselle tilitoimistolle. Myyntilaskut syötetään ja toimitetaan eteenpäin asiakkaille. Ostolaskut ohjataan oikeille henkilöille, tarkistetaan ja niputetaan maksatuspinoon, josta laskujen maksaja syöttää ne maksuun. Kaiken tämän tekemiseen voidaan arvioida menevän aikaa noin seitsemän tuntia päivässä jakautuen useammalle henkilölle.

Kuukausittaiseksi kuluksi muutettuna 7 tuntia * (18€/h * 1,7) * 20 työpäivää = 4 284 euroa.

Tuotannon näkökulmasta aikaa menee toki itse valmistukseen. Sen lisäksi kirjataan tunnit, täytetään materiaalitodistukset ja/tai tarkistusraportit, selvitellään materiaaleja ja etsitään hukkuneita työmääräimiä tai piirustuksia. Tähän menee aikaa päivässä 20 minuuttia per työntekijä. 20 työntekijän yrityksessä selvityksiin aikaa kuluu yli 6,5 tuntia päivässä.

Kuukausittaiseksi kuluksi muutettuna 6,5 tuntia * (18€/h * 1,7) * 20 työpäivää = 3 978 euroa.

Yrityksessä käytössä on useampia ohjelmistoja. Laskutukseen ja ostolaskujen käsittelyyn käytetään talousohjelmistoa ja tilaus-toimitusketjuun toista ohjelmistoa tai ihan Excel-tiedostoja. Ohjelmat vaativat monesti palvelimet, joita tulee päivittää kolmen vuoden välein ja toki huolehtia varmuuskopioinnit, päivitykset ja ylläpito.

Kuukausittaista kulua ohjelmistoista, mukaan lukien edullinen sadan euron ohjelmisto, tulee arviolta 500 euroa.

Takaisinmaksuaika on parempi lähestymistapa

Esimerkissäni viikkotasolla tehostettavaa työtä on yhteensä 13,5 tuntia. Mikäli tästä työstä saadaan pudotettua puolet pois tehokkaammalla ohjelmistolla, tarkoittaa se liki työpäivän verran ajansäästöä viikkotasolla. Euroiksi muutettuna ajansäästö tuo kustannussäästöä viikkotasolla yli 1 000 euroa ja kuukausitasolla yli 4 000 euroa.

Toisin sanoen ”halpa ohjelmisto” maksaa yritykselle yli 4 000 euroa kuukaudessa, näkyvän hintalapun ollessa sata euroa.

Pilvipohjainen kokonaisjärjestelmä ei vaadi palvelinkuluja, eikä useita ohjelmistoja. Se ei myöskään kuormita henkilöstöä turhilla tiedonsiirroilla ja paperinpyörittelyllä, kun kaikki kirjatut tiedot ovat automaattisesti käytettävissä kaikkialla, missä niitä tarvitaan.

Näistä saatu säästö kertyy suoraan viivan alle.

Tähän perustan väitteeni, että halvimman hinnan vertailu ei ole kannattavaa. Sen sijaan yritysten kannattaisi laskea ohjelmiston takaisinmaksuaika eli kun maksan 1 500 euroa, missä ajassa ohjelma tuo yhtä paljon säästöä.

Jos niin tapahtuu jo ensimmäisten kuukausien aikana, kannattaa vaihto tehdä nopeasti, koska se seuraava kuukausi tuokin sitten jo säästöä yritykselle.