Onnistu teollisuuden urakoinnissa – ole rohkea ja laita data töihin

Kaikkien yritysten päätavoite on tehdä hyvää tulosta ja tuottoa omistajilleen, sanoipa kuka mitä tahansa. Projektiluontoinen teollisuuden urakointi on erityisen haasteellinen ala: vaikka kuinka hyvin tuntisit oman asiasi ja sen mitä olet tarjoamassa, se ei yksistään riitä. Menestyvät projektit vaativat toteutuakseen monta onnistunutta osatekijää jo laskennasta lähtien.

Tunne projektisi ja siihen vaikuttavat ympäristötekijät

Ympäristötekijöillä tarkoitan maantieteellistä sijaintia sekä asioiden, kuten majoitukset ja materiaalit, ostopaikkoja yms. Se vaikuttaa nimittäin aika paljon, oletko Helsingissä vai Kittilässä hommissa.

Toki projektin tuloksellisuutta miettiessä ensimmäinen asia on tehdä laskelmat varsinaisten töiden ja materiaalien osalta.

Kun olet saanut selville töiden tuntimäärän ja miettinyt resurssit, alkaa laskennan toinen vaihe, jossa kannattaa tutustua ympäristöön ja ottaa huomioon vuodenaika. Mieti, paljonko tyypillisesti siihen vuodenaikaan alueella maksaa majoitus (huomioi tässä ihan oikeat vaihtoehdot, joihin voisit työntekijöitä majoittaa). Huomaathan että myös majoitusliikkeet tietävät, jos jossakin lähellä on iso työkohde (tai lomasesonki) tulossa ja muistavat rukata hintoja ylöspäin sen mukaan, että kysyntää on varmasti.

Toinen tärkeä asia on tarkistaa käyttämäsi työehtosopimuksen (TES) määritykset siitä, minkä tasoinen majoitus työntekijöillä täytyy olla ja mitä se sanoo esimerkiksi työntekijöistä per huone. Majoitusliikkeet saattavat tarjota halvalla jotakin ratkaisua, mutta siihen päätyessäsi joudutkin ottamaan kaikille oman huoneiston. Monta asiaa voi siis tässäkin kohtaa tapahtua. Tulipa paljon asiaa ja vielä ei oltu edes paikan päällä!

Otetaanpa käyttöön tehokas muistilista tarkistettavista asioista, jotka helposti ovat katesyöppöjä:

1. Selvitä majoituskustannukset työkohteessa ja nimenomaan kyseiseen vuodenaikaan. Muista tarkistaa mitä käyttämäsi TES sanoo majoitustasosta ja tarkista, että katsot hintaa käyvästä paikasta – tässäkin saattaa äkkiä tulla ikäviä yllätyksiä.
2. Jos kyseessä on isompi projekti eli samaan paikkaan ja samaan aikaan on tulossa paljon muitakin, ennakoi tätä hiukan. Majoituksen hinnat kuitenkin nousevat ajankohdan lähestyessä jonkin verran ja saatavuus olisi hyvä pystyä varmistamaan ajoissa.
3. Tarkista majoituksen etäisyys työkohteesta sekä TES-määritys matka-ajan palkasta. Näin pystyt aika tarkasti arvioimaan aiheutuvat palkkakulut ja ajoneuvokulut projektiin.
4. Tutustu työkohteen infraan: missä on kulkuportit, missä itse työt, missä taukotilat yms. Kaikista näistä muodostuu sitä tehotonta työaikaa, ja eri työmaiden välillä voi olla todella isoja eroja sen suhteen, paljonko piilohukkaa työaikaan tulee.
5. Selvitä tavaraostojen mahdollisuudet. Kaikkia nippeleitä ei valmiiksi tule kuitenkaan haalittua mukaan, niin mistäs niitä sitten saa. Käytä tätä myös käänteisesti: toki työ kannattaa suunnitella huolella, mutta toisaalta kuinka iso nippelivarasto kannattaa pakata matkaan yllättäviin tilanteisiin?
6. Tutustu huolella asiakkaan vaatimuksiin turvavälineistä, työnjohdosta ja koulutuksista. Nämä asiat on varmasti määritelty isojen talojen puolelta sopimuksen liitteisiin. Siellä voi yllättävästikin nousta vaateita, jotka aiheuttavat kuluja.

Muutama elintärkeä huomio sopimuksista

Nyt kun projekti on laskettu, päästään itse sopimusteknisiin asioihin.

Huomaa, että projektien maksupostit ovat ihan supertärkeä asia kassasi hallinnan kannalta!

Käytä aikaa siihen, että mietit oletettua työn etenemää, materiaaliostoja (ja milloin sinä oikeasti joudut ne materiaaliostot maksamaan) sekä asiakkaan maksuehtoa. Ehdota asiakkaalle maksupostia, jolla oma kassasi pysyy sujuvana. Eihän siinä ole mitään järkeä, että sinä rahoitat asiakkaasi projektia.

Toinen asia on lisätöiden laskutus.

Sovi ennen töiden aloitusta selkeä käytäntö asiakkaan kanssa siitä, miten lisätyöt pitää käsitellä, että saat niistä oikeasti rahaa. Muista vielä huolella ohjeistaa työnjohtajasi ja työntekijäsi asiasta, jotta kaikki oikeat laput on täytettynä ja papereissa on allekirjoitukset oikeilta ihmisiltä.

Vielä yhtenä asiana haluan nostaa esille sopimussakot, esim. viivästymisen suhteen.

Pidä huoli, että sinulla ja projektiryhmällä on selkeänä käytäntö siitä, kuinka asiakkaalle pitää raportoida, erityisesti viivästymisistä. Vaikka viivästys ei olisi yrityksesi toiminnasta johtuvaa, sitä saatetaan yrittää kipata sinun niskaasi, jos et ole oikeassa kohtaa aukaissut suutasi ja tehnyt tarvittavaa raportointia asiakkaalle!

Reagoi ajoissa tarkan seurannan ansiosta

Kaikissa edellä mainituissa asioissa sinua auttaa hyvä toiminnanohjausjärjestelmä. Pystyt hyödyntämään tarjouslaskennassa jo aiemmin kertynyttä tarkkaa dataa, tehostamaan tarjouslaskentaa sekä vähentämään Excel-kaavoitusten virheriskejä. Laskutukset hoituvat helposti ja pystyt ajantasaisesti seuraamaan projektin etenemää.

Hyvä ohjelmisto myös auttaa sinua reagoimaan ajoissa, jos joku on menossa pieleen.

Pystyt seuraamaan reaaliaikaisesti urakoiden kustannuksia suhteessa etenemiseen ja laskutukseen sekä saat suoraa ja ajantasaista tietoa projektin kannattavuudesta ja kassavirrasta. Tärkeää on myös jälkikäteen tarkistaa jälkilaskennalla, missä onnistuttiin ja missä ei.

Sitten vielä se tiukka tiivistys: Tutustu huolella kaikkeen aineistoon, tee pohjaselvitykset ja pidä huoli, että projektin henkilöstö tietää raportointivelvoitteet.

Ole rohkea ja avaa suusi, jos joku asia on mielestäsi pielessä tai mietityttää – se on asiakkaasikin etu, että pystyt suorittamaan työt hyvin ja laadukkaasti.