Ovitek Oy: ”Ennen olimme ihan liikaa muistin varassa”

Euralainen Ovitek Oy aloitti toimintansa yhden miehen yrityksenä vuonna 2002 tarjoten lähinnä nosto-ovien myyntiä ja asennusta. Sittemmin yrityksen toiminta on monipuolistunut ja nykyään se toteuttaa erilaisia teräsrakenteita, lasiseinäratkaisuja sekä ovia ja ikkunoita alumiinista.

– Nykyään tarjoamme ratkaisuja lähinnä rakennusliikkeille. Henkilöasiakkaille toimitettavat nosto-ovet ovat jääneet kokonaan pois, Ovitekin toimistosta ja laskutuksesta vastaava Mari Kaitale kertoo.

Päätoiminta-alueensa Satakunnan lisäksi yritys toimii Varsinais-Suomessa ja Tampereen seudulla toteuttaen asiakkailleen eri kokoisia projekteja, joihin sisältyy sekä tuotanto että asennus.

– Projektit voivat vaihdella yksittäisistä ovista aina koko vuoden kestäviin projekteihin. Olemme toteuttaneet paljon erilaisia kohteita muun muassa Keskolle ja S-ryhmälle, olleet mukana Porin Isomäki Areenan jäähalliuudistuksessa sekä toteuttaneet teräsrakenteet muun muassa Perkolan 7200 m2 varastohotelliin.

Ovitekin tehtaalla valmistuu teräsrakenteita, lasiseinäratkaisuja sekä ovia ja ikkunoita mm. kauppoihin ja liikuntapaikoille. (Kuvat: Ovitek Oy)

Ovitek on onnistunut vakiinnuttamaan asiakaskuntansa laadukkaalla tekemisellä, ja viime vuodet toiminta on ollut tasaisessa kasvusuunnassa. Nykyään yritys työllistää 13 henkilöä ja viimeisimmän tilikauden liikevaihto oli 5,6 miljoonaa. Kaitale arvioi, että oleellista yrityksen menestykselle on ollut sen tarjoama kokonaispalvelu.

– Meiltä saa saman katon alta kokonaispaketin, eikä toimituskokonaisuuksia varten tarvitse hankkia eri toimittajia. Toimitussisällöt pystytään suunnittelemaan asiakkaan tarpeen mukaan ja samaan pakettiin voi sisällyttää esimerkiksi rungot, teräsrakenteet sekä alumiiniset julkisivut, ovet ja ikkunat. Pystymme toteuttamaan vähän erikoisempiakin rakenteita ja tarvittaessa myös osastoivana eli paloa rajoittavana.

Uudet toimitilat mahdollistavat isompien projektien toteuttamisen

Toimintansa eteenpäin viemiseksi Ovitek on panostanut vahvasti toimintaedellytystensä kehittämiseen. Esimerkiksi vuosi sitten syksyllä yritys siirtyi uusiin toimitiloihin, jotka mahdollistavat entistä monipuolisemman toiminnan.

– Uusien toimitilojen myötä olemme päässeet toteuttamaan entistä suurempia projekteja, kun pystymme käsittelemään isompia toimituskokonaisuuksia.

Uuden hallin ovista on jo kulkenut maailmalle mittava määrä metallia.

– Nyt pystymme käsittelemään paljon suurempia yksittäisiä komponentteja, kun olemme saaneet uuden hallin myötä käyttöömme kaksi isoa nosturia, joilla kummallakin pystytään liikuttelemaan 10 000 kilon elementtejä. Myös käsiteltävät määrät ovat kasvaneet ja viime vuoden aikana käsittelimme terästä sellaiset 900 000 ja alumiinia 30 000 kiloa.

Vaikka työn tekemisen puitteet ovat nyt kaikin puolin kohdillaan, korostaa Kaitale myös henkilöstön merkitystä tiellä menestykseen.

– Meillä ei ole henkilöstön vaihtuvuutta, vaan työntekijät ovat pysyneet pitkään samoina, joten porukka on hitsautunut yhteen ja töitä tehdään hyvällä yhteishengellä. Uusien toimitilojen myötä työviihtyvyys on parantunut entisestään ja työnantaja huolehtii siitä, että henkilöstöä huomioidaan ja työvälineet ovat kunnossa.

Adminetillä kaikki toiminnot yhteen järjestelmään

Viime vuonna yrityksessä haluttiin ottaa seuraava askel myös toiminnanohjaustapojen kehittämisessä ja ryhdyttiin etsimään ratkaisua arjen toiminnan helpottamiseksi, sillä useilla erillisillä järjestelmillä hallittu toiminta aiheutti arkeen haasteita.

– Meillä hoidettiin kirjanpito ja palkanlaskenta oman ohjelman kautta ja työntekijöiden tuntikirjauksiin oli erillinen mobiilisovellus. Järjestelmien välillä ei ollut mitään automatiikkaa, joten jouduimme tekemään tuplatöitä, kun ensin työntekijät kirjasivat tuntinsa ja minä vielä syötin tiedot toiseen ohjelmaan. Kaipasimme myös ajantasaista kannattavuusseurantaa, jotta näkisimme, missä vaiheessa projektit etenevät.

Kun tuttu yrittäjä suositteli Adminettiä ratkaisuksi useiden järjestelmien tuomiin haasteisiin, haluttiin Ovitekillä tutustua vaihtoehtoon tarkemmin.

– Kuulimme yhteistyökumppanilta Adminetistä ja pyysimme Admicomin edustajan kertomaan ratkaisusta. Kaipasimme kaikkien toimintojen saamista samaan järjestelmään ja Adminet kuulosti juuri sellaiselta ratkaisulta, jonka tarvitsimme.

Lopulta Adminet päädyttiin ottamaan Ovitekillä käyttöön marraskuussa 2019.

– Ympäristö oli niin erilainen kuin ennen, että totta kai siihen kesti hetken aikaa tottua. Nyt kun on tottunut ja oppinut käyttämään, niin on ollut kyllä hyvä.

Projektit paremmin hallintaan

Projektien sujuvaan hoitamiseen yritys on saanut Adminetistä useita hyödyllisiä työkaluja. Parhaillaan tarjouslaskentaa ollaan siirtämässä Exceleistä Adminettiin ja myös ostoihin sekä laskutukseen on tullut uudenlaista helppoutta.

– Olemme lisänneet Adminettiin omia hinnastoja ja alkaneet tehdä ostotilaukset sitä kautta. Se on aika kätevää, kun kaikki jää järjestelmään muistiin. Laskutuksen kannalta on näppärää, että jokaiseen pieneenkin projektiin tulee kohde ja työtilaus, joten mitään ei varmasti unohdu laskuttaa. Vanhassa järjestelmässämme ei myöskään ollut lainkaan budjetteja ja maksuerätaulukoita, joten niitäkin tietoja kaiveltiin Exceleistä. Nyt kun kaikki projektin tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, maksueriä on helppo tarkastella ja niidenkin laskutus on muuttunut reaaliaikaiseksi.

Ovitek toimii alalla, jossa laatusertifikaatit ja laadunhallintajärjestelmät ovat toimintaedellytys. Laadunhallinnan tueksi yrityksessä ollaan siirtämässä Adminettiin myös erilaiset suunnitelmat ja tarkastuslomakkeet.

– Näillä markkinoilla ei pystyisi toimimaan ilman asianmukaisia sertifiointeja. Aiomme ottaa Adminetistä käyttöön pdf-lomakkeet, jolloin saamme kätevästi suoraan oikeaan paikkaan esimerkiksi erilaiset laatu- ja asennussuunnitelmat sekä tuotannonaikaiset tarkastuslomakkeet.

Projektinhallinnan tärkeimmäksi muutokseksi Kaitale nostaa seurannan.

– Aiemmin meiltä esimerkiksi puuttui kokonaan valmistusastelaskenta. Tietojen saamiseksi kävin joka kuukausi laskut läpi ja tilannekuva saatiin aina jälkijunassa. Nyt seuranta hoituu ihan eri tavalla, kun kirjanpito muodostuu samaa tahtia laskutuksen kanssa. Pystymme seuraamaan tilannetta reaaliaikaisesti ja käymme aina kuukausipalavereissa tarkemmin läpi, missä kohtaa projektit etenevät ja miltä niiden toteumat näyttävät.

Seurantatietojen koostamisesta on jäänyt yksi työvaihe pois Adminetin muodostaessa raportit automaattisesti. Kaitaleen mukaan tarkemman seurannan merkitys yrityksen toiminnalle on iso.

– Sillähän on tosi suuri merkitys, että näkee koko ajan mikä on kannattavaa ja mikä ei, tai pitääkö johonkin asiaan puuttua jo projektin aikana. On ihan mielenkiintoista myös seurata esimerkiksi alumiini- ja teräspuolen tai ovi- ja ikkunapuolen kannattavuuksia.

Automatiikka helpottaa arjen rutiineja

Kaitaleen palkanlaskennan ja kirjanpidon töihin yhteen järjestelmään keskitetty toiminta on tuonut monia muutoksia, kun Adminetin automatiikka hoitaa lukuisat kirjaukset ja raportoinnit käyttäjän puolesta.

– Palkanlaskenta on tietysti helpottunut jo siinä, että minulta jää yksi työvaihe kokonaan välistä, kun työntekijöiden tuntikirjaukset siirtyvät suoraan myös palkanlaskentaan. Muutenkin Adminetistä lähtee automaattisesti kaikki työnantajasuoritukset, jäsenmaksut ja muut lakisääteiset ilmoitukset. Mitään tällaista ei tarvitse enää muistaa itse hoitaa.

Kirjanpidon osalta työkuorma on tasaantunut ja tilanne ajantasaistunut, kun kirjanpidon kirjaukset tapahtuvat sitä mukaa, kun yrityksen toimintoja hoidetaan.

– Kun laskuja lähetetään tai ostolaskuja hyväksytään, kirjanpitoaineisto muodostuu siinä samalla, joten helpottaahan se. Enää ei ole kerran kuukaudessa kauhea työ tehdä kirjanpitoa. Adminet on niin erilainen kuin aiempi pelkästään kirjanpitoon tarkoitettu ohjelma, että meni hetken aikaa tottua sen monipuolisempiin toimintoihin. Oman aikansa otti myös se, että uskalsi luottaa järjestelmän oikeasti tekevän asioita automaattisesti. Jonkin aikaa piti aina käydä tarkistamassa, ovatko kaikki asiat varmasti hoituneet, mutta nyt automatiikkaan uskaltaa jo luottaa.

Kaitale arvioi, että yhteen automatisoituun järjestelmään keskitetty toiminnanohjaus on helpottanut arkea toimiston lisäksi myös työmailla.

– Itselläni ajankäyttö on tasaantunut, eikä ole sitä kuukauden vaihteen rupeamaa, kun nykyään työ onkin jo tehty automaattisesti. Luulen, että myös projektijohdolle jää nyt enemmän aikaa myyntiin ja muuhun työhön, kun toiminta on paremmin hallinnassa, eikä ole niin paljon muistettavaa. Se on varmasti heillä ollut se kaikista tärkein asia, kun ihmisen kapasiteetti on kuitenkin rajallinen.

Ohjelmiston vaihdon myötä Ovitek on Kaitaleen mukaan saanut kokonaistoimintansa paremmin hallintaan.

– Ennen olimme ihan liikaa muistin varassa, kun vanhassa järjestelmässä laskutus ja muut arjen toiminnot piti muistaa huolehtia erikseen. Nyt kaikesta jää jälki Adminettiin, järjestelmä hoitaa monia rutiinitöitä ja muistuttaa hoidettavista asioista, joten olemme saaneet kokonaistoimintamme paremmin hallintaan. Tätä muutosta ei ole tarvinnut katua.

[KUVAT: Pete-Jukka Rinteelä]