Tilitalo Aaltonen: ”Helpoin käyttöönotto!”

Tilitalo Aaltonen on vuonna 1998 perustettu yhden naisen tilitoimisto, joka on liiketoimintaostojen kautta kasvanut 11 vakituista työntekijää työllistäväksi osakeyhtiöksi. Toimistot Jyväskylässä ja Jämsässä palvelevat pääasiassa pk-yrityksiä aina rakennusalasta terveydenhuollon hoitopalveluihin. Jokaiselle asiakkaalle nimetty oma kirjanpitäjä pitää huolen, että asiakasta palvelee aina juuri hänen yrityksensä tarpeet tietävä henkilö. Tilitalo Aaltosen matka Adminetin käyttäjänä on vasta alkanut, mutta kun vauhtiin on päästy, ei loppua näy. Puolisen vuotta sitten siirtyi ensimmäinen asiakas käyttämään Adminettiä, nyt asiakkaita on kaksi ja lisää on tulossa.

– Oikeastaan on mennyt aika tasan niin, että puoleen me olemme ehdottaneet asiakkaille Adminetin käyttöönottoa ja sitten puolet on tullut asiakkaan puolesta, Tilitalo Aaltosen toimitusjohtaja Tuula Aaltonen kertoo.

Henkilöstön esimiehen Anna-Kaisa Mäkelän mukaan isoimpana erona perinteisiin kirjanpito-ohjelmiin on automaation määrä.

– Mitä tässä on seurannut niin se automaation määrä on valtava. Kirjaukset menee automaattisesti ja palkanlaskentapuolella kun on Mepcon sovellus alla, joka on todella toimiva sovellus, niin se on enemmän sellaista täsmäyttämistä ja aikaa jää muuhun asiakaspalveluun.

Järjestelmästä kaikille hyötyä

Yritys on osallistunut Admicomin järjestämiin koulutuksiin ja lisäkoulutustakin on tulossa vielä tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta. Aaltosella ollaankin oltu koulutukseen erittäin tyytyväisiä.

– Mielettömän hyvä koulutus. Koska sehän on tärkeintä, että koulutetaan sekä tilitoimisto että loppuasiakas ihan sieltä työntekijöistä lähtien, ettei jää epäselvyyksiä miten kaikki toimii. Monta kertaahan ne negatiiviset asiat tulevat siitä, kun ei osaa kunnolla käyttää jotain. Koulutus on ensiarvoisen tärkeää, se että sitä hiotaan niin kauan kunnes se alkaa sujumaan, Aaltonen summaa.

Adminetistä asiakasyritykset hyötyvät monella tapaa, kun kaikki toiminnot löytyvät yhdestä järjestelmästä.

– Kun tulee tarjouspyyntö, tarjouksen voi tehdä Adminetissä, voi tehdä budjetin ja laskutukseen saa suoraan hinnastot vaikka Starkilta tai Onniselta. Myös seuranta on paljon helpompaa, kun kaikki näkyy sieltä. Ensimmäisellä asiakkaalla eniten aikaa tuhraantui juuri siihen oman laskutuksen tekemiseen.

– Ennen se oli todella vaikeaa ja nyt aikaa menee enää murto-osa siitä. Samoin kuin tarjousten tekemiseen. Adminetissä on tarjouspohjat ja kaikki, on helppo laskea katteita suoraan hinnastojen päälle ja edelleen laskuttaa ne. Hän on nyt onnellinen, koska harvoin yrittäjällä on sellaista ylimääräistä aikaa, että kunhan nyt säädän näiden laskujen kanssa. Laskut saa nopeasti liikkeelle, joten ei jää siitä kiinni ettei ole aikaa tehdä niitä. Pystyy myös seuraamaan, että miten kaikki vaikuttaa kassavirtaankin. Adminetistä pystyy hakemaan niitä lukuja, Aaltonen kertoo.

Myös tilitoimistolle Adminetistä on iso hyöty, sillä turha manuaalinen työ jää pois.

– Tieto tulee suoraan työntekijöiltä, kun he tekevät tuntilistat, merkkaavat kustannuspaikat ja sinne tulee kaikki ostoista lähtien. Ketju on katkeamaton loppuun asti, sillä tiedot siirtyvät myös tulorekisteriin ja alv-ilmoitukset verottajalle. Siinä jää turhia työvaiheita pois välistä. Manuaalityötä jää pois ja sitä kautta inhimillisen virheen riski pienenee. Työntekijöiden mielestä on myös mielekkäämpää tehdä toimivalla ohjelmalla töitä tehokkaasti. Se vähentää meilläkin sellaista tarvetta kysellä asiakkaalta tietoja, koska on tosi paljon asioita joita he pystyvät tekemään siellä itse, Mäkelä sanoo.

– Ja laittaa jo sinne järjestelmään niitä viestejä ja huomioita ettei meidän tarvitse sitten soitella ja häiritä kyselemällä, Aaltonen jatkaa.

Kirjanpito hoituu kuin itsekseen

Automaattinen järjestelmä luo tilitoimistoille lisää aikaa muuhun työhön.

– Siinä jää aikaa kirjanpitäjällä muuhun, koska kyllähän siinä on muutakin kuin se pelkkä perus kirjanpito. On aikaa pitää palavereita asiakkaiden kanssa ja auttaa jos siellä on suunnitelmia, uusia kohteita, raportointia, laskea kustannuksia tai budjetteja. Pystyy keskittymään enemmän ja olemaan apuna. Siinä jää enemmän aikaa asiakkaalle kun se perus kirjanpito hoituu järjestelmässä kuin itsekseen, hehkuttaa Aaltonen.

Mäkelä suosittelee kaikkia tilitoimistoja kokeilemaan Adminettiä.

– Ehdottomasti kannattaa lähteä rohkeasti kokeilemaan! Meillä ei ole ollut mitään muuta kuin positiivista sanottavaa. Edes asiakkaalta ei olla kuultu mitään negatiivista.

– Adminethän taipuu kaikenkokoisille. Se on todella ketterä, Aaltonen lisää ja kertoo miten helppo heidän käyttöönottonsa oli.

– Käyttöönotto oli helppo. Helpoin! Oikeasti. Oli sitten kumulatiivinen tai edellisen tilikauden päättynyt, niin kaiken piti täsmätä. Täytyyhän niiden aina, mutta Adminetissä oli vielä tarkistus. Ja sieltä tulee valmis pohja. Ei tarvitse syöttää alkusaldoja eikä muuta. Samoiten palkkapuolelle, sinne meni palkansaajatiedot automaattisesti. Se järjestelmä tulee kuin valmiina käyttöön.

– Meillähän oli sellainen tilanne, että meidän vakkarikirjanpitäjä oli kesälomalla ja meillä harjoittelija pystyi hoitamaan sen käyttöönoton, se oli niin simppeli, Mäkelä yhtyy ja jatkaa:

– Hän hoiti sen ensimmäisen palkanlaskennan. Se ehkä kuvastaa aika hyvin sitä, miten helppo se oli. Ja meni kerrasta oikein. Seuraa vain hyvin ohjeita.

– Jos saisi suositella, niin melkein ihan kaikille asiakkaille ottaisin Adminetin. Se on niin helppo. Tietenkin meillä on vielä tilinpäätös tekemättä ja veroilmoitus, mutta en usko että siinäkään on sen enempää hankaluuksia, kiteyttää Aaltonen.

Admicomin hyvä maine on Aaltosen mukaan myös tärkeä valintakriteeri.

– Kyllähän Admicom on saanut hyvää mainosta hyvänä yrityksenä, että kyllähän sekin merkitsee paljon. Koska ohjelmistojahan tulee koko ajan lisää ja eri tekijöitä, mutta se jatkuvuus. Jos isompikin yritys valitsee jonkun ohjelmiston joka on olemassa vain muutaman vuoden ennen kuin katoaa, niin suosiolla ottaisi sellaiselta yritykseltä jolla on hyvä tausta ja kaikki toimii.

KUVA: Laura Kauppinen