3 vinkkiä kiireen vähentämiseen

Lähestyessäni yrittäjiä keväällä saatan myös ohimennen kysäistä mahdollisista lomasuunnitelmista kesälle. Todella usein tähän tokaistaan hyvinkin vahvasti, ”En minä tässä mitään lomia kerkeä pitämään” tai ”En tunne sanaa loma”. Mistä tämä sitten johtuu? Syitä voi tietysti olla useita, mutta varmasti yksi vaikuttavimmista tekijöistä on se, että töiden määrä kesää kohden ei ainakaan vähene. On siis kiire.

Voiko yrittäjä itse vaikuttaa kiireen määrään tai tehostaa työskentelyä kiireen keskellä? Lyhyt vastaus: kyllä voi.

1. Ennakoi tulevaa.

Kiireen ehkäiseminen etukäteen on kriittistä, sillä reagoiminen itse kiireen keskellä on huomattavasti haastavampaa. On siis hyvä olla liikenteessä ajoissa ja ratkoa tulevia haasteita jo etupeltoon. Ennakoidessa on hyvä myös kiinnittää huomiota, mihin aikaa menee. Ajankäytön keskittäminen niihin toimenpiteisiin, jotka tuottavat yrityksellesi rahaa, on avain myös ajansäästöön.

2. Sähköistä työt, jotka on mahdollista sähköistää.

Joillekin on edelleen arkipäivää toimittaa kirjanpitäjälle notkuva pino papereita. Moni ei kuitenkaan tule ajatelleeksi, että tämä mukavuusalueella oleva rutiini, ei välttämättä ole ajankäytöllisesti tai myöskään rahallisesti se kaikista tehokkain keino.

Pelkkä sähköistäminen ei kuitenkaan riitä tuomaan merkittäviä ajansäästöjä. Jotta maksimihyöty saadaan irti, on tieto kasattava johonkin, josta se on helposti saavutettavissa. Näin varmistutaan myös siitä, että aikaa ei myöhemmin kulu tiedon etsimiseen.

3. Automatisoi toistuvat toimenpiteet.

Tuntuuko joskus siltä, että töissä käydään päivät, mutta illat, joskus jopa viikonloput, menevät toimistolla istuessa. Toimistolla aikaa saattaa kulua laskujen tekemiseen, urakoiden laskemiseen, tarjousten lähettelyyn tai muuhun yleiseen paperinpyörittelyyn. On tärkeää huomioida, mihin oma aikaasi kuluu eniten ja tämän pohjalta pohtia, voiko toimenpiteen automatisoida tai tehdä helpommin?

Lue lisää: Adminetin automatiikkaa

Esimerkiksi työntekijöiden tuntimerkintöjen osalta kannattaa pohtia, onko järkevämpää se, että tunnit toimitetaan viikon päätteeksi ”kynä ja paperi” -mentaliteetilla vai se, että ne päivän päätteeksi kirjattaisiin järjestelmään, josta tieto kulkee automaattisesti sekä palkanmaksuun, että kuluksi työtilaukselle?

Ajansäästöä saavutetaan väistämättä, kun muutamia yksinkertaisia toimenpiteitä sähköistetään, automatisoidaan sekä saatu tieto kasataan samaan paikkaan järkevästi. Aikaa säästyy näin ollen sille, että työpäivän jälkeen voi vaihtaa vapaalle tai parhaimmassa tapauksessa pääsisi hyvin ansaitulle kesälomalle.

Kiire on meille tuttu haaste, jota pyritään ratkomaan lähes jokaisen asiakkaan kohdalla. Me Admicomilla halutaan auttaa. Kiireen helpottamisen suhteen kannattaa kiirehtiä, joten ota yhteyttä ja kysy lisää!