5 vinkkiä työntekijän perehdyttämiseen

Työntekijän perehdytys kuuluu jokaisen työsuhteen alkuun ja sen hoitaminen onnistuneesti on erittäin tärkeää työntekijän tehtäviinsä sisälle pääsemisessä. Perehdyttämisestä löytyy paljon kirjallisuutta ja muuta materiaalia, mutta silti monissa yrityksissä on perehdytysprosesseissa kehitettävää. On tärkeää pitää mielessä, että perehdyttäminen on myös työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Erityisen tärkeäksi perehdyttäminen muodostuu esimerkiksi rakennusalalla työskenneltäessä, jossa työn tekemiseen ja työskentely-ympäristöön liittyy monia turvallisuusriskejä.

Työnantajan on pystyttävä osoittamaan perehdytyksen työtehtäviin olleen riittävää tilanteessa, jossa esimerkiksi työntekijälle sattuisi työtapaturma. Perehdyttämisen dokumentointi onkin erittäin suositeltavaa, jotta siihen voidaan yhteisesti palata, sen edistymistä seurata, ja toteutuminen tarvittaessa myöhemmin todentaa. Perehdytysprosessi kannattaa myös ottaa ajoittain tarkasteluun ja sitä on hyvä kehittää muuttuvien tarpeiden mukaan.

Uuden työntekijän perehdyttämispolun alkua aletaan rakentamaan jo ennen työsuhteen ensimmäistä päivää. Aloittaminen uudessa työssä menee sujuvasti, kun uudelle työntekijälle on hankittu tarvittavat työvälineet, avaimet, työvaatteet, henkilösuojaimet ja muut ajoissa ennen työsuhteen alkua. Työntekijältä tulee tarkistaa hyvissä ajoin tarvittavat tiedot esimerkiksi työvaatteiden tilaamista varten.

Esimerkiksi rakennustyömaalla liikuttaessa on myös oltava heti ensimmäisestä työpäivästä lähtien voimassa oleva työturvallisuuskortti ja tehtäväkohtaisesti mahdollisesti muita vaadittavia pätevyyksiä. Työnantajan tulee huolehtia näiden voimassaolon varmistamisesta ja tarvittaviin koulutuksiin ohjaamisesta. Rakennustyömaalla vaaditaan myös valttikortin pitämistä näkyvillä, joten työnantajan tulee hoitaa ajoissa korttitilaukset uusille työntekijöille.

On tärkeää, että esihenkilö soittaa uudelle työntekijälle ennen työsuhteen alkua, ja sopii käytännön asioista työpaikalle saapumisesta ensimmäisenä päivänä. Esihenkilön on myös hyvä kertoa ennakkoon ensimmäisen päivän aikataulusta ja mikäli muita huomioitavia asioita on. Valmistautuminen ennakkoon ja yhteydenpito työntekijään jo ennen työsuhteen alkua viestii aloittavalle työntekijälle, että hänen aloittamistaan odotetaan ja siihen on valmistauduttu.

Ennen varsinaista perehdytyksen aloittamista on hyvä laatia perehdytyssuunnitelman runko ja alustava aikataulu. Rakennustyömailla perehdyttäminen saattaa olla moniosainen, sisältäen yleisten asioiden perehdytyksen, työmaakohtaisen perehdyttämisen, tarvittavia koulutuksia ja työhön opastamisen.

Yleisiin asioihin kuuluu esimerkiksi yrityksen toiminnasta kertominen, työterveyshuoltoon liittyvä ohjeistus, palkanmaksuun liittyvien asioiden läpikäynti ja yleiset toimintatavat ja tärkeät yhteystiedot. Työmaakohtaisessa perehdyttämisessä käydään läpi työmaalla työskentelyyn ja liikkumiseen liittyvät asiat ja erityisesti työturvallisuuden näkökulmasta huomioitavat asiat.

Yrityksen koosta ja resursseista riippuen perehdytys voidaan ja mahdollisuuksien mukaan kannattaakin vastuuttaa useammalle eri henkilölle. Yksinkertaisimmillaan toimiva ratkaisu tähän voi olla esimerkiksi se, että esihenkilö käy läpi työmaakohtaisen perehdyttämisen ja yleisen perehdyttämisen, ja työhön opastamiseen on nimetty uuden työntekijän kollega vastuuhenkilöksi, jonka kanssa uusi henkilö voi lähteä perehtymään varsinaisiin työtehtäviinsä. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on usein myös nykyisille työntekijöille mielekästä vaihtelua ja mahdollisuus oppia uutta.

Ensivaikutelma, ja se miten työntekijä otetaan uudessa työpaikassa vastaan, jäävät mieleen pitkäksi aikaa ja ovat erittäin tärkeitä työsuhteen hyvälle alulle. Esihenkilön pitäisi aina pyrkiä ottamaan uusi työntekijä henkilökohtaisesti vastaan ensimmäisenä työpäivänä. Työntekijälle esitellään ensimmäisenä päivänä hänen työympäristönsä ja näytetään mistä kaikki tarvittava löytyy. Rakennusalalla turvallisuusasiat ovat luonnollisesti tärkeysjärjestyksissä ykkössijalla ensimmäisenä perehdytettävänä asiana. Esimerkiksi ennen rakennustyömaalla liikkumista pitää käydä siihen liittyvät turvallisuus- ja käytännönasiat läpi.

Ensimmäisen päivän tärkeitä kohokohtia ovat myös työkavereiden tapaaminen ja yhteinen lounas. Heti alkuun on myös hyvä käydä uuden työntekijän kanssa läpi suunnitelmaa hänen perehdyttämisensä etenemisestä, jotta uusi työntekijä tietää miltä seuraavat päivät ja ensimmäiset viikot tulevat hänen kohdallaan näyttämään.

Uudelle työntekijälle on myös aina erityisen mukava yllätys, mikäli työnantaja muistaa uutta työntekijää ensimmäisenä päivänä jollain extralla, kuten yrityksen logolla varustetulla hupparilla, juomapullolla tai vaikka suklaalevyllä. Kaikki tällaiset huomioimiset luovat uudelle työntekijälle hyvää fiilistä uuden työn aloittamisesta.

Uuden työntekijän on tärkeää päästä osaksi työyhteisöä työsuhteen alusta lähtien. Tämä lisää viihtyvyyttä ja sitoutumista työpaikkaa kohtaan.

Työnantaja voi edistää uuden työntekijän pääsemistä sisälle työyhteisöön monin keinoin. Näihin kuuluvat esimerkiksi uuden työntekijän aloittamisesta tiedottaminen etukäteen muille työyhteisön jäsenille, työntekijän esittely henkilökohtaisesti muille työntekijöille ensimmäisenä päivänä, nykyisten työntekijöiden osallistaminen uuden työntekijän perehdyttämiseen ja työpari-tyyppinen työskentely.

Uuden työntekijän työsuhteen alkuun voidaan järjestää mahdollisuuksien mukaan myös tiimin yhteinen lounas tai iltapäiväkahvit, jossa uusi työntekijä pääsee tapaamaan kollegoitaan.

Uudelle työntekijälle kannattaa antaa palautetta säännöllisesti. Tämä on tärkeää, sillä positiivinen palaute vahvistaa hyvää tekemistä ja mikäli korjaavalle palautteelle on aihetta, se kannattaa antaa mahdollisimman pian, jotta toimintatapoja saadaan vietyä haluttuun suuntaan heti alusta alkaen. Koeajalle voidaan sopia jo perehdytyssuunnitelmaa laadittaessa ajankohdat yhteisille palautekeskusteluille, joissa esihenkilö ja uusi työntekijä pääsevät keskustelemaan miten uuden työn alku on molemmin puolin lähtenyt käyntiin.

Kun palautteen antamisen ottaa käytännöksi jo työsuhteen alusta alkaen, jää se todennäköisemmin toimintamalliksi myös sen jälkeenkin. Alussa uudella työntekijällä saattaa muutenkin olla epävarmuutta tekemisestään, joten palaute on tärkeää siitäkin syystä, että työntekijä tietää tekevänsä oikeita asioita. Ole myös tietoinen siitä, milloin työntekijän koeaika loppuu, ja käy sitä ennen vielä yhteinen keskustelu työntekijän kanssa.

Työnantajan kannattaa ehdottomasti pyytää palautetta myös uudelta työntekijältä siitä, miten työsuhteen alku on hoidettu, sekä työpaikan toiminta- ja työtavoista. Kannusta uutta työtekijää ilmoittamaan myös havaitsemistaan turvallisuuteen liittyvistä kehityskohteista. Uudet työntekijät huomaavat helpommin kehittämiskohteita ja heillä saattaa olla hyviä ideoita toiminnan parantamiseksi. Ota tästä hyöty ja kehitysehdotukset käytäntöön!