Skulle arbetstiden kunna användas mer effektivt?

Är informationen utsprid på papperslappar, Excel-ark och PDF-kopior på leverantörsfakturor? Ringer telefonen ibland med kunder som frågar vart deras faktura är då de gärna skulle betala nu när dom har pengarna? Ringer dina anställda och frågar vart dom ska på morgonen när det är dags att jobba? Om något av det ovanstående låter bekant, fortsätt läsa.

Man kan med hjälp av automatisering lösa del rutinuppgifter. Man kan modifiera sina egna arbetsprocesser lite också, och dra nytta av ett helhetssystem där det räcker med en registrering av information, som sen delas vidare till andra funktioner som behöver informationen, eller delar av den.

Föreställ dej följande: Telefonen ringer. En kund behöver ett jobb utfört. Ni kommer överens om detaljerna och du skapar kunden, projektet och en arbetsorder, som du sen tilldelar en anställd, i systemet.

Montören tittar i sin mobil vad han har för jobb för dagen och åker till kunden som ringde. Er anställda har hämtat material från närmaste leverantör och har till dom meddelat hur fakturan ska märkas. Han eller hon registrerar sina arbetade timmar direkt på arbetsordern och markerar den som klar.

Fakturan från leverantören kommer, och den är märkt den med rätt referens. Systemet känner av referensen och styr raderna direkt till projektet och arbetsordern.

Ni kontroller uppgifterna på fakturan som vanligt och godkänner den. Det är nu dags för er att fakturera kunden som ringde.

Arbetsordern innehåller allt som behövs, till exempel arbetade timmar och allt material. Ni markerar de händelser som ska faktureras, och sen skickar ni iväg fakturan.

I bakgrunden har systemet också gjort en massa rutinarbete automatiskt. Materialet har bokförts som kostnader för projektet, och finns även i redovisningen som inköp av material.

Bokföringsmässigt har det skapats en skuld till er leverantör när fakturan dök upp. Det har också skapats en fordran till er när er faktura till kunden gick. När lönerna har körts och betalats, så belastar dessa kostnader också projektet, samt resultaträkningen så klart.

Vad har du för nytta av allt detta förutom att faktureringen inte tar en evighet? Ni ser exakt hur projektet gick. Ni ser hur mycket materialet kostade och vad den anställda kostade. Ni ser hur mycket intäkter ni hade. I slutändan ser ni exakt hur mycket vinsten blev för just detta projekt.

Om vi granskar lite bredare, så har ni bokföringen klar, med all rapportering av moms och löner. Kunden är nöjd med det utförda arbetet. Er anställda er nöjd med att lönen kommer i tid och ni är nöjda med ett bättre kassaflöde.

Att byta system kanske låter tungt, och till viss del är det också det. Det kräver tid att lära sej, och det kräver tid att få inställningar gjorda samt information överfört.

Visste du att vår mjukvara även finns på svenska? Fråga mer om ERP från våra experter hur automatisering kan hjälpa ditt företag och ditt dagliga jobb.