Automaattinen raportointi: kuinka tarkkaa seurantaa on mahdollista saada?

Raportointi saattaa tuntua työläältä ylimääräiseltä vaiheelta, mutta kannattavan liiketoiminnan varmistamisen kannalta se on erittäin tärkeä osa yrityksen arkea. Automatisoimalla raportointia saadaan vähennettyä henkilöihin kohdistuvaa työkuormaa sekä nopeutettua tiedon saantia.

Kuinka taloutta tulisi seurata? Riittääkö, että käy maanantaiaamuisin maksupäätteellä ja tarkastaa vihreän eurologon vierestä tilin saldot?

Epäilen, ettei se riitä, vaikka yritys olisi vakavarainen ja tilauskirja näyttäisi vihreää pitkälle tulevaisuuteen. Raportoinnin seuraaminen kannattaa, sillä sen avulla saadaan hyvä kuva yrityksen toiminnasta ja yrityksen taloudellisesta tilanteesta.

Tänä päivänä esimerkiksi komponenttipula voi viivästyttää töitä, joka yhtä lailla vaikuttaa yrityksen talouteen.

Pelkästään raportoimalla liikevaihtoa voidaan nähdä menneiltä kausilta, mikäli jotkut ajankohdat ovat vuodessa normaalia hiljaisempia.

Eri raportointitapoja yhdistelemällä voidaan ennustaa yrityksen tilaa ja toimintaa pitkäksikin aikaa eteenpäin.

Riittääkö täysi tilauskirja?

Kyllä ja ei. Projektien seuraaminen on hyvästä, sillä mistä muuten tietää, mikä työ kannattaa ja mikä työ ei?

Olisiko aihetta ulkoistaa jokin osa toiminnasta ja toisaalta onko syytä panostaa johonkin toiminnan osa-alueeseen enemmän tekemällä investointeja? Onko jokin tietty työ, mikä tuo kuluihin nähden huomattavasti liikevaihtoa?

Voit seurata myyntitilausten kannattavuutta, mutta antaako pelkästään se täydellisen kuvan projektista?

Työhön saattaa liittyä muita kustannuksia, kuten esimerkiksi asennusta tai koulutusta asiakkaan luona. Tällöin raportointia projektikokonaisuudesta kannattaa jatkaa vieläkin pidemmälle, jolloin nähdään toteutunut liikevaihto, kustannukset ja kate.

Tarkalle tasolle porautuneen raportin pohjalta voidaan tarkastella, tehdäänkö esimerkiksi kannattamatonta työtä tai voidaanko tietystä osa-alueesta luoda tehokkaampaa tai kannattavampaa.

Eri käyttäjäroolit tarvitsevat eri raportointitavat. Johdolle on tärkeää päästä näkemään myös tuloslaskelma ja tase, kun työnjohdolle ensisijainen raportointitarve on omien projektien seuranta.

Kaikkien työtä helpottaa merkittävästi, jos järjestelmä toimittaa myös automaattiraportointia.

Tällainen kattava järjestelmä pystyy esimerkiksi antamaan reaaliaikaista tietoa kirjanpidon perusraporteista laskutusraportteihin, projektivalvonnan raporteista myynnin raportteihin ja sisäisen laskennan raporteista reskontrien ikäjakaumaraportteihin.

Onko automaattinen raportointi luotettava?

Kyllä. Raportointi on myös aina ajan tasalla, jos käytössä on nykyaikainen ja automatisoitu toiminnanohjausjärjestelmä.

Tällaisten järjestelmien etu on se, että kaikki ovat samassa järjestelmässä eikä tarvita tietojen siirtoa erillisten osajärjestelmien välillä.

Ajantasaisuus tulee järjestelmien hyväksymisperusteisesta mallista, jolloin kuukausiraportointi on valmis heti kuukauden ensimmäisenä päivänä päättyneeltä kuulta. Talouden henkilöstöltä säästyy aikaa, kun viranomaisilmoitukset ja -maksut lähtevät järjestelmästä automaattisesti, jolloin voidaan keskittyä enemmän konsultoivaan rooliin.

Kun tehdään tarjous, myyntitilaus, ostotilaus ja toimitetaan tuotteet asiakkaalle, kustannukset tulevat laskutukseen suoraan kirjatuilta töiltä, tuotannosta sekä ostolaskuilta, jonka jälkeen myyntilasku voidaan lähettää automaattisesti asiakkaalle.

Kaikki tämä on nykyään mahdollista tehdä nykyaikaisten järjestelmien ansiosta suoraan selaimelta ja projektia voi seurata päivittäin ilman arvailua, miten tässä tulee käymään.

Raportointi on luotettavaa, jos nämä kaikki tehdään yhdessä ja samassa toiminnanohjausjärjestelmässä. Toiminnan ennakoitavuus ja sopeutuminen ovatkin pitkäikäisen yrityksen yksi elinehto.

Tämän takia raportointia tarvitaan ja siksi sitä täytyy seurata sekä kehittää aktiivisesti.

Matias Kauppinen

Matias toimii käyttöönottokonsulttina ensisijaisesti teollisuusasiakkaiden parissa ja auttaa asiakkaiden palkanlaskennan ja kirjanpidon asetusten kuntoon hoitamisessa ja käytön aloittamisessa. Parasta työssä hänen mukaansa on tietysti loistavat työkaverit ja monipuolinen työnkuva. Asiakkaan työkuorman keventäminen ja tehostaminen uuden ohjelmiston myötä, kun käyttö rutinoituu. Vapaalla Matias viihtyy monipuolisesti liikkuen tai sohvalla leposykkeessä. Hänen tulee harrastettua paljon kaikkea telttailusta cross trainingiin, itsepuolustukseen, polkujuoksuun ja retkiluistelusta kajakkimelontaan. Suunnistuksen mukana on tullut kisaaminen esimerkiksi multisport- ja rogaining-kisoissa. Metsässä on ihmisen hyvä olla.