Etätyön johtaminen: 6 vinkkiä yrityksille

Lukaise alta tai katso videolta, miten tehostaa omaa etäjohtamista:

Työn johtaminen ainakin osittain etänä on ollut Admicomin asiakkaille arkipäivää jo ennen koronaa. Vaikka työ itsessään rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden alan yrityksissä on hyvinkin aika- ja paikkasidonnaista, ei esihenkilö välttämättä ole työskennellyt fyysisesti samassa paikassa tiimiläistensä kanssa tai tavannut heitä päivittäin.

Korona-aika on kuitenkin tehnyt työn johtamisesta etäältä huomattavasti yleisempää ja nostanut keskusteluun sen, millaista on hyvä etäjohtaminen. Viimeistään nyt onkin hyvä hetki pysähtyä miettimään omaa johtamista ja sitä, miten sitä voisi kehittää.

Etäjohtamiseen pätevät hyvin pitkälti samat periaatteet, käytännöt ja toimintatavat kuin lähijohtamiseenkin. Etänä johdettaessa niiden merkitys kuitenkin korostuu entisestään ja niihin pitää kiinnittää tietoisesti ja enemmän huomiota.

1. Kirkasta tavoitteet

Kaikki lähtee siitä, että työntekijä tietää omat työtehtävänsä ja niihin liittyvät tavoitteet ja raamit:

• Mitä minun on tarkoitus tehdä?
• Mihin suurempaan kokonaisuuteen tai tavoitteeseen työni kytkeytyy?
• Miten tehtävä suoritetaan?
• Mihin mennessä on oltava valmista?
• Millaisia laatuvaatimuksia tehtävään liittyy?
• Mitä teen, jos en osaa tai kohtaan muita ongelmia?
• Mistä asioista voin päättää itse?
• Millä suoriutumistani mitataan? Miten onnistumistani arvioidaan?

Kun työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan, hänellä on mahdollisuus suunnitella ja suorittaa annettu tehtävä itseohjautuvasti.

Tämä puolestaan lisää työn mielekkyyttä, luottamusta ja turvallisuudentunnetta.

2. Varmista työvälineet

Toinen tärkeä asia on se, että työtehtävien suorittamiseen tarvittavat työvälineet ovat kunnossa ja niitä osataan käyttää.

Tämä pätee sekä fyysisiin työkaluihin ja laitteisiin että sähköisiin palveluihin, sovelluksiin ja järjestelmiin. Varmistathan siis, että tiimiläisesi hallitsevat nämä!

3. Viesti, viesti ja viesti

Kolmantena nostaisin esiin vuorovaikutuksen merkityksen. Etäjohtajan on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että tieto kulkee niin esihenkilöltä tiimiläisille kuin toisinkin päin.

Etäällä esihenkilöstä olevat eivät saa jäädä tietokatveeseen lähempänä oleviin verrattuna, vaan saman tiedon tulee olla kaikkien saatavilla.

Tiedonjakoon liittyvistä käytännöistä kannattaa sopia yhdessä tiimin kanssa, jotta kaikki tietävät esimerkiksi sen, mitä kanavaa minkäkin tiedon välittämiseen käytetään.

Riittävän kommunikaation määrän lisäksi kannattaa panostaa myös sen laatuun: viestitään oleelliset asiat selkeästi, johdonmukaisesti ja oikeaa kanavaa käyttäen.

Kahdenvälinen vuorovaikutus esihenkilön ja tiimiläisen välillä on hyvä turvata säännöllisellä yhteydenpidolla.

Aina puhelun tai viestin taustalla ei tarvitse eikä pidäkään olla töihin liittyvää asiaa, vaan välillä kannattaa kysyä ihan vain kuulumisia.

Esihenkilön on myös oltava tiimiläistensä saatavilla heidän aloitteestaan tapahtuvia yhteydenottoja varten – ei kuitenkaan 24/7 vaan yhdessä sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Kohtaamisiin on varattava aikaa, ja esihenkilön on oltava niissä 100 % läsnä.

4. Tuplaa palautteen määrä

Erittäin tärkeää on myös palautteen antaminen. Kun pienet kohtaamiset jäävät puuttumaan, ei myöskään ohimennen annetuille kiitoksille ja kehuille ole niin luontevaa tilaisuutta. Tämän vuoksi niitä on annettava enemmän varta vasten ja asiasta tehden.

Etäällä omasta esihenkilöstään ja mahdollisesti muustakin omasta tiimistään olevat suorastaan janoavat palautetta työstään.

Se luo tunnetta onnistumisesta omassa työssä, vahvistaa halua pyrkiä samaan tai vieläkin parempaan ja lisää hyvinvointia ja sitoutumista – puhumattakaan hyvästä mielestä. Myös korjaavan palautteen antaminen tarvittaessa on tärkeää.

5. Rakenna yhteisöllisyyttä

Etäjohtajan on tavallistakin tarmokkaammin pyrittävä rakentamaan ja ylläpitämään yhteisöllisyyttä.

Keinoja on monia: viikkopalaveri, jossa on mahdollisuus jakaa myös henkilökohtaisen elämän kuulumisia, juoksulenkki kimpassa työpäivän jälkeen tai vaikka työporukan yhteinen WhatsApp-ryhmä, jossa ei viesteillä työasioista.

Toiveita ja ideoita kannattaa kysyä myös tiimiläisiltä! Ryhmään kuulumisen kokemus sitouttaa ja näkyy työn tuloksissa.

6. Vastuuta tiimi

Lopuksi on hyvä muistaa, että esihenkilön ei tarvitse tehdä kaikkea tätä itse. Jokainen tiimiläinen on omalta osaltaan vastuussa yhteisöllisyydestä, palautteen antamisesta ja sujuvasta vuorovaikutuksesta.

Jos omat tavoitteet ovat epäselvät tai työvälineiden käytössä on haasteita, niihin voi ja pitää hakea täsmennyksiä ja ohjeita.

Onnistuneen etätyön ja etäjohtamisen pohjana ovat yhdessä sovitut pelisäännöt sekä molemminpuolinen avoimuus ja luottamus.