Järjestelmän vaihtaminen ei ole kirosana

Uusi järjestelmä tarkoittaa myös toimintatapojen muutosta. Muutosta tehdään kuitenkin syystä, ja se on tärkeä muistaa käyttöönottoprojektia pohtiessa. Uusi järjestelmä mahdollistaa asioita, joilla oman yrityksen liiketoimintaa pystytään kehittämään.

Olipa kyseessä kustannussäästöt, ajan säästäminen tai seurannan parantaminen – merkitys yrityksen arkeen on joka tapauksessa suuri. Panostamalla käyttöönottoprojektiin yritys varmistaa sen, että muutos on mahdollisimman kevyt ja uuden järjestelmän hyödyt saadaan nopeasti käytäntöön.

Sen lisäksi on tärkeää muistaa, että myös ohjelmistotoimittajalla on korkea motivaatio onnistua käyttöönottoprojektissa. Mekin haluamme, että asiakas onnistuu tässä yhteisessä projektissa ja oppii käyttämään järjestelmää kunnolla, saaden siitä kaiken hyödyn irti.

Miten uusi järjestelmä ajetaan käyttöön?

Adminet Lite -palvelun käyttöönottoprojekti koostuu aloituspuhelusta, webinaareista ja käyttöönoton tehtävistä.

Aikaa käyttöönottoprojektiin varataan noin kuukausi. Päivittäisen toiminnan pitää onnistua käyttöönotosta huolimatta, ja koulutukseen, asetusten määrittelyyn sekä palveluiden tilaamiseen on syytä varata aikaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita kuukauden täysiä työtunteja, vaan joitain tunteja viikossa. Yhden hengen yrityksellä käyttöönotto käy nopeasti, mutta yrityksen koon kasvaessa myös käyttöönotto vaatii hieman enemmän aikaa. 

Aloituspuhelu

Aloituspuhelussa käydään läpi projektin aikataulu sekä työnjako. Osa vastuista kuuluu asiakkaalle ja osa meille. Asiakkaan itsenäistä tekemistä ohjaavat Adminetin käyttöönoton tehtävät, joissa asiakasta neuvotaan esimerkiksi tietojen syötön ja asetusten määrittelyn osalta.

Webinaarit

Webinaarikoulutukset ovat kerran viikossa käyttöönottokuukauden aikana ja niissä koulutetaan Adminet Liten perusteet, mm. henkilöiden perustaminen, työtilaukset, mobiili ja laskutus sekä osto- että myyntilaskujen osalta.

Webinaareihin voi osallistua livenä tai ne voi katsoa jälkikäteen. Liveosallistuminen on kuitenkin suositeltavaa, jotta myös kysymysten esittäminen on mahdollista.  Asentajat kannattaa ottaa mukaan webinaariin, joissa käsitellään mobiilia ja siellä tehtäviä kirjauksia. Muuten osallistujaksi riittää yrityksen yrittäjä(t) sekä mahdollinen toimistohenkilö. 

Vaikka koko henkilöstöä ei jokaiseen webinaariin tarvita, on henkilöstön sitouttaminen muutokseen keskeistä projektin onnistumisen kannalta.

Koulutus ja päivittäisten hyötyjen avaaminen ovat toimivimpia keinoja siihen, että henkilöstö sitoutuu. 

Käyttöönotto kehittyy jatkuvasti

Käyttöönottoprojektia kehitetään koko ajan, ja monia hyviä käytänteitä onkin jo löydetty satojen käyttöönottojen aikana. Talvella 2021 tehdyn asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan 90 prosenttia asiakkaistamme koki, että myyntiprosessin aikana annetut lupaukset pystyttiin lunastamaan käyttöönotossa. Myös tyytyväisyys webinaareihin ja käyttöönoton onnistumiseen oli korkealla tasolla, keskiarvon ollessa 4,6 / 6. 

Sitoudu projektiin, suhtaudu muutoksiin avoimin mielin sekä osallistu koulutuksiin. Näillä ohjeilla käyttöönottoprojektissa pääsee pitkälle! 

Mikäli toimintatapojen muuttaminen syksyä silmällä pitäen tuntuu ajankohtaiselta, ota meihin yhteyttä. Järjestelmän valinta sekä kokonaisuuden suunnittelu on syytä tehdä hyvissä ajoin, jotta uusi järjestelmä voisi olla käytössä elo- tai syyskuun aikana. Mukavaa alkanutta kesää!