Viestintä henkilöstölle ohjelmistomuutoksen aikana
Oli muutos todellisuudessa pieni tai iso, syntyy herkästi vastarintaa, jos siitä ei ole viestitty riittävästi.…
Yritystä johtavalla yrittäjällä tai toimitusjohtajalla on monesti monta rautaa tulessa, ja parhaimmillaan useiden eri yritysten raudat yhtä aikaa. On perustettu uusi tytäryhtiö tai tehty liiketoimintakauppa, yrityksen toimitilat ovat yrittäjän omistamassa kiinteistössä, tai oma yritys on kasvanut eri toimialoille, jolloin se on pilkottu pienemmiksi yhtiöiksi. Joskus omasta harrastuksesta on ajan saatossa muodostunut sivubisnes, joka on alkanut tuottamaan.
Eri yhtiöissä eri toimialoilla on omat prosessit ja välineet, mutta tietyt asiat pysyvät samoina.
Myyntilaskuja lähetetään, ostolaskuja ja palkkoja maksetaan, tehdään kirjanpito, tilinpäätös, ja muut lakisääteiset velvollisuudet.
Jos jokaisessa yrityksessä nämä asiat tehdään vähän eri tavalla, on kokonaisuuden hallinta koetuksella.
Samalla voidaan haluta varmistaa, että yrityksen brändi näyttää yhtenäiseltä asiakkaalle, kaikki työntekijät leimaavat tuntinsa samalla tavalla, ja esimerkiksi budjetti työkalujen ja työvaatteiden hankintaan on läpinäkyvä ja tehty yhteisillä säännöillä.
Liiketoiminnan prosessit on syytä laittaa kuntoon koko konsernille
Erityisesti toimintatapojen vaihtelun haittapuolet korostuvat yrityksissä, jotka toimivat samalla toimialalla. Kun kirjaukset tehdään eri tavoilla, saadaan myös erilaisia raportteja. Eri järjestelmistä tulevia myynti- tai projektiraportteja voi joutua muokkaamaan runsaasti, että niistä saadaan vertailukelpoisia.
Normaaliin päivittäiseen työhön liittyvät asiat kärsivät myös, kun useiden eri tilien hallinnan puuttuessa pitää muistaa suuri määrä tunnuksia ja salasanoja, käyttötapoja, ja hakutoimintoja, sekä ylläpitää useita Excel-tiedostoja.
Toimintatapojen yhtenäistäminen tuo taas mukanaan useita hyviä puolia, kuten tasavertaiset työohjeet työntekijöille, vertailukelpoisia raportteja ja budjetteja, ja myös uuden työntekijän perehdytys selkeytyy huomattavasti.
Mahdollinen yhdistetty kirjautuminen eri järjestelmiin, eli samalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla pääsee kirjautumaan useampaan järjestelmään, vähentää muistettavien salasanojen määrää. Saman järjestelmän käyttö tekee myös työvoiman siirtämistä toimialalta tai yrityksestä toiseen helpommaksi tiettyjen perustoimintojen pysyessä samoina.
Edellä mainitut asiat johtavat päätöksiin toimintatapojen yhtenäistämiseksi.
Vaikka asiasta päättäville yhtenäistämistavoite on selkeä ja itsestään selvä ratkaisu, niin työntekijöille se voi tarkoittaa totuttujen toimintatapojen muuttamista. Muutoksen yhtenä onnistumisen edellytyksenä onkin siitä viestiminen henkilöstölle.