Kuinka automatiikalla helpotetaan työtä?

Vuosikausia hyväksi havaituilla ja rutinoituneilla toimintatavoilla liiketoimintaa harjoittaneen yrityksen henkilöstön voi olla vaikea mieltää, miten nykyaikainen ohjelmisto voisi päivittäistä työntekoa helpottaa. Kolikon kääntöpuolena – pitkään automatisoitua toiminnanohjausjärjestelmää käyttäneen rakennus-, talotekniikka- tai teollisuusyrityksen henkilöstölle automatiikan tuomat hyödyt ja helpotukset voivat olla niin arkipäiväisiä, ettei edes muista menneisyydessä manuaalisesti tehdyn rutiinityön määrää.

Miten automatiikka sitten näkyy eri rooleissa toimivien henkilöiden arjessa?

Olen työssäni päässyt käytännössä avustamaan ja todistamaan, miten paperiset tuntilaput ovat vaihtuneet sähköisiin tuntikirjauksiin, ja ”kilometrin” mittainen paperikansiohylly on vaihtunut Internet-selaimella toimivan ohjelmiston sähköisiin kansioihin.

Jotta automatiikan hyödyt aukeaisivat paremmin, listaan eri roolien näkökulmista muutamia konkreettisia hyötyjä, jotka nousevat toistuvasti esiin laajasti automatisoidun järjestelmän käyttöönottoprojekteissa.

Asentajan silmin

Vaikka pitkän linjan asentaja kirjaisi tehdyt työtunnit tottumuksen mukaisesti mielellään vanhaan kunnon paperikalenteriin, riittää, kun ne kirjataan mahdollisine työnkuvauksineen suoraan sähköiseen järjestelmään. Kirjaukset tallentuvat automaattisesti palkanmaksun ja laskutuksen pohjaksi.

Myös työkohteen perustiedot ovat helposti tarkistettavissa suoraan puhelimesta ja seuraavaan kohteeseen voi lähteä heti ilman edestakaista toimistolle ajelua.

Sairastumistapauksessa on helppo napata valokuva lääkärintodistuksesta, joka ohjautuu sähköisesti esimiehelle hyväksyttäväksi ilman fyysistä kohtaamista.

Joskus voi myös olla tilanne, että työn valmistuminen jää kiinni muutamasta tarvikkeesta, joita autossa ei juuri sillä hetkellä ole. Kun varsinainen tukkuliike on kaukana, on tehokkaampaa ostaa loput tarvikkeet läheisestä hypermarketista asentajan omalla rahalla ja tehdä ostosta käteiskuittilasku. Se on välittömästi laskun syöttämisen jälkeen esimiehen hyväksyttävissä asentajalle takaisin maksettavaksi.

Työnjohtajan näkökulma

Kun tukkuostolaskut kohdistuvat viitetietojen mukaan kunkin työnjohtajan vastuussa oleville kohteille, ne ovat automaattisesti oikean henkilön tarkastettavana. Lisäksi ostojen suora kohdistuminen oikeille projekteille minimoi riskin, että jotain jää laskuttamatta.

Työnjohtajan tai muun vastuuhenkilön huolellisesti tekemien alkutoimenpiteiden jälkeen järjestelmä muodostaa ja lähettää automaattisesti rakentamisilmoitukset, mikäli verottajan määrittelemät tiedonantovelvollisuuden kriteerit täyttyvät.

Projekteja johtava ja valvova työnjohtaja (tarvittaessa myös asentaja) voi dokumentoida projektien etenemisen ottamalla päivittäisestä työn etenemisestä valokuvia suoraan järjestelmään mahdollista myöhempää tarvetta varten.

Helpotusta hallinnolle

Hallinnossa työskentelevien henkilöiden tehtäväkenttä on laaja ja roolit voivat olla moninaiset. Yleishallinnollisia tehtäviä tekevä työntekijä pystyy esimerkiksi seuraamaan päivittäin yritykselle tulevia maksuja ja niiden kohdistumista aikanaan tehtyihin myyntilaskuihin. Hän voi tehdä muutamalla klikkauksella usean sivun mittaiselle myyntilaskulle hyvityslaskun ilman manuaalista työ-, tarvike- ym. rivien kirjoittamista.

Palkanlaskennassa automatiikan hyödyt ovat merkittävät, kun se muodostaa muun muassa kaikille palkkaa maksaville yrityksille pakolliset Kansalliseen tulorekisteriin (KATRE) lähetettävät palkka- ja erillisilmoitukset sekä muodostaa ja maksattaa ay- ja ulosottotilitykset.

Nyt verovuoden vaihtuessa ohjelmisto noutaa verottajalta automaattisesti myös palkansaajien uudet verokortit.

Kirjanpitäjä voi hyötyä automatiikasta esimerkiksi siten, että järjestelmä laskee ja maksaa ALV-maksun sekä tekee ALV-ilmoituksen määräaikaan mennessä.

Usealla yrityksellä vaihtuu tilikausi vuoden vaihteessa. Kun automatiikka auttaa kirjanpitäjää kirjanpidon tekemisessä ympäri vuoden, voi tilinpäätöksen laadinta olla nyt 7.1.2021 hyvässä vauhdissa – ellei jopa loppusuoralla!

Automatiikan hyötyjä yrityksen johdolle

Osa toiminnanohjausjärjestelmistä toimii tätä nykyä Internet-selaimella – ei ole siis tavatonta, että yrittäjä, omistaja tai toimitusjohtaja seurailee ja johtaa yrityksen toimintaa mökkilaituriltaan tai vaikka Etelä-Euroopan aurinkorannoilta.

Automatiikan myötä toimitusjohtajan ei tarvitse odotella kirjanpitäjän tekemiä jälkilaskelmia kohteiden edistymisestä, vaan hän voi tarkastella projektien talouslukuja tai vaikka yrityksen tuloslaskelmaa ja tasetta reaaliaikaisesti ja mistä vain.

Kun projektiraportteja ei tarvitse manuaalisesti muodostaa, jää enemmän aikaa mahdollisten poikkeamien havaitsemiseen ja niihin puuttumiseen.

On vaikea määritellä yhtä kaikkein parasta automatiikan liiketoimintaan tuomaa etua, sillä kokonaisuus ratkaisee. Työajassa ja tämän myötä rahassa saavutettavat säästöt ovat usein merkittäviä, kun järjestelmä tekee ihmisen ohjaamana useita rutiinitöitä ja vähentää merkittävällä tavalla manuaalista tiedon keräilyä ja siirtoa paikasta toiseen.

Automatiikka on hyvä renki, kunhan ihminen pysyy isännän paikalla!