Kuinka helpottaa uuden ohjelmiston oppimista?

Kohtaamme päivittäisessä arjessamme jatkuvasti uusia tilanteita. Suurin osa näistä tilanteista on niin pieniä tai vähäpätöisiä, etteivät ne ehdi herättää meissä juurikaan ajatuksia tai tunteita. Pystymme myös suoriutumaan niistä omaamamme vanhan tiedon pohjalta.

Usein muutos ja uudet tilanteet ovat väistämättömiä, jotta pystyisimme kehittämään toimintaamme ja pysymään muuttuvan yhteiskunnan mukana sekä ajan vaatimalla tasolla.

”Uusi tuntematon” herättää aina tunteita: innostusta, turhautumista, iloa, pettymystä ja joskus jopa suuttumusta. On hyvä, että tunteita herää, sillä tunteiden kirjo kuuluu oppimisen prosessiin oleellisesti. Tunteet nimittäin ovat ajattelumme perusta, ja yhdessä tunne ja järki muodostavat ympäristöstämme kokonaisvaltaisen käsityksen.

Hyvin usein olemme alkuinnostuksen pyörteissä innokkaita, täynnä odotuksia ja ajattelemme tulevasta myönteisesti. Tästä alun innostuksesta kannattaakin ottaa ilo ja hyöty irti, sekä ahmia tiedonjanoon kaikki mahdollinen informaatio.

Tiedon hankkimisesta on hyötyä jatkossa, kun alkuvaiheen innostus vaimenee ja oppimisen prosessissa eletään tasaisempaa vaihetta.

Uusia asioita ja tilanteita tulee siis väistämättä eteemme, tahdottiinpa niitä tai ei. Hyvissä ajoin aloitettu ajatustyö ja tulevan muutoksen kartoittaminen – mitä sen haltuun ottaminen tulee vaatimaan itseltä ja muulta työyhteisöltä – edesauttavat projektin läpiviemistä.

Ajatustyö kuuluu valmistautumiseen

Joitain asioita voi pohtia itse ennen uuden ohjelmiston käyttöönottoa, mutta yksin kaikkea ei tarvitse osata ajatella. Kokeneet kouluttajat osaavat nostaa mietittäväksi sellaisia teemoja, jotka tulevat lähes jokaiselle yritykselle vastaan. Etukäteen pohdittavia asioita voivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Ajankäyttö: Onhan prosessille varattu riittävästi aikaa, jotta se saadaan onnistuneesti maaliin ja omat voimavarat riittävät sen läpiviemiseksi muiden tehtävien ohella? Aikatauluta (ja pidä siitä kiinni). Aikatauluun on syytä jättää myös väljyyttä, jotta ennakoimattomiin tilanteisiin olisi aikaa reagoida.
• Resurssit: Kuinka paljon ja mitä resursseja projektia varten tarvitaan; keiden kaikkien työpanosta ja mitä fyysisiä välineitä – onko tarvetta päivittää kalustoa?

Onko tarpeen vahvistaa työntekijöiden motivaatiota tai tietoteknisiä valmiuksia muutokseen?

• Vastuut: Voiko kokonaisuutta jakaa osa-alueisiin ja näin palastella omaksumista esimerkiksi vastuualeittain tai osaamisen mukaan? Näin kokonaisuutta otetaan pikkuhiljaa haltuun, ja osa-alueiden vastuuhenkilöt osaltaan jakavat omaa osaamistaan sekä tietotaitoa muulle henkilöstölle.
• Priorisointi: Onko projektille ajateltu aikataulu realistinen? Tapahtuuko yrityksessä muita isoja aikaa vieviä asioita samaan aikaan? Voiko näitä tehdä limittäin? Mikä tilanne on tällä hetkellä, puolen vuoden tai vuoden päästä – missä halutaan olla ja mitä sille voi ja pitää tehdä nyt? Priorisoidaan asiat lyhyellä ja pitkällä aikavälillä, kuinka tärkeitä ja välttämättömiä ne ovat yrityksen kehityksen ja liiketoiminnan kannalta?
• Verkostot: Hyödynnä omat verkostot ja laajenna niitä, jos mahdollista. Onko verkostoillasi kokemusta tai näkökulmaa vastaavanlaisista projekteista ja käyttöönotoista? Mitä vinkkejä tai kokemuksia heillä olisi antaa asian tiimoilta? Internet ja sosiaalinen media, esimerkiksi LinkedIn, ovat osaltaan oikein oivia välineitä tiedonhakuun sekä vertaistukeen. Kaikki verkot rohkeasti vesille!

Me käyttöönottokouluttajat olemme mukana koko uuden järjestelmänne käyttöönottoprosessin ajan.

Ohjaamme, tuemme, autamme ja opastamme, joten yksin uuden keskelle ei tarvitse jäädä missään vaiheessa. Projektin alusta asi teemme sekä yhdessä, että erikseen (hallitusti) järjestelmään asetuksia sekä määrityksiä. Näin järjestelmäoppimista sekä toimintojen omaksumista tapahtuu pikkuhiljaa, ja kerta kerralta osaaminen laajenee.

Vanhojen tapojen hautaaminen on osa muutosta

Uusien toimintatapojen omaksumista helpottaa vanhasta poisoppiminen, pois totutuista rutiineista. Poisoppimisella tarkoitan tilan ja mahdollisuuden antamista uudelle.

Poisoppiminen ei ole helppoa. Kuitenkin jo se, että tarkastelee omia toimintatapoja, auttaa tiedostamaan käyttämiään ajatus- ja toimintamalleja. Samalla voit myös huomata, että ne saattavat olla päivityksen tarpeessa.

Omalta mukavuusalueelta poistuminen on harvoin miellyttävää, mutta se on tarpeellista muutoksen vuoksi. Onnistumisten kautta kasvaa myös motivaatio opetella uutta.

Meitä käyttöönottajia voisi ajatella myös kannustavina koutsaajina, jotka auttavat prosessin läpiviemisessä ja uusien toimintatapojen juurruttamisessa arkeen.

Kaikkea ei voi aina ennalta käsikirjoittaa (onneksi!) ja odottamattomia asioita tapahtuu. Silloin muutetaan suunnitelmia ja koitetaan löytää yhdessä ne parhaat ratkaisut, jotta homma saadaan järjestelmän kanssa rokkamaan. Ammattitaidolla aina, mutta sopivasti pilke silmäkulmassa.

Yhteisen tavoitteen puolesta puhalletaan yhteen hiileen!