Kuinka varmistaa tasalaatuinen esihenkilötyö?

Esihenkilötyö ja sen onnistuminen on erittäin tärkeä yrityksen menestymisen edellytys. Esihenkilö vastaa tiiminsä toiminnan edellytyksistä ja tekemisen ohjaamisesta oikeaan suuntaan.

Esihenkilön on myös huolehdittava tiimiläistensä ”tuloskunnosta” eli siitä, että jokaisella työntekijällä on riittävästi tietoa, osaamista ja valmiuksia onnistua tehtävissään ja että työntekijä voi hyvin ja viihtyy työssään.

Yrityksen kasvaessa työntekijöiden ja samalla myös esihenkilöiden tai muissa sitä vastaavassa roolissa työskentelevien määrä lisääntyy.

Kukin esihenkilö on tietenkin omanlaisensa yksilö ja tekee työtään omalla persoonallaan ja vahvuuksillaan. Niin pitääkin olla!

Jokaisella työntekijällä on kuitenkin oikeus laadukkaaseen ja tasapuoliseen esihenkilöpalveluun riippumatta siitä, kuka juuri hänen esihenkilönsä sattuu olemaan.

Miten sitten varmistaa tasalaatuinen esihenkilötyö?

1. Valitse esihenkilöiksi vain sellaisia henkilöitä, jotka todella haluavat työskennellä esihenkilöinä. Jos muun työn ohessa tehtävä esihenkilötyö ei motivoi eikä kiinnosta, eivät lähtökohdat onnistumiselle ole kovin lupaavat.

2. Perehdytä uusi esihenkilö tehtäviinsä kattavasti ja huolellisesti. Varmista, että hän tietää ja ymmärtää rooliinsa kuuluvat tehtävät ja vastuut.

Näistä on välillä hyvä muistuttaa myös jo pidempään esihenkilöroolissa työskennelleitä.

3. Pidä esihenkilöiden ohjeet, tietopankit ja muut materiaalit ajan tasalla ja helposti löydettävissä. Näin heidän on helppo tarkistaa, milloin sairauspoissaolosta tarvitaan lääkärintodistus, miten työntekijää muistetaan merkkipäivänä tai mistä löytyy työtodistuspohja.

4. Laadi selkeät perusprosessit ainakin kriittisimpiin ja useimmin toistuviin tilanteisiin (esim. rekrytointi, uuden työntekijän sisäänajo, työajanseuranta, kehityskeskustelut, varhainen välittäminen). Varmista, että esihenkilöt toimivat niiden mukaisesti.

5. Tue, neuvo, ohjaa, sparraa esihenkilöä erityisemmissä tilanteissa. Oli kyseessä sitten työkyvyn äkillinen heikkeneminen, ristiriita tiimin sisällä, kinkkinen työaikakuvio tai halu palkita työntekijä erityisen hyvästä suoriutumisesta, asiaa on hyvä pallotella yhdessä. Joku toinen esihenkilö on saattanut aiemmin olla vastaavassa tilanteessa.

6. Infoa esihenkilöitä heidän työhönsä liittyvistä asioista (esim. muutos toimintatavassa, deadline tietojen toimittamiselle) samalla tavalla ja samanaikaisesti. Näin esihenkilöt ovat samalla kartalla eikä tieto kulje huhupuheina työntekijöiden ja osastojen välillä.

7. Kerää palautetta esihenkilötyöstä. Kaikki työntekijät eivät odota tai kaipaa esihenkilöltään samoja asioita: tärkeintä on se, että he kokevat saavansa sen, mitä tarvitsevat. Palaute ohjaa esihenkilöä toimimaan omassa roolissaan siten, että se palvelee juuri hänen tiiminsä yksilöitä.

Palautetta esihenkilötyöstä voi ja kannattaa pyytää myös samassa roolissa työskenteleviltä kollegoilta tai omalta esihenkilöltä.

Ehkä kaikista tärkeintä on kuitenkin se, että esihenkilö ymmärtää tekevänsä palvelutyötä, jonka tavoitteena ja tarkoituksena on mahdollistaa tiimin ja tiimiläisten loistaminen – se, että he pääsevät ja pystyvät antamaan parastaan työyhteisön ja yrityksen hyväksi.

Lisäksi esihenkilön on tunnettava ja sisäistettävä yrityksen arvot eli toiminnan sisäiset ohjenuorat ja toimittava niiden mukaisesti omassa roolissaan.

Jos nämä kaksi aidosti toteutuvat esihenkilön työssä, ei voi mennä pahasti pieleen!