Kylmä, koho, kompressio – kolmen K:n muistisääntö löytyy myös yrityksen ensiapuun

Liiketoiminnan notkahdusten hoitoon ei löydy muistista ihan yhtä helposti valmiita peukalosääntöjä. Kohtaamieni yrittäjien keskuudessa nousee kuitenkin sellaisia teemoja esiin, jotka voi helposti kolmella K-kirjaimella muistaa: kalenteroi, kohdista ja kehitä.

1. Kalenteroi

Kiire on toistuva teema yrittäjien keskuudessa ja jutellessani talotekniikka-alan yrittäjien kanssa tuntuu, että kiireellä on aivan omanlaisensa merkitys. Kiirehän voi olla hyvä asia, jos se tarkoittaa tervettä tilauskantaa kalenterin täyttyessä keikoista ja urakoista kuin itsekseen. Ikäväksi kumppaniksi se kuitenkin muuttuu yllättävän nopeasti, jos kaikkea työtä ei enää meinaa enää ehtiä hoitaa kunnialla.

Parempaan ajankäytön hallintaan suositellaan hoitokeinona ensisijaisesti tehokasta kalenterin käyttöä. Kiireen juurisyitä tämä ei tietenkään ratkaise, mutta auttaa kuitenkin moneen akuuttiin ongelmaan.

Kun kalenterointi on hanskassa, asioita ei unohdu, hommat tulevat hoidetuksi ja mahdolliset muutokset on mahdollista siirtää aina paremmin sopivaan hetkeen. Käytännön esimerkkinä Adminet-ohjelmistossa tämä tarkoittaa työtilausten hallintaa ja niiden resursointia kalenteriin. Yksi nopea kirjaus kalenteriin, jolloin keikka tai lisätyö näkyy työntekijällä ja on kohteessa tehtävien kirjausten jälkeen valmista laskutettavaa. Kalenterinäkymässä näkyy samalla silmäyksellä luonnollisesti myös työntekijöiden lomat ja poissaolot, jotta ne on helppo ottaa huomioon aikataulutuksessa.

2. Kohdista

Suurimmalle osalle alan yrittäjistä on selvää, että kuluja kannattaisi kohdistaa kohteittain. Silloin pystytään seuraamaan urakoiden ja muiden töiden kannattavuutta koko ajan ilman työlästä jälkilaskentaa. Yllättävän harva yritys kuitenkaan tekee tätä kovinkaan systemaattisesti.

Jos kulujen kohdistaminen koetaan liian aikaa vieväksi tai jos se vaatii työntekijöiltä manuaalisia toimenpiteitä, kuten tiedon siirtämistä järjestelmästä toiseen niin ei ole ihme, että tarkkuus ja raportointihalukkuus kärsii. Tilanne on tyystin toinen niille yrityksille, joille kohdistaminen hoituu automatisoidusti muun työn ohessa.

Käytännön esimerkkinä Adminetissä kulut kohdistuvat oikeille töille koko ajan sitä mukaa, kun kuluja tulee. Näin vältytään työläältä selvittelyltä ja lisätyöltä jälkikäteen raportoinnin ja seurannan puolella. Tällä apukeinolla haluamme auttaa yrityksiä saamaan ohjelmistosta helposti tärkeää tietoa oman liiketoiminnan eri osa-alueista ilman, että se tarkoittaa työläitä lisäkirjauksia tai varastaa aikaa laskutettavalta työltä.

3. Kehitä

Talotekniikka-alan näkymiä varjostavat parhaillaan työvoimapula ja rakennustarvikkeiden hintojen nousu. Piristymisen merkkejäkin onneksi on koronaepidemian patoutuneen kysynnän purkautuessa. Yksittäisen yrityksen on vaikea vaikuttaa suhdanteisiin, mutta pinnalla pysyy paremmin kehittämällä aktiivisesti omaa toimintaa, reagoimalla muutoksiin ja pitämällä yrityksen tulo- ja kulurakenteen terveenä.

Kehittäminen voi olla yritykselle raskasta puuhaa ja siinä onnistuminen on liikaa sattuman varassa, jos ensimmäiset kaksi K:ta on jäänyt tekemättä. Kiireessä ja mutu-tiedon varassa on nimittäin aika vaikeaa tehdä hyviä päätöksiä.

Kun aikaa vapautuu rutiiniluontoisista töistä esimerkiksi töiden resursoinnin ja raportoinnin puolella, on oman toiminnan kehittäminen ja suuntaaminen huomattavasti helpompaa. Jälleen käytännön esimerkkinä Adminetin avulla tiedät urakoiden ja laskutöiden kannattavuuden eurolleen, pystyt suuntaamaan tekemistä kannattavuuden ehdoilla ja mahdollisesti trimmaamaan vielä parempia tehoja irti liiketoimintasi moottorista.

Sama pätee myös taloushallinnon puolella. Vähentämällä rutiinitehtäviä palkanlaskennassa ja kirjanpidossa vapautat taloushallinnon ammattilaisten aikaa siihen, että he pystyvät rutiinikirjausten sijaan palvelemaan sinua enemmän myös oman liiketoimintasi kehittämisessä.