Tiedolla johtaminen on valtaa omaan liiketoimintaan
Kuinka tieto voi auttaa rakennusalan yritystä vakiinnuttamaan uskottavan ja menestyvän aseman? Reaaliaikaisella tiedolla johtaminen on…
Mikäpä helpottaisi yrittäjän tai talousjohtajan työtä kuin se, että pystyy itse katsomaan mitä on tehty ja mitä vielä on tekemättä sekä ottaa raportit järjestelmästä itse tarpeen mukaan, ilman ylimääräistä odottelua. Kaikille tarvittaville tahoille voi avata riittävät tunnukset tutustumaan oman vastuualueensa asioihin, mikä nopeuttaa työskentelyä ja vähentää epätietoisuutta.
1. Raportointi
Raportointi nopeutuu ja helpottuu, kun samat raportit ja tiedot ovat kaikkien osapuolten saatavilla järjestelmässä.
Raportteja on ohjelmistoissa erilaisia. Mikäli käytössä on porautuvat raportit, auttavat ne ymmärtämään kirjanpidon lukujen muodostumista ilman, että tilitoimiston tarvitsee koostaa erillistä listaa siitä, mitä jokin tietty tili on syönyt sisälleen.
Myös kirjanpitäjältä vapautuu työaikaa asiantuntijatehtäviin ja vaikkapa lukujen tulkintaan yrityksen taloudellisen tilan kannalta sen sijaan, että toimisi raporttiautomaattina.
2. Sähköpostitulvan hillintä
Samassa järjestelmässä toimiessa voidaan järjestelmään lisätä toimintoja, jotka mahdollistavat järjestelmän sisäisen viestinnän, jotta sähköposti ei täyty listoista tekemättömiä töitä. Nykyaikaisissa järjestelmissä apuna toimii myös ilmoitukset, jotka auttavat muistamaan tehdä tarvittavat toimenpiteet.
Esimerkkinä tästä on puuttuvien kirjanpidon tositteiden pyytäminen. Kirjanpitäjänä näet yhdestä näkymästä, mitkä tiliotetapahtumat ovat vielä käsittelemättä ja mistä olet pyytänyt tositetta ja yrittäjänä taas näet, jos kirjanpitäjä tarvitsee liitteen tapahtumaan ja voit sen järjestelmässä suoraan tallentaa tapahtuman liitteeksi.
Arkea helpottaa myös kovasti, jos muutamalla napin painalluksella puuttuvista tositteista voi lähettää muistutuksen kiireisille yhteyshenkilöille ilman, että listaa tarvitsee erikseen näpytellä sähköpostiin tai ottaa kuvankaappausta tapahtumista.
3. Kuka on tehnyt mitäkin ja milloin
Tositteiden tai tapahtumien lokitiedot ja mahdollinen muutoshistoria luovat turvaa antamalla tietoa, kun järjestelmässä on tehty muutoksia käsiteltävään asiaan, ilman että vastuuhenkilöitä joutuu suotta syyttelemään.
Tämä voi olla hyvinkin tärkeää, kun puhutaan vaikkapa korvausasioista tai luotettavuudesta. Myös yrityksen sisäisten toimintatapojen kehittämiseen näistä tiedoista voi saada apuja.
Hoituuko ostolaskujen tarkastaminen tai maksuun hyväksyminen ajallaan? Kuka on käsitellyt myyntilaskun luottotappioksi? Minä päivänä kirjanpidon jaksotuskirjaus on tehty? Kuka on muokannut tilinpäätöstä viimeksi?
4. Aukoton kirjausketju
Kun kaikki reskontrista projektitietoihin ja kirjanpitoon ovat samassa järjestelmässä, tiedon edestakaisin lähettäminen ja tallentaminen eri paikkoihin vähenee. Tämä sekä lisää tiedon luotettavuutta, vähentää virheitä että myös vapauttaa aikaa itse työn tekemiseen.
Kirjausten tarkastamista helpottaa kovasti, jos esimerkiksi ostoreskontrasta pystyy porautumaan kirjanpitoon ja kirjanpidosta takaisin sekä nähdä, jos tapahtumaa on jouduttu kirjanpidossa korjaamaan ja milloin korjaus on tehty.
Niin kirjanpitäjä, yrittäjä kuin vaikkapa tilintarkastaja tai veroviranomainen voivat järjestelmää tutkiessa todeta, mistä mikäkin kirjanpidon tapahtuma on muodostunut tai perehtyä projektille kohdistettuihin kuluihin.
Järjestelmän ulkopuoliset dokumentit voi liittää tapahtumien liitteeksi, jolloin ne säilyvät tapahtumaan liitettynä järjestelmässä ja niihin voi tarvittaessa palata myöhemmin.
5. Kuka pystyy tekemään ja mitä
Kun yrityksesi työntekijöillä on riittävät oikeudet sovelluksiin ja työnsä kannalta relevantteihin tietoihin, he saavat työnsä tehtyä tehokkaasti eikä useampi henkilö käytä työaikaansa saman asian tutkimiseen tai odotteluun.
Lomasijaisuuksien ajaksi on hyvä tarkistaa, että myös sijaisella on samat oikeudet kuin sijaistettavalla, jotta tärkeä tehtävä ei jää tekemättä puuttuvien oikeuksien takia.
Läpinäkyvyys mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin, vähentää epävarmuutta sekä varmistaa tiedon oikeellisuuden. Kun kaikki tieto on helposti eri henkilöiden saatavilla, myös työssä viihtyvyys lisääntyy.