Mitä hyötyä systeemiajattelusta on yrityksen kehittämisessä?

Systeemiajattelu avuksi yrityksen kehittämiseen ja ohjelmiston valintaan

Me ihmiset olemme jo tottuneet ajattelemaan omaa terveyttämme kokonaisuutena ja ymmärrämme hyvin, että päänsärky johtuu usein toisen kehonosan ongelmista, kuten niska-hartiaseudun jumeista. Ihminen on kokonaisjärjestelmä, jonka osa-alueet vaikuttavat toisiinsa.

Samaa kokonaisjärjestelmän ajatusta kannattaa käyttää yritystoiminnassa ja yritysohjelmiston valinnassa. Tämä on sen kuuluisan metsän näkemistä, kun ei jäädä tarkastelemaan pelkkiä puita.

Systeemiajattelu on ollut terminä käytössä yli 60 vuotta, mutta sitä ei vieläkään hyödynnetä yritysmaailmassa kovin laajasti, vaikka siitä olisi paljon apua esimerkiksi mietittäessä keinoja kilpailijoista erottautumiseen, talousvaikeuksien selättämiseen tai yrityksen työn sujuvoittamiseen.

Kaikessa yksinkertaisuudessaan systeemiajattelulla tarkoitetaan tapaa tarkastella ongelmia laajemmin kuin niiden havaitsemiskohdassa – ajatellaan siis kokonaisuutta ja osien vaikutuksia toisiinsa.

Käytännössä ongelmien ilmetessä käytetään usein arkiajattelua. Kun laskutus esimerkiksi aiheuttaa kipuilua ja ylimääräistä työkuormaa, niin lähdetään usein ratkaisemaan ongelmaa googlettamalla ”laskutusohjelma”.

Kun keskitytään etsimään ratkaisua pelkästään laskutukseen, kankean laskutuksen juurisyyt jäävät helposti piiloon ja ratkaisematta. Varsinainen laskutus on vain yksi vaihe tapahtumaketjussa, joten on oleellista ymmärtää mitä ohjelmistossa tapahtuu laskuta-napin painamisen ympärillä, esimerkiksi:

• Saadaanko laskulle laskutettavat työt, tarvikkeet ja liitteet helposti? Onko ohjelmistosta apua hinnoittelussa?
• Onnistuuko laskuttamiseen liittyvien tehtävien tekeminen joustavasti eri laitteilla missä ja milloin vain? Joudutaanko tietoa etsimään tai siirtämään paikasta toiseen?
• Kuinka helposti edelleenlaskuttaminen sujuu? Entä erilaiset laskutustilanteet, kuten urakat, yksittäiset työt, toistuva sopimuslaskutus ja maksuerien laskutus?
• Kun lasku on lähtenyt maailmalle, joudutaanko tekemään vielä muita vaiheita vai onko homma sitä myöten selvä? Siirtyvätkö esimerkiksi laskutetut tiedot näppärästi palkanlaskentaan ja kirjanpitoon?
• Onko laskutus kytköksissä esimerkiksi projektien hallintaan, tarjouslaskentaan, ostoihin ja raportointiin?

Kun aletaan tutkia laskutusprosessia tarkemmin, niin huomataan sujuvan laskutuksen koostuvan pitkälti siitä, miten hyvin asiat laskutuksen ympärillä tapahtuvat. Mitä tietoa siis voidaan käyttää laskutuksessa ja miten laskutuksesta muodostuvaa tietoa voidaan puolestaan hyödyntää muilla yrityksen osa-alueilla.

Mistä tunnistaa osaratkaisun ja kokonaisratkaisun?

Kun huomaamme kehossamme jonkun uuden tuntemattomamman oireen, odotamme saavamme lääkäriltä puolueetonta ja asiantuntevaa apua ongelman selvittämiseen. Kun haemme puolestaan apua yrityksen kipuiluun, olemmekin puolueellisen tiedon äärellä. Rivien välit on tilkitty tiukasti kiinni ja asioiden nurjat puolet loistavat poissaolollaan.

On tärkeää ymmärtää yrityksessä käytettävien ohjelmistojen vaikutus liiketoiminnan sujuvuuteen. Ohjelmistolla on iso rooli prosessien tehokkuudessa – niin hyvässä kuin pahassa. Siksi yrityksen kehittäminen linkittyy vahvasti ohjelmistojen valintaan.

Käytämme termiä osaratkaisu kuvaamaan ohjelmistoa, joka ratkaisee yrityksen tehokkuuden ongelmia ja pullonkauloja vain osittain. Osaratkaisuista löytyy toki myös hyviä ominaisuuksia ja ne saattavat olla suunniteltu toimimaan hyvin tietyillä osa-alueilla.

Osaratkaisun erottaa kuitenkin helpoiten kokonaisratkaisusta tarkastelemalla yhteyksiä ohjelmiston toimintojen välillä. Kokonaisratkaisu sisältää tärkeät yhteydet

• ohjelmiston sisällä toiminnosta toiseen, kuten esimerkiksi tuntikirjauksista palkanlaskentaan, kuin
• ohjelmiston ulkopuolelle, esimerkiksi verottajalle, pankkeihin ja tukkuihin.

Joskus hankittu ohjelmisto paljastuu arjessa osaratkaisuksi siitäkin huolimatta, että ongelmiin yritettiin etsiä kokonaisratkaisua. Ohjelmiston esittely vakuutti ja kaikki näytti hyvältä, mutta tieto ei liikukaan osien välillä toivotulla tavalla eikä ohjelmistoa saakaan laajennettua uusien ja muuttuvien tarpeiden mukaiseksi.

On harmillista, että ohjelmiston käytännöllisyys ja hyöty punnitaan vasta yrityksen arjessa ja oikeissa käyttötilanteissa, kun pyöritetään oikeaa dataa ja käyttöönottovaiheesta on päästy yli. Tässä vaiheessa on jo tehty päätöksiä ja investointeja sekä ehditty kouluttaa työntekijöitä. On ymmärrettävää, jos tuntuu helpommalta pysyä tehdyssä päätöksessä kuin lähteä tekemään vertailua uudestaan.

Miten vältytään osaratkaisun valinnalta?

Ohjelmistohankintaan kannattaa varata aikaa, viipyä ajatuksissa, miettiä mikä on oikeasti tärkeää ja tarkastella yrityksen toiminnan sujuvuutta eri näkökulmista.

Ohjelmistotoimittajaa kannattaa haastaa ja kysyä, miten ohjelmiston osat toimivat keskenään, miten tieto liikkuu järjestelmässä ja miten ohjelmisto onnistuu lunastamaan annettuja lupauksia esimerkiksi aika- tai kustannussäästöistä. Kokonaisvaltaisesti hyvä systeemi kestää kyllä tarkemman tarkastelun.

Kokonaisjärjestelmä mahdollistaa paljon. Yksi oleellisimpia etuja on mahdollisuus automatisoida tiedonsiirtoa, toistuvia tehtäviä ja raportointia. Yritysohjelmiston perimmäinen tarkoitus on tehostaa yrityksen toimintaa. Sen ei pitäisi siis syödä yrityksen tehokkuutta edellyttämällä käyttäjiltä ylimääräisiä työvaiheita tehtävissä, jotka ohjelmisto voi hyvin tehdä heidän puolestaan.

On siis todella tärkeää tutkia ohjelmistojen esittelyjä otsikoiden ja sanojen takaa. Ei vielä riitä, että ohjelmisto sisältää otsikkotasolla kaikki osa-alueet, joita siltä halutaan. Pitää ymmärtää miten ohjelmisto oikeasti toimii, jotta voi arvioida investoinnin kannattavuutta ja ohjelmiston hyödyllisyyttä omalle yritykselle.

Kokonaisvaltaisesti hyvä systeemi maksaa nimittäin itsensä takaisin aika- ja kustannussäästönä sekä johtamisessa tarkemman raportoinnin ja varmuuden tunteen kautta.

Meille kokonaisjärjestelmä on ollut itsestään selvä valinta tuotekehityksessä, koska sillä saadaan aikaan asiakasyrityksille suurin tehokkuus. Siksi ohjelmistossamme Adminetissä tietoa muodostuu sitä mukaa kun työtä tehdään ja tieto liikkuu sinne missä sitä tarvitaan. Näin voidaan keskittyä toimistotöiden sijaan yrityksen leipätyöhön ja johdolla on koko ajan käsissään kattava ja tarkka kokonaiskuva yrityksen töiden ja talouden tilanteesta.

Järjestelmä koostuu yhteensopivista osista, eli pakettia voi laajentaa ja supistaa kulloisenkin tarpeen mukaan. Hyödyt arvioit kuitenkin parhaiten itse tekemällä tarkempaa vertailua, sillä yrityksesi todellakin ansaitsee kokonaisvaltaisesti hyvän systeemin.

Admicomin ohjelmistopalvelun eri osa-alueet keskustelevat saumattomasti ja pitkälle automatisoidusti keskenään yhdessä järjestelmässä. Ohjelmistopaketti on laajennettavissa myös tytäryhtiömme Tocomanin rakennusalalle suunnattuihin ohjelmistopalveluihin.