Tiedolla johtaminen on valtaa omaan liiketoimintaan
Kuinka tieto voi auttaa rakennusalan yritystä vakiinnuttamaan uskottavan ja menestyvän aseman? Reaaliaikaisella tiedolla johtaminen on…
Resepti nopeaan raportointiin a la Admicom
Ainesosa 1. Liiketoimintamalli
Ensimmäinen mahdollistaja nopealle raportoinnillemme on liiketoimintamallin selkeys. Admicomin liikevaihto koostuu noin 90 %:sti toistuvista tuotoista (SaaS), jotka perustuvat pitkälle vakioituihin, pääosin kuukausittain laskutettaviin asiakassopimuksiin. Näin ollen tuottojen ja kulujen jaksottaminen on pääosin hyvin suoraviivaista, ja liikevaihdon kehittyminen on hyvin ennakoitavaa ja läpinäkyvää.
Vakioidut sopimusmallit vähentävät lisäksi laskutustyön, -ajan ja -virheiden määrää ja mahdollistavat moderniin taloushallinnonjärjestelmään (Adminet) yhdistettynä korkean automaatioasteen, jota avaan tarkemmin reseptin seuraavan ainesosan yhteydessä.
En malta olla tässä yhteydessä mainitsematta myös liiketoimintamallin ja nopean raportoinnin linkkiä kassavirtojen hallintaan, josta pidimme hiljattaen webinaarin.
Ainesosa 2. Automaatio
Admicomin sielu ja sydän on pitkälle viety rutiinitöiden, ilmoitusten ja raportoinnin automaatio, joka vapauttaa yrittäjien ja hallinnon aikaa tuottavimpiin töihin.
Käytämme Admicomilla luonnollisesti sopimushallinnan ja taloudellisen raportoinnin tekemiseen kehittämäämme Adminet-toiminnanohjausjärjestelmää, jonka automaatioasteen uskallan väittää olevan maailman mittakaavassakin huipputasolla.
Adminet suorittaa puolestamme sellaiset rutiinit, kuten arvonlisäveroilmoitukset ja arvonlisäveron maksamisen, ilmoitukset tulorekisteriin maksetuista palkoista, ostolaskujen vastaanottamisen ja tiliöinnin, sopimuslaskutuksen ja laskutustyön rutiinien automaation, rahaliikenteen, kirjanpitoaineiston ja taloudellisten raporttien muodostamisen, sekä palkanlaskennan ilmoitukset ja lomapalkkojen jaksotukset.
Kuvitelkaapa, jos kaikki nuo asiat pitäisi tehdä ns. manuaalisesti!
Ainesosa 3. Prosessit ja käytännöt
Korkeakaan automaatioaste ei tee vielä itsessään autuaaksi tai raportoinnin maailmanmestariksi, sillä järjestelmään syötetyn tiedon laadun ja ajantasaisuuden varmistamiseksi tarvitaan taustalle toimivat prosessit ja käytännöt.
Ensinnäkin aloitamme valmistelemaan kuukausiraportointia jo kuunvaihdetta edeltävällä viikolla tai vuosiraportoinnin osalta joulukuun alussa, jotta kaikki laadukkaaseen raportointiin vaadittavat asiat tulevat ajoissa hoidetuksi sekä mahdolliset poikkeamat analysoiduksi ja käsitellyksi.
On myös tärkeää roolittaa, priorisoida ja aikatauluttaa selkeästi raportointiin liittyvät tehtävät, jotta ei tehdä päällekkäistä työtä ja tärkeimmät tehtävät tulevat ajallaan hoidetuksi. Tehtävät ja aikataulut tulee lisäksi viestiä selvästi koko organisaatiolle ja sidosryhmille (asiakkaat, hallitus, tilintarkastaja, palvelun toimittajat), jotta viimeisiä, kriittisiä hetkiä ennen raporttia ei tarvitse käyttää esimerkiksi kuittien tai laskujen metsästykseen. Prosessit ovat myös harvoin täydellisiä, joten niiden kehittämiseen pitää suunnata raporttien välillä aikaa ja resursseja.
Ainesosa 4. Ihmiset
Viimeisen ja keskeisen silauksen toimivaan raportointireseptiin tuovat ihmiset.
On tärkeää että kaikki raportoinnin kanssa tekemisissä olevat henkilöt ymmärtävät tehtävänsä merkityksen ja sitoutuvat yhteisesti tavoitteeseen tuottaa lähes reaaliaikaista ja laadukasta raportointia. Hyvä tiimi kommunikoi jatkuvasti keskenään, jakaa vastuuta ja tukea toisilleen, ja tarttuu havaitsemiinsa ongelmiin nopeasti.
Toisinaan kirjanpitoon ja raportointiin eksyy myös kaikesta ennakkovalmistelusta, järjestelmistä ja prosesseista huolimatta virheitä, ja on tärkeää että tiimin jäsenet luottavat toisiinsa eikä virheitä peitellä, niistä opitaan ja ne korjataan mahdollisimman nopeasti. Olemme Admicomilla siinä mielessä todella onnekkaita, että meillä on kasassa erinomainen ja yhteen hiileen puhaltava taloushallinnon tiimi. Kiitos Yao, Piia, Maria, Pinja ja Vilhelmiina arvokkaasta panoksestanne!
Nopea raportointi tarjoaa paljon ja ottaa vähän
Nyt kun olen paljastanut reseptimme salat, on hyvä käydä läpi nopean raportoinnin hyödyt, reunaehdot ja haasteet (niitäkin valitettavasti on!).
Merkittävimmät hyödyt nopeasta raportoinnista ovat mielestäni
1) reaaliaikaisuus,
2) tehokkuus,
3) johtamisen tukeminen ja
4) kustannussäästöt.
Reaaliaikaisuuden kautta pystymme tekemään nopeammin analyysia toiminnan ja tuloksen kehittymisestä sekä muokkaamaan ennusteita. Raportoinnin nopeus johtaa puolestaan väistämättä tehokkuuden parantumiseen kun hiomme prosesseja ja fokusoimme tekemistämme. Johtamista raportoinnin nopeus auttaa merkittävästi vapauttamalla aikaa tulevaisuuden suunnitteluun, toiminnan kehittämiseen ja liiketoiminnan ohjaamiseen.
Nopeus tarkoittaa useimmiten myös merkittäviä kustannussäästöjä, kun esimerkiksi sopimuksia standardoidaan, laskutusta digitalisoidaan ja manuaalisia työvaiheita karsitaan.
Kuten jo yllä kuvasin, nopea raportointi ei synny itsestään ja siihen pääsemiseksi on täytettävä tiettyjä reunaehtoja. Ehkä tärkein reunaehto nopeudelle on, että yhtiön liiketoiminnan ohjaamisessa siirrytään käyttämään moderneja, pitkät automaatioketjut mahdollistavia ohjelmistoja ja infraa (e-laskutus, sähköiset palvelut, yms.). Lisäksi nopeus vaatii organisaatiolta jatkuvaa tahtoa kehittää liiketoimintamallia ja prosesseja.
Kustannuksista nopeus ei jää kuitenkaan mielestäni nykyaikana enää kiinni, sillä Adminetin kaltainen toiminnanohjausjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön muutaman kuukauden varoitusajalla ja matalin käyttöönottokustannuksin.
Suurimpana haasteena nopealle raportoinnille on usein toimintakulttuuri. Esimerkiksi pitkälle vietyä automaatiota saatetaan pelätä tai vastustaa sillä perusteella, että ei uskalleta luottaa automaation hoitavan rutiinit virheettömämmin tai helpommin kuin ihmisen. Tämä on valitettavaa sillä laadukkaassa ohjelmistossa ennakoidaan jatkuvasti tulevaisuuden tarpeiden ja lainsäädännön muutokset, eikä näin ollen käyttäjän tarvitse olla kaikkien alueiden tai kirjanpidon asiantuntija.
Kaikki toimittajat eivät ole myöskään vielä siirtyneet mappiajasta digiaikaan, mikä voi jossain tapauksissa vaikeuttaa automaation hyödyntämistä. Itse olen kokenut Admicomin talousjohtajana haasteeksi myös sen, että kuukauden vaihtuessa yöunet jäävät usein ohueksi, kun aamulla on niin mukavaa herätä katsomaan yön aikana Adminetin automaattisesti päivittämiä tulosraportteja. 🙂
Jos olet kiinnostunut tuomaan oman talotekniikan, rakentamisen tai teollisuuden yrityksesi raportoinnin maailmanennätysvauhtiin, niin käy tutustumassa tarkemmin Admicomin tarjoamiin palveluihin täällä.