Mittauspöytäkirja, työmaakokous… kymmeniä lomakkeita kuukausittain

Yleiset sopimusehdot, verottaja, laki ja yritysten väliset käytännöt edellyttävät erilaisten määrämuotoisten lomakkeiden täyttöä. YSE, verottaja ja laki velvoittavat, asiakkaat vaativat.

Minkäs teet… pakko mikä pakko.

Lomakkeita riittää kaikille

Työnjohtaja, työpäällikkö, toimitusjohtaja ja toimisto – kaikki joutuvat lomakkeiden kanssa tekemisiin.

Toimisto tai tilitoimisto huolehtivat kausiveroilmoituksista, tiedonantovelvollisuudesta, palkkatilastoista ja muista lomakepohjaisista ilmoituksista. Työnjohtaja ja työpäällikkö täyttävät työsopimuksia, kokouspöytäkirjoja, ilmoituksia, pöytäkirjoja jne. Toimitusjohtajalla taas on oma lomaketonttinsa hoidettavana.

Yrityksessä täytetään kuukausittain kymmeniä erilaisia lomakkeita.

Kuinka tehokkaasti lomakkeita täytetään?

Lomakkeita viritellään Wordiin ja Exceliin. Yksi käyttää yhteistä lomakepohjaa, toinen virittelee omia ja ”parempia” lomakepohjia. Näitä välitetään sitten sähköposteilla ja paperipostina.

Lopulta yrityksen lomakkeet ovat useimmiten hajallaan eri työntekijöiden henkilökohtaisilla tietokoneilla. Osalla on ehkä palvelin, jonka hakemistoihin lomakkeet pitäisi aina tallentaa. Joku tallentaa, toinen ei.

Ovatko pakolliset lomakkeet kenenkään hallinnassa?

No voihan sen oman palvelimen virittää myös nettiin. Voidaanhan palvelu ostaa isoilta globaaleilta toimijoilta ja säilöä virallisia asiakirjoja ympäri maapalloa olevilla palvelimilla. Dokumenttien hallinta on kova sana maailmalla.

Mutta edelleen yritys itse vastaa lomakkeiden sisällöstä ja ulkoasusta ja silti hakemistorakenteet ja lomakkeisiin liittyvät rutiinit ovat yrityksen itsensä muokattava.

Kuinkas tähän sitten liittyy laatujärjestelmät?

Laatujärjestelmistäkin syntyy vaatimus erilaisten lomakkeiden ja dokumenttien täyttöön. On itselleluovutuslomake, laadunvarmistuslomake, mittauspöytäkirja… Laatujärjestelmä luo isommat paineet lomakkeiden jäljitettävyydelle, säilytykselle ja saatavuudelle. Vaatimustaso vain kasvaa.

Kuulostaako tutulta?

Hoidat työmaiden taloudellista seurantaa jossakin, aikatauluja toisessa ja laskutustakin ehkä omassa systeemissään. Työajanseurantaa teet vielä erikseen, minkä lisäksi kirjanpito ja palkanlaskenta on tästä kaikesta erillään. Dokumentteja sinulla on ehkäpä parissakin eri ympäristössä, jolloin täytät verottajan lomakkeita netissä, tiedonantovelvollisuuden lomakkeita palveluntarjoajan ympäristössä jne. jne.

Oletko miettinyt, paljonko tässä hukkuu aikaa ja rahaa? Löytyvätkö tiedot tarvittaessa helposti? Kannattaa palkata näppäräsormisia rakennusmestareita tai miettiä lomakkeiden hallintaan tehokkaampia ratkaisuja.

Järkevä ja kätevä ratkaisu lomakkeiden hallintaan

Adminetissä voit hoitaa lomakkeesi sähköisesti yhdessä ympäristössä. Järjestelmä mm. täyttää puolestasi valtaosan toimiston lomakkeiden tiedoista. Tiedonantovelvollisuuden urakka- ja työntekijätiedot, kausiveroilmoitus ja iso joukko muita hallinnon lomakkeita ja ilmoituksia hoituu automaattisesti.

Järjestelmä täyttää lomakkeelle myös kohteen perustiedot itse. Lomakkeita löytyy niin sähkön, ilmastoinnin, putken kuin rakentamisenkin tarpeisiin ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Esimerkiksi päätoteuttajan työmaapäiväkirja, aloituspalaverin pöytäkirja, työvaiheilmoitus, kosteudenhallintasuunnitelma, asennustodistukset, erilaiset tarkastuspöytäkirjat jne. löytyvät järjestelmästä suoraan.

Lomake on aina samanlainen ja tallessa kohteen tiedoissa. Voit lähettää lomakkeen sähköpostilla suoraan ohjelmasta – käytössä on aina se lomakkeen viimeinen versio ja sieltä se löytyy myös jatkossa. Kohteen alla ovat tallessa tehdyt työt, toimitetut tavarat ja täytetyt lomakkeet.

Kaikki samassa paikassa ja varmassa tallessa.