Muutosviestintä ei onnistu sattumalta

Monelle yksi näistä professori Osmo A. Wiion viestinnän lakeina tunnetuista lausumista on tuttuakin tutumpi. Erityisesti organisaatioissa ja yleensäkin isommille joukoille viestimisessä väite tuntuukin usein pitävän paikkansa: mitä enemmän sidosryhmiä ja kuulijoita on, sitä suuremmalla todennäköisyydellä ainakin osa puhujan sanomasta tulee väärin ymmärretyksi tai tulkituksi.

Epätoivoon ei kuitenkaan tarvitse eikä pidä vaipua! Huolellisella viestinnän suunnittelulla ja hyvällä kohde- ja sidosryhmien tuntemuksella on mahdollista välttää pahimmat sudenkuopat.

Kyseessä on muutos, joka todennäköisesti herättää paljon kysymyksiä – ehkä epävarmuutta, pelkoa ja huoltakin. Siksi viestinnän on oltava oikea-aikaista, selkeää ja johdonmukaista. Viestinnän suunnittelussa kannattaa miettiä ainakin alla listattuja asioita:

Pohdi, ketä kaikkia yritysjärjestely koskettaa. Ilmiselviä viestinnän kohderyhmiä ovat ainakin yrityksen työntekijät ja asiakkaat. Heidän lisäkseen myös yhteistyökumppanit, tavarantoimittajat, sijoittajat ja työnhakijat saattavat pohtia, mitä järjestely heidän näkökulmastaan tarkoittaa.

Käytännön syistä muutos jaetaan usein eri osa-alueisiin, joita voivat olla esimerkiksi talous, hallinto, työntekijät, hankinta ja kustannuslaskenta. Ne on hyvä kuvata ainakin yrityksen sisällä, jotta myös työntekijät hahmottavat, mitä kaikkea muutokseen liittyy.

Viestintä on usein (syystäkin!) oma osa-alueensa: se tuskin onnistuu edes vahingossa, ellei se ole jonkun nimetty tehtävä. Huolehdi myös muutosprojektin sisäisestä viestinnästä eli siitä, että eri osa-alueiden parissa työskentelevät ihmiset tietävät, mitä toisaalla on meneillään.

• Mitä muutoksesta voidaan tai on tarkoituksenmukaista kertoa kenellekin?
• Miten se vaikuttaa eri sidosryhmiin vai vaikuttaako lainkaan?
• Mikä muuttuu, miksi ja milloin? Mikä ei?
• Millainen aikataulu mahdollisilla muutoksilla on?
• Missä vaiheessa mitäkin asiaa käsitellään?
• Milloin ja kenelle mistäkin viestitään?
• Mitä kanavia, työkaluja ja alustoja millekin kohderyhmälle ja asialle käytetään?
• Kuka vastaa sisällöntuotannosta? Entä jakelusta?
• Miten vuoropuhelu toteutetaan?

Sama muotti ei sovellu eikä ole järkevä kaikille. Myös viestinnän tasoa kannattaa pohtia: jossain hetkessä riittää ylemmän tason kuvaus kokonaisuudesta, toisessa tarvitaan yksityiskohtaisempaa läpikäyntiä.

Viestinnän käytännön suunnittelussa riittää monta pähkinää purtavaksi, mutta kun ne on kerran pähkäilty, on varsinainen toteuttaminen jouhevaa.

• Jos on itse tapahtumien keskiössä, unohtuu helposti, että suurin osa yrityksestä ei ole. Ilman viestintää ytimen ulkokehillä ollaan lähestulkoon pihalla. Spekulaatiot ja huhut elävät sen sijaan sitäkin vilkkaampina!
• Joskus voi olla paikallaan kertoa myös se, että juuri nyt ei ole meneillään mitään tai että jotakin asiaa vasta työstetään.
• Keskeneräisistä asioista viestimistä kannattaa punnita tarkkaan. Hyvä aikomus saattaa kääntyä itseään vastaan, jos työstäminen pitkittyy tai suunnitelmat muuttuvat matkan varrella.
• Viestinnän tarve ja sisällöt muuttuvat muutoksen edetessä. Alussa tiedonjano voi olla suurta ja radiohiljaisuus lisätä epävarmuutta. Kun asioita saadaan käsiteltyä ja valmiiksi ja uudenlainen arki on alkanut rullaamaan, saattaa tarve vähentyä ja sisällötkin muuttua päivänpolttavista asioista isompien kokonaisuuksien läpivienniksi tai viimeisten yksityiskohtien viilaamiseksi.
• Työntekijät ja asiakkaat tietävät usein itse parhaiten, millaista viestintää odottavat, toivovat tai tarvitsevat. Sidosryhmiä kannattaa siis kuunnella ja ottaa mukaan viestinnän suunnitteluun.

Hyvä suunnittelu ja johdonmukainen toteutus ovat onnistuneen muutosviestinnän edellytyksiä. Sitä ei siis kannata jättää sattuman varaan!