Osaatko priorisoida?

Käsi pystyyn, jos olet mielestäsi hyvä priorisoimaan! Jep, niin minäkin. Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, miten ja millä perusteilla priorisointia teet? Jep, en minäkään.

Kiireisimmät aina ensin! …vai?

Hoidettavien asioiden ja työtehtävien priorisointi tuntuu useimmiten tulevan ikään kuin selkärangasta: ensimmäisenä hoidetaan kiireellisimmät tai tärkeimmät hommat.

Ehkä vähän yllättäenkin kiireys ja tärkeys ovat kuitenkin aika suhteellisia määreitä. Miksi on kiire? Mistä tai keneltä kiire tulee? Entä kuka määrittelee tärkeyden?

Kiireen tuntu ja milloin miltäkin suunnalta tipahtelevat pyynnöt ja vaatimukset hämärryttävät näkymäämme siihen, mikä todella on tärkeää. Näin ollen tulemme usein hoitaneeksi asioita ja tehtäviä sen mukaan, kuka huutaa kovimpaan ääneen tai mikä vaikuttaa kiireisimmältä.

Näennäisten tulipalojen sammuttaminen ja työtovereiden auttaminen voi olla myös erittäin palkitsevaa, mikä entisestään vahvistaa luontaista tapaamme priorisoida.

Miten priorisointia sitten kannattaisi tehdä?

Keskeistä on ensinnäkin tunnistaa ne työn osa-alueet, joihin panostamalla tai jotka hoitamalla on mahdollista saada aikaan eniten tuloksia: mitkä asiat tai tehtävät ovat merkityksellisimpiä tai vaikuttavimpia tai tuottavat eniten arvoa.

Millä sinun tekemälläsi on kaikista suurin positiivinen vaikutus joko asiakkaisiin, kollegoihin tai omaan organisaatioon?

Kun tunnistat työsi tärkeimmät päämäärät tai tavoitteet, sinun on huomattavasti helpompi priorisoida tehtäväkenttääsi kokonaisuutena ja jopa yksittäisiä työtehtäviä.

Mieti siis aina, mihin isompaan päämäärään yksittäiset työlistalla olevat tehtävät liittyvät ja priorisoi niiden suorittamisjärjestys sen mukaisesti.

Muista, että työn tuottavuutta ei aina mitata määrällä vaan vaikuttavuudella. Merkitystä on myös sillä, miten asioita tehdään. Joskus voi siis olla aiheellista priorisoida esimerkiksi työn tekemisen tapojen kehittäminen varsinaisen työtehtävien suorittamisen sijaan.

Jaettu ymmärrys rauhoittaa ja sujuvoittaa

Joskus omien, tiimin, organisaation ja asiakkaan priorisoimat asiat saattavat olla ristiriidassa keskenään. Silloin kannattaa pysähtyä miettimään ja keskustelemaan, mistä erot johtuvat ja tarvitseeko prioriteetteja muuttaa.

Jaettu ymmärrys itse kunkin prioriteeteista on tärkeää työn sujuvuuden ja työrauhan takia: kenenkään töiden ei pitäisi seistä sen takia, että yksi tiimistä on pullonkaula, ja harvan työntekijän työ on pelkästään toisten pyyntöihin ja tarpeisiin reagointia.

Tiimin tai lähimpien työkavereiden kesken on myös hyvä sopia siitä, mitkä ovat oikeasti kiireellisiä asioita ja miten ne hoidetaan.

Jokaisen vastuulla on noudattaa ja kunnioittaa yhdessä sovittuja käytäntöjä ja pelisääntöjä: ei ole reilua toista kohtaan vaatia häntä hoitamaan jotakin tehtävää huomiseksi, jos itse on tiennyt lähestyvästä deadlinesta jo kaksi viikkoa.

Oman työn organisoinnilla ja priorisoinnilla autat siis myös työkavereitasi hoitamaan heiltä pyytämäsi asiat ilman tarpeetonta aikapainetta tai kuormitusta.

Uskalla sanoa ei!

Priorisointi tarkoittaa myös kykyä ja rohkeutta sanoa ”ei” sellaisille asioille, jotka eivät edistä tavoitteen tai päämäärän saavuttamista tai yksinkertaisesti mahdu työjonoon.

Uusia kokonaisuuksia tai tehtäviä haaliessa kannattaakin kysyä itseltään, mihin isompaan kokonaisuuteen tehtävä liittyy ja mitä sillä voidaan saavuttaa. Jos vaikutukset ovat pieniä tai eivät tue päämäärän tavoittelua, tehtävää ei välttämättä ole järkevää tehdä ollenkaan.

Jokaisen työaika ja sen myötä mahdollisuus saada asioita aikaan on rajallinen. Kannattaa siis miettiä tarkkaan, mihin ja miten aikansa haluaa käyttää!

P.s. Tämän blogin kirjoittaminen kytkeytyi yrityksemme päämäärään olla asiakkaillemme paitsi erinomainen palveluntarjoaja, myös asiantunteva kumppani. Toivottavasti kirjoituksestani oli sinulle hyötyä!

Lähteenä käytetty kirjoittajan omien kokemuksien lisäksi Sami Pajun ja Tapani Riekin kirjaa Järki töihin! (Tuuma-kustannus, 2019)