Paras laskutusohjelma käytössä – Miksi sekään ei riitä?

Taidamme kaikki olla yksimielisiä siitä, että yrityksen tärkein elinehto on laskutus. Jos laskutus ei rullaa, niin kaikki muukin sakkaa. Jotta laskutus rullaa, täytyy tiedossa tietenkin olla mitä laskutetaan, keneltä ja millä hinnalla. Helppoa? Niin voisi luulla.

Tieto laskutettavasta työstä on usein hajallaan

Jos yrityksessä työskentelee laskuttajan lisäksi asentajia tai työnjohtajia, on tieto laskutettavasta työstä jakaantunut useammalle eri henkilölle. Työnjohtaja tietää kuka asiakas on tilannut ja ehkä jopa sen mitä asiakas on tilannut.

Tästä eteenpäin tieto on kuitenkin asentajalla. Asentaja tietää mitä tarvikkeita kohteessa meni, kuinka kauan aikaa työn tekemiseen kului ja tuliko työ kerralla valmiiksi. Tämän tiedon saaminen laskutukseen on usein haastavaa.

Tieto on ehkä kirjoitettu ylös paperille tai lähetetty työnjohtajalle tekstiviestillä. Kuka teillä varmistaa, että kaikki työt ja tarvikkeet saadaan asiakkaalta laskutettua?

Entä kuinka kauan aikaa teillä menee työn tilaamisesta tai tekemisestä siihen, että lasku lähtee, saati että lasku maksetaan? Kaikki tarvikkeet, matkat ja palkat joudutaan yrityksen toimesta maksamaan, oli niistä saatu rahat asiakkaalta tai ei.

Automatisoidulla järjestelmällä mitään ei jää laskuttamatta

Edellä kuvatulle ja harmittavan yleiselle toimintamallille on olemassa vaihtoehto. Vaihtoehto on alan automatisoiduin toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kaikki tieto on yrityksen kaikkien asianomaisten käytettävissä, riippumatta ajasta tai paikasta.

Adminettiä käyttävässä yrityksessä työnjohto kirjaa tilauksen, ja asentaja tekee työn, kirjaa työt sekä tarvikkeet. Tieto on heti kirjauksen tallentamisen jälkeen työnjohtajan, asentajan, laskuttajan sekä palkanlaskijan käytettävissä.

Lasku lähtee tarvittaessa heti ja asiakkaalta saadaan rahat ennen kuin kulut erääntyvät maksettaviksi. Kun kaikki tieto kirjataan järjestelmään, mitään ei jää laskuttamatta.

Entä saatavien hallinta – näetkö erääntyvien ostolaskujen tilanteen helposti, ja hoituuko saatavien valvonta teillä nykyisen laskutusohjelman kautta automaattisesti? Entä jos maksumuistutuksetkin lähtisivät ilman ylimääräistä työtä?

Laskutusohjelma palvelee vain osaa yrityksen toiminnasta

Laskutusohjelma taipuu ehkä näppärästi laskutukseen, mutta siinä se. Usean ohjelmiston käyttäminen on tehotonta ja monesti aika kallistakin, jos tieto ei siirry saumattomasti paikasta toiseen.

Tarkastele siis vaihtoehtoja pelkkää laskutusohjelmaa laajemmin ja huomioi muutkin taloushallinnon ja yrityksesi ydintoimintaan liittyvät tarpeet.

Talotekniikan, rakentamisen ja teollisuuden toiminnanohjausjärjestelmässä, Adminetissä, tieto siirtyy ilman lappusia ja käsin kirjaamisia automaattisesti palkanlaskentaan, kirjanpitoon, projektinhallintaan yms. Kun tietoa kertyy koko ajan yhteen paikkaan, näet koko ajan esimerkiksi yrityksesi kassatilanteen, liikevaihdon ja tuloksen.

Yksikin laskuttamatta jäänyt tilaus on tämän päivän katteilla liikaa. Ethän anna yrityksenne kannattavuuden kärsiä pelkkää laskutusohjelmaa käyttämällä. Ethän sinäkään halua tehdä työtä ilmaiseksi?