Paras sijoitus ikinä?

Ohjelmistohankinta on merkittävä asia yritykselle kuin yritykselle. Olipa kyseessä itsensä työllistävä mikroyrittäjä tai jo asemansa vakiinnuttanut pk-yritys, muutos herättää aina kysymyksiä.

Mihin pieni yritys tarvitsee toiminnanohjausjärjestelmää? Kannattaako järjestelmästä maksaa, kun vanhallakin systeemillä on pärjännyt? Onko järjestelmässä liikaa ominaisuuksia? Pitääkö kirjanpitäjäkin vaihtaa? Miten uuden oppiminen onnistuu?

Pyrin seuraavassa vastaamaan edellä mainittuihin kysymyksiin – ennen kaikkea herättämään ajatuksia aiheesta. Asiat eivät ole yksiselitteisiä, mutta sekä tutkimus että käytännön kokemus osoittavat, että toimivat järjestelmät ovat yksi menestyksen kulmakivistä myös talotekniikassa ja rakentamisessa.

Me ollaan niin pieni yritys, että mihin me tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmää?

Toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa tietojärjestelmää, joka yhdistää yrityksen eri liiketoimintaprosessit. Kansankielellä tämä tarkoittaa järjestelmää, jossa voi esimerkiksi hallita asiakasrekisteriä, tehdä tarjoukset, resursoida työt ja laskuttaa ne.

Järjestelmän avulla voit hallita yrityksesi kalenteria tehokkaasti: saat työntekijöidesi työajan optimoitua ja myös tieto työtehtävistä liikkuu napin painalluksella työntekijöille. Työtunnit ja käyttämäsi tarvikkeet saa kirjattua jo kentällä, joten kaikki tulee laskutetuksi. Sen lisäksi pääset seuraamaan oman toimintasi kannattavuutta.

Kaiken saman voi tietenkin tehdä ruutupaperilla ja Excelillä, mutta kuinka paljon siihen menee aikaa? Onko laskutus ajan tasalla, vai meneekö illat ja viikonloput siihen, että tietoja kopioidaan tuntilapuilta laskulle?

Erityisesti pienessä yrityksessä on tärkeää, että hävikki on mahdollisimman pieni. Kassa tuskin kestää isoja heilahduksia. Myös laskutus on syytä pitää hallinnassa. Lisäksi on tärkeä muistaa, että omasta jaksamisesta pitää huolehtia. Ohjelmisto hoitaa monia asioita puolestasi, joten vapaa-aikaa jää enemmän.

Vanhakin systeemi pelaa, miksi maksaisimme järjestelmästä?

Järjestelmähankinta on investointi, jota pitäisi ajatella pidemmällä tähtäimellä.

Toimiva ohjelmisto maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa aikasäästöjen ja tehokkuuden kasvun muodossa. Kun aikaa säästyy paperitöiltä, jää enemmän aikaa laskutettavaan työhön.

Järjestelmän avulla voit varmistaa, että kaikki tunnit ja tarvikkeet tulee laskutettua. Tämä kaikki onnistuu kertakirjauksella, eli tietojen kopiointia paikasta toiseen ei enää tarvitse tehdä. Verrattuna ruutupaperilla tehtävään työn suunnitteluun ja kirjaamiseen, säästät aikaasi useita tunteja viikossa.

Myös työntekijöidesi ajankäyttö tehostuu. Aikaa ei enää kulu paperien täyttämiseen ja etsimiseen tai työohjeiden selvittämiseen, vaan kaikki onnistuu yhdessä järjestelmässä. Mitä tämä tarkoittaakaan kuukausi- tai vuositasolla?

Raa’an tehokkuuden kasvun lisäksi myös asiakaskokemus paranee. Työt tulee hoidettua ajallaan ja sovitulla tavalla. Tyytyväiset asiakkaat ovat tehokkainta markkinointia!

Meillä on hyvä kirjanpitäjä, ei kai hänestä tarvitse luopua?

Yrittäjän näkökulmasta on tärkeää löytää kirjanpitäjä, jolla on vahva osaaminen tarvittavalta toimialalta. Tietyissä tilanteissa ohjelmiston käyttöönotto voi vaatia myös kirjanpitäjän vaihtamista.

Jokaisen on syytä pohtia, onko nykyinen kirjanpitäjä paras ratkaisu juuri omalle yritykselle. Pitkä suhde kirjanpitäjään on tietenkin tärkeää, ja luottamuksen saavuttaminen ottaa aina oman aikansa.

Jos kirjanpitäjä toimii asiakaslähtöisesti, hän haluaa uusia työkaluja käyttöönsä palvellakseen nykyisiä asiakkaitaan entistä paremmin.

Monissa tapauksissa näin käykin, ja kirjanpitäjä lähtee mukaan järjestelmähankkeeseen. Jokainen tapaus on kuitenkin erilainen, mutta sekä järjestelmän että kirjanpitäjän tärkeän roolin takia on asiaa syytä pohtia monipuolisesti.

Uudet käytännöt epäilyttävät, miten niitä voi oppia?

Uuden oppiminen vaatii aina työtä, se on selvää. Järjestelmän käyttöönotossa keskeistä on käyttäjien koulutus. Käyttäjät koulutetaan sovellus sovellukselta ja käyttöönotossa varmistetaan tarvittava osaaminen. Jokaisen järjestelmätoimittajan näkökulmasta koulutus on yksi tärkeimmistä vaiheista, jotta asiakkaat pysyvät tyytyväisinä.

Oppimiseen, kuten moneen muuhunkin asiaan elämässä vaikuttaa paljon oma asenne. Haluaako jatkaa samalla vanhalla työläällä tavalla, vai käyttää aikaa helpottaakseen arkea useiksi vuosiksi eteenpäin?

Tähän tietenkin jokainen vastaa oman mielensä mukaan. Harvalla on varaa jämähtää vanhoihin toimintatapoihin, koska yhteiskunta ympärillämme muuttuu kovaa vauhtia.

Meidän tehtävämme on auttaa yrityksiä muutoksessa. Sähköiseen toimintatapaan siirtyminen on yksi tehokas keino vastata tulevaisuuden haasteisiin.

Ohjelmiston hankinta voi osoittautua yrityksesi parhaaksi sijoitukseksi. Vai mitä mieltä olet tästä asiakkaamme kokemuksesta?

Heräsikö sinulla omia kysymyksiä toiminnanohjausjärjestelmistä? Me vastaamme sinulle mielellämme ja kerromme tarkemmin siitä, miten järjestelmä voisi auttaa juuri teidän yritystänne. Ota rohkeasti yhteyttä, niin jutellaan lisää!