Tiedolla johtaminen on valtaa omaan liiketoimintaan
Kuinka tieto voi auttaa rakennusalan yritystä vakiinnuttamaan uskottavan ja menestyvän aseman? Reaaliaikaisella tiedolla johtaminen on…
On varma kevään merkki, kun yritysten konttoreissa ja tilitoimistoissa ympäri suomea alkaa alkukesään saakka kestävä tohina. Oli kyse sitten suuresta tai pienestä yrityksestä, parturi-kampaamosta tai rakennusliikkeestä, sama stressaava myllerrys on alkamassa. Tilinpäätösaika on täällä.
On kuitenkin olemassa joitain yrityksiä, joita tilinpäätösstressi ei juuri kosketa; ne yritykset, joilla tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta sekä ne, jotka käyttävät Adminettiä yrityksen liiketoimintansa hallitsemiseen.
Edellä mainittu kuulostaa helposti ylitseampuvalta mainoslauseelta.
Ja sitähän se onkin, mainoslause. Mutta ei suinkaan ylitseampuva. Voin itse kymmenien LVIS- ja rakennusalan yritysten tilinpäätöksen tehneenä todeta, että tilinpäätösajan ei tarvitse olla stressaavaa ja että alkukeväästä voi myös nauttia.
Stressittömyyden voi tiivistää oikeastaan yhteen lauseeseen: reaaliaikainen ja pitkälle automatisoitu taloushallinto. Avataan rohkeaa väitettä hieman tarkemmin.
Adminetissä kaikki liiketapahtumat kirjautuvat sekä projekteille että pääkirjanpitoon reaaliajassa.
Kun ostolasku hyväksytään, myyntilasku lähetetään tai palkanlaskenta suoritetaan, kirjausautomatiikka hoitaa kirjaukset kirjanpitoon ja kohteille. Myynti- ja ostoreskontra sekä projektien hallinta on niin pitkälle integroitu, että ne täsmäävät aina pääkirjanpitoon. Mitään manuaalisia täsmäytyksiä ei tarvitse tehdä, edes tilinpäätöksessä. Lomapalkkavelat sivukuluineen jaksottuvat myös automaattisesti kirjanpitoon palkanlaskennan yhteydessä ja mikä tärkeintä, projekteille saakka.
Tämä kaikki vähentää paitsi tilinpäättäjän työtä, se myös vähentää yllätyksiä ja tulosheilahteluita tilinpäätöksen yhteydessä.
Tilinpäätöskuukausi voi olla yksi kuukausi muiden joukossa.
Reaaliaikainen, kirjanpitoon integroitu projektien hallinta on yksi suurimmista, ellei jopa suurin Adminetin tuomista eduista ajantasaisen tiedon saamiseksi. Enää yritysjohdon ei tarvitse arvailla mihin suuntaan tilikauden tulos kiepsahtaa, kun keskeneräiset pitkäaikaishankkeet tilinpäätöksen yhteydessä oikaistaan vastaamaan Kirjanpitolautakunnan (KILA) ohjeiden mukaista tuloutustapaa*. Pahimmassa tapauksessa urakat on käsitelty luovutuksen mukaan eli tulo syntyy vasta siinä vaiheessa, kun lopputarkastukset on tehty ja työ luovutettu.
Adminetin reaaliaikainen osatuloutusautomatiikka pitää huolen siitä, että pitkäaikaishanke tuloutetaan KILA:n ohjeiden mukaan ennustetun erilliskatteen mukaisesti. Tämä tuo huomattavia helpotuksia sekä projektien seurantaan, liikevaihdon ja tuloksen muutosten ennakointiin ja sitä kautta esimerkiksi verosuunnitteluun.
Kirjanpitäjän tekemät rutiinikirjaukset vaihtuvat valvontaan ja konsultointiin.
Automatiikan hoitaessa suurimman työn, tilinpäättäjät voivat keskittyä tärkeämpiin asioihin ja työt siirtyvät rutiininäppäilystä liiketapahtumien tarkistamiseen ja yritysjohdon konsultointiin. Automaatin tekemät kirjaukset on toki hyvä tarkistaa ja tarpeen vaatiessa korjata mahdolliset pienet erot kirjanpitoon sekä ohjaustiedot, joiden mukaan automaatti kirjauksia tekee.
Tällaisia ohjaustietoja ovat mm.
- kohteiden budjetit ja ennusteet (ohjaavat osatuloutusta),
- henkilöiden perustiedot (ohjaavat palkanlaskennan jaksotuksia) sekä
- poikkeavan kirjauspäivän valinta (ohjaa osto- ja myyntilaskut oikeille tilikausille).
Ohjaustietojen ollessa kunnossa, automatiikkaan voi huoletta luottaa.
Adminettiä käyttävän tilinpäättäjän tärkeimmäksi tehtäväksi muodostuu siis neuvoa yritysjohtoa pitkäaikaishankkeiden erilliskatteen ennustamisessa, raporttien tulkitsemisessa sekä liiketoiminnan kehittämisessä. Vanhat rutiinitehtävät vaihtuvat mielenkiintoiseksi haasteeksi ja mahdollisuudeksi kehittää itseään sekä yritystä.
Lähes ainoaksi rutiininomaiseksi työksi vientien tarkastuksen ja pienten korjausten lisäksi voidaan laskea tilinpäätösasiakirjojen, kuten tasekirjan, tase-erittelyn sekä veroilmoituksen luonti.
Ei kuulosta kovin stressaavalta, eihän?
* ”Pääsäännön mukaan tulo kirjataan tuotoksi sen tilikauden tilinpäätöksessä, jonka aikana suorite on luovutettu asiakkaalle. Pitkän valmistusajan vaativasta suoritteesta syntyvä tulo saadaan kirjata tuotoksi valmistusasteen perusteella. Suoritteesta kertyvän erilliskatteen tulee tällöin olla luotettavalla tavalla ennakoitavissa”.
– Kirjanpitolautakunta: Yleisohje tulon kirjaamisesta tuotoksi valmistusasteen perusteella (2008)