Rakentamisen tiedonantovelvollisuus: Mitä raportoidaan, kenelle ja kuka on vastuussa?

Tiedonantovelvollisuuden lakimuutos

Muistan buukanneeni myyntitapaamisen keväällä 2014 erääseen rakennusalalla toimivaan yritykseen. Työskentelin tuolloin tilitoimistossa myynnissä ja asiakastapaamisissa sivuttiin lähes poikkeuksetta pian voimaan astuvaa rakennusalan tiedonantovelvollisuutta. Yleisesti ottaen yrittäjien mielipiteet olivat yhteneviä sen suhteen, että jotain oli kenties tehtävissä harmaan talouden kitkemiseksi.

Ainakin omalla kohdallaan moni toivoi lakimuutoksen tervehdyttävän kilpailutilannetta. Samaan aikaan harva kertoi valmistautuneensa tiedonantovelvollisuuteen millään tavalla.

Kun asiaa tarkemmin kyseltiin, nykyisellään jo helpommin tunnistetut termit, kuten kulunvalvonta ja veronumerorekisteri, saivat vastapelurin pyörimään penkissään.

Siihen aikaan pienten yritysten kohdalla tiedonantovelvollisuudesta, tai ainakin ilmoittamisesta, piti huolen kirjanpitäjä tai palkanlaskija. Ainakin näin oletettiin.

Lakimuutos synnytti lyhyessä ajassa markkinoille paljon pieniä osajärjestelmätoimittajia, jotka tarjosivat kulunvalvontaan ja rakentamisilmoitusten tekemiseen automatiikkaa.

Mutta tiedonantovelvollisuus on paljon muutakin, ja arkisemmin tunnettuna ilmoitusvelvollisuus koskettaa kaikkia rakennustyömaalla työskenteleviä.

Siksi on uskomatonta, että vielä tänäkin päivänä työssäni tapaan rakennusalan yrittäjiä, joille rakennusilmoitukset ovat vieras termi, tai ainakaan niitä ei hänen toimestaan ole koskaan tehty.

Päätoteuttajinakin toimivia yhtiöitä löytyy varmasti satoja, joissa ilmoitusvelvollisuuden osa-alueet työllistävät omaa henkilökuntaa tai ne ostetaan arvokkaana palveluna jostain muualta.

Työntekijätiedot + urakkatiedot = rakentamisilmoitus

Heinäkuussa 2014 voimaan tulleen rakentamisen tiedonantovelvollisuuden taustalla on työturvallisuuslaki, jonka mukaisesti päätoteuttajan on tiedettävä, keitä työmaalla on ja ylläpidettävä työmaan henkilöluetteloa.

Yhdessä urakkatietojen kanssa ne muodostavat rakentamisilmoituksen, joka toimitetaan yhteiseltä rakennustyömaalta Verohallinnolle.

Ilmoitusmenettely koskee sekä työmaan päätoteuttajaa että jokaista työmaalla toimivaa työn tilaajaa.  

Kenellä on raportointivelvollisuus?

Päätoteuttaja on vastuussa työmaan työntekijä- ja työnantajatietojen raportoinnista kuukausittain.

Sen lisäksi jokaisella tilaajalla on raportointivelvollisuus työmaakohtaisesti urakointia koskevista ostolaskuista ja toimittajakohtaisesti sovituista urakkasummista. 

Tiedonantovelvollisuuden laiminlyönti on sanktioitu ja velvollisuuksien noudattamista valvovat aluehallintoviraston työsuojeluviranomaiset ja Verohallinto. Jokaisen rakentamispalveluja tilaavan on ilmoitettava kuukausittain yli 15 000 euron sopimuksien osalta Verohallinnolle, keneltä rakennustöitä on tilattu.

Yhteisen rakennustyömaan päätoteuttajan tulee ilmoittaa kuukausittain kaikki työmaalla työskentelevät henkilöt työsuhteen laadusta tai työnantajasta riippumatta.

Jokaisen työnantajan ja itsenäisen ammatinharjoittajan pitää puolestaan ilmoittaa päätoteuttajalle tämän tarvitsemat tiedot. Jos työmaalle ei ole ilmoitettu pääurakoitsijaa, ilmoituksesta vastaa rakennuttaja.

Ilmoitusvelvollisuuksista ei tule ottaa päänvaivaa

Pelkästään kaiken yllä mainitun sisäistäminen vaatii useamman lukukerran, ajatuksella.

Monelle tuoreelle rakennusalan yrittäjälle raportointivastuut tulevat yllätyksenä, kun siirtyvät työmaaroolituksessa pääurakoitsijoiksi. 

On inhimillistä unohtaa asioita hetken pyörityksessä, mutta typeryyttä toistaa samat virheet uudestaan. Nykyään ilmoitusvelvollisuuden pitäisi olla tuttu termi, joka ei aiheuta ylimääräistä päänvaivaa, vaan tiedetään, että omilla työmailla järjestelmät sekä automatiikka huolehtivat velvoitteista ja että raportit verottajalle lähtevät ajoissa ja oikein.

Tilaajavastuu: Olenko minä luotettava kumppani?

Rakentamisen ilmoitusvelvollisuuden yhteydessä kuulee usein puhuttavan tilaajavastuuasioista. Esimerkiksi kulunvalvonnan toteuttaminen työmailla edellyttää työmaalla työtä tekevien henkilöiden veronumeroiden ylläpitämistä. Tässä yhteydessä ilmoitusvelvollisuus kulkee käsi kädessä tilaajavastuun kanssa. Siksi haluan mainita siitä pari asiaa…

Rakennustyömaan perustamiseen liittyy pitkä lista tehtäviä, ennen varsinaisen työn aloittamista. Päätoteuttajalla on hyvä olla nykyaikaiset välineet huolehtimassa, että kaikki tulee tehtyä oikein.

Työn tilaajalla on velvollisuus selvittää, onko työn toimittaja merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisävelvollisten rekisteriin. Lisäksi toimittajalta vaaditaan:

• kaupparekisteriote
• verovelkatodistus
• TyEL-vakuutuksen voimassaolo- ja maksutodistus
• todistus lakisääteisestä tapaturmavakuutuksesta ja työnantajan järjestämästä työterveyshuollosta sekä noudatettavasta työehtosopimuksesta.  Selvitys on tehtävä aina, kun urakkasumma ylittää 9000 € (alv.0 %) ja raporttien säilytysaika on kaksi vuotta.

Alihankkijalla puolestaan on mahdollisuus erottua edukseen hoitamalla tilaajavastuulain edellyttämät velvoitteet kuntoon hyvissä ajoin ennen urakkaneuvotteluja.

Kun tilaajalla on alihankkijastaan uunituore raportti velvoitteiden täyttämisestä, on urakkasopimuksen allekirjoittamiselle hyvät edellytykset.

Tilaajavastuulaki siis huolehtii siitä, ettei alihankintaketjussa olevat kumppanit ruoki harmaata taloutta vaan huolehtivat velvoitteistaan yhteiskuntaa kohtaan.

Mistä tiedän, mitkä ovat ilmoitusvelvollisuuteni?

Roolisi työmaalla määrää, miten sinun tulee hoitaa lakisääteiset velvoitteet ja mille tahoille mitkäkin raportit tulee toimittaa.

Tilaatko työtä?

Nouda raportit ennen urakkasopimuksen tekemistä ja pidä ne ajan tasalla. Työnjohdon aikaa näihin toimintoihin ei saa mennä, koska dokumenttien hallintaan on olemassa automatisoituja ratkaisuja. Vaadi näitä ominaisuuksia järjestelmätoimittajaltasi.

Jos toimit työmaalla pääurakoitsijan roolissa, muista myös työmaakohtaiset työntekijä- ja urakoitsijatiedot verottajalle. Myös tähän toimintoon löytyy apu muun muassa Adminetistä.

Toimitatko työtä?

Alihankkijana suoriudut tilaajavastuulain noudattamisesta, kun huolehdit yrityksesi lakisääteisistä velvoitteista ja liityt esimerkiksi luotettava kumppani -palveluun. Lisäksi ilmoitat pyydettäessä tiedot työntekijöistäsi työn tilaajalle.

Kattavaa tietoa työmaan rooleista löydät esimerkiksi Vastuu Groupilta.

Haluatko kuulla lisää rakentamisen tiedonantovelvollisuudesta tai Adminetin automatisoiduista tiedonantovelvollisuusilmoituksista, jotka pitävät huolen siitä, että ilmoituksesi lähtevät ajallaan ja oikeaan osoitteeseen? Ota yhteyttä!