Reaaliaikainen kirjanpito ja talousseuranta – kuinka se saavutetaan?

Reaaliaikaiseen kirjanpitoon kuuluu muun muassa se, että kirjanpidon tapahtumat syntyvät samalla, kun käyttäjä tekee muita toimintoja.

Esimerkiksi lähetettäessä myyntilaskuja tai maksettaessa ostolaskuja, kertyy koko ajan kirjanpidon aineistoa automaattisesti. Ei sovi kuitenkaan unohtaa, että tilitoimiston käytännöillä on reaaliaikaisuuteen myös vaikutusta.

Kirjanpitoa siis syntyy koko ajan taustalla ja näin ollen talousseurantaa voi tehdä käytännössä milloin vain. Kun kaikkeen käytetään samaa järjestelmää ja kaikilla on pääsy samoihin tietoihin, yrittäjä voi vaikkapa työmaalta tarkistaa yrityksen tuloksen itse, ilman että pyytää tulosteita erikseen tilitoimistosta.

Hyvääkin järjestelmää voidaan kuitenkin käyttää huonosti, jolloin reaaliaikaisuus on kaukana todellisuudesta. Listaan alle viisi kohtaa, jotka vaikuttavat siihen, kuinka reaaliaikaista kirjanpidosta saatava data on.

Reaaliaikaisuuteen vaikuttaa se, millainen yrityksen laskutussykli on. Odottaako laskutus hiljaista hetkeä kahden viikon päässä vai saadaanko laskut lähtemään maailmalle samalla, kun työ saadaan suoritettua? Pitääkö taloustulosteita tutkiessa muistaa aina laskuttamattomat tilaukset?

Myöhässä oleva laskutus ja siihen yhdistettynä pitkät eräpäivät myös vaikuttavat yrityksen rahoitusennusteeseen ja ne voivat vaikeuttaa yrityksen kykyä selvitä muista velvoitteistaan.

Yrityksessä kannattaa tarkastella ostolaskujen kierrossa sitä, tarkastetaanko laskut ja kohdistetaanko kohteille ostolaskun tullessa vai vasta lähempänä eräpäivää. Tämä myös vaikuttaa laskutukseen, kun laskutuksessa tai projektiseurannassa ei tiedetä sinne kohdistuvia ostolaskuja.

Kun ostolaskut hyväksytään kirjanpitoon pian laskun tultua, nähdään kirjanpidosta toteutuneet kulut ja alv-vähennykset kohdistuneena ajallisesti oikeille kuukausille. Aina ostolaskujen tuloon ei tietenkään voi vaikuttaa, koska muiden yritysten laskutussyklissä voi kestää.

Jotta osatuloutuksesta saadaan oikea kuva ulos, budjetteja ja ennusteita pitää päivittää projektin edetessä. Tällä varmistetaan se, että kirjanpitoon tuloutuva kate vastaa projektin todellisia lukuja.

Varsinkin isoissa projekteissa muutamakin prosentin heitto katteessa voi tarkoittaa kymmenien tuhansien eurojen muutosta tuloksessa. Yllätys voi olla suuri tilinpäätöksessä, jos tapana on päivittää projektien budjetit vain kerran vuodessa.

Tämä on toinen tilinpäätöksen yllättäjä, jos varasto jätetään heitteille tilikauden aikana. Vaikka inventointia ei suorittaisikaan useammin kuin kerran vuodessa, varaston arvoa kirjanpidossa ja varastosovelluksessa on silti hyvä tutkailla aika ajoin ja tehdä korjauksia, jos tarvetta ilmenee.

Virheellisesti varastosta tehty myynti tai projektille kohdistamattomat varasto-otot voivat aiheuttaa varaston arvon vääristymää, mikä sitten heijastuu kirjanpitoon ja projekteille väärinä tietoina.

Palkanlaskenta on yleensä yrityksissä kaikkein reaaliaikaisinta, koska monessa yrityksessä palkat maksetaan kahden viikon välein.

Jos tuntikortit pidetään työntekijöiden toimesta ajan tasalla päivittäin ja tunnit on kohdistettu kohteille, projektiseurannasta saadaan viimeisin tieto sitoutuneista palkkakustannuksista jo ennen kuin palkat on laskettu. Samalla tieto on myös käytettävissä laskutuksessa.

Kirjanpidossa tehtävillä jaksotuksilla voidaan pitää huoli oikea-aikaisista kuluista.

Kirjanpitäjä kyllä ymmärtää kiireen, mutta ei osaa muuntua puuttuvaksi tositteeksi. Pienillä summilla ei tietenkään ole suurta merkitystä, mutta vaikkapa vuoden roikkuneet puuttuvat tositteet tarkoittavat helposti isoa kasaa kuluja tai tuloja, jotka eivät vielä näy tuloslaskelmassa ja näin ollen tulos ei ole reaaliaikainen.

Palkanlaskija taas ei tiedä yrityksessä tapahtuvista henkilöstömuutoksista, jos näistä ei tiedoteta hänelle. Kirjanpitäjän tai palkanlaskijan informoiminen yrityksessä tapahtuvista muutoksista vähentää siis tiedon puuttumisesta johtuvia katkoja ja kalliita virheitä, oli sitten kyse yrityskaupoista, perustajaurakointikohteen aloittamisesta, työntekijän ulosotosta tai purettavista jaksotuksista.