Tiedolla johtaminen on valtaa omaan liiketoimintaan
Kuinka tieto voi auttaa rakennusalan yritystä vakiinnuttamaan uskottavan ja menestyvän aseman? Reaaliaikaisella tiedolla johtaminen on…
Monessa rakennusalan pienyrityksessä arkea hallitaan yhdistelmällä papereita, Exceleitä ja erillisohjelmistoja esimerkiksi laskutukseen, kirjanpitoon tai tuntikirjaukseen.
Tällä osaratkaisujen cocktaililla on vaarana kompastella monessa kohtaa, vaikka tänä päivänä nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut ovat aidosti myös jokaisen pienyrittäjän saatavilla.
Nykyaikaisella ohjelmistolla voidaan vaikuttaa merkittävästi omaan ajankäyttöön, viivan alle jäävään katteeseen ja yrityksen kilpailukykyyn.
Listasin alle kolme jokaiselle yritykselle tärkeää toimintoa, joiden olisi syytä hoitua ajantasaisesti, tarkasti ja luotettavasti myös kiireisen arjen keskellä – ja kuinka rakennusalan tarpeisiin suunniteltu nykyaikainen ohjelmisto voi oikeasti näissä tukea.
1. Ostolaskujen kohdistaminen ja käsittely
Pienemmälläkin rakennusyrityksellä tavaroita saattaa kertyä ostettavaksi yllättävän paljon esimerkiksi saneerauskohteissa. Jos työmaita on useampia yhtä aikaa, tulisi kulut pystyä jakamaan ja kohdistamaan oikeille kohteille.
Tilanne on kuitenkin valitettavan usein se, ettei aika riitä perkaamaan laskuja ja tuomaan kuluja oikean työn alle, joten myös kohdekohtainen kulurakenne on arvailujen varassa.
Nykyaikaisessa ohjelmistossa ostolaskujen kohdistaminen ei vaadi yrittäjältä ylimääräisiä toimenpiteitä, sillä sähköinen lasku kohdistuu automaattisesti kuluksi oikealle projektille.
Tarvittaessa laskurivejä pystytään kohdistamaan samalta laskulta eri työmaille. Jopa yksittäinen laskurivi voidaan helposti jakaa niiden työmaiden kesken, joihin tavaraa on oikeasti tilattu.
Kun ostolaskujen hallinta ja kohdistaminen pystytään toteuttamaan vaivattomasti automatiikan tukemana, saadaan toiminnan seurantaan reaaliaikaisuutta ja tiedetään koko ajan, paljonko yksittäiselle työlle on mennyt kustannuksia ja materiaaleja – ilman ensimmäistäkään turhaa manuaalista työvaihetta.
2. Työmaakirjaukset mobiililaitteella
Toinen tärkeä seikka on varmistaa, että työntekijöiden tuntikirjaukset kohdistuvat oikeaan paikkaan ja kaikki työsuoritteet tulevat huomioiduksi.
Pitäisi siis pystyä jaottelemaan, mikä on urakkaan kuuluvaa työtä ja mikä erikseen laskutettavaa työtä sekä varmistaa, että kaikki työ muistetaan myös laskuttaa.
Tänä päivänä tuntikirjausten tekemisessä ja kohdistamisessa työntekijän apuna on mobiili, jolla voidaan kirjata päivän aikana suoritetut työt heti työmaalla.
Kirjaukset ohjautuvat samalla myös muualle hyödynnettäväksi ilman ylimääräistä tietojen koostamista: urakkasummaan sisältyvät työt kohdistuvat urakan kuluiksi, kun taas lisä- ja muutostyöt kirjataan omalla työlajillaan.
Kun työtunnit ovat kertakirjauksella tallessa oikeassa paikassa, tieto ohjautuu suoraan niin tuntikortille kuin mahdolliselle laskulle, ja järjestelmä osaa huomioida tiedon myös raportoinnissa.
Tällä tavalla työmaalla ei ole tarvetta kirjata lisätöitä paperin nurkkaan ja pystytään varmistamaan, ettei mitään jää laskuttamatta unohtuneiden kirjausten tai kadonneiden lappujen takia. Samalla urakan kulurakennetta pystytään seuraamaan reaaliajassa ja eritellysti.
3. Sujuva laskutus
Kolmas kriittisen tärkeä osa-alue on luonnollisesti laskutus, jonka tulisi pyöriä ilman suuria viiveitä.
Laskutusprosessia nykyaikainen järjestelmä tukee erinomaisesti. Kun kustannukset ja kirjaukset ohjautuvat vaivattomasti oikeaan paikkaan, muodostaa järjestelmä taustalla automaattisesti myyntilaskupohjaa töiden edetessä.
Samalla laskutusta voidaan hoitaa joustavasti kulloisenkin projektin mukaan esimerkiksi maksuerätaulukoita hyödyntäen tai vaikka välilaskuttamalla sovitusti urakan lisätöitä. Tällöinkään mitään ylimääräistä ei tarvitse tehdä, sillä välilaskuttamisen jälkeen työmaalla tehtävät kirjaukset alkavat kerryttää taustalle jälleen uutta laskupohjaa.
Laskutuksen hoitaminen nykyaikaisin työkaluin tuo yrittäjän kiireiseen arkeen monia helpotuksia, kun järjestelmä hoitaa tietojen koostamisen ja laskun muodostamisen käyttäjän puolesta.
Tällä tavalla laskutussykliä saadaan nopeammaksi ja vapautetaan työpäivän ympärillä olevaa toimistoaikaa, kun laskutuksen voi hoitaa helposti ajasta ja paikasta riippumatta järjestelmän valmiiksi koostamilla tiedoilla.
Rakennusalan ohjelmisto helpottaa arkeasi ja auttaa toiminnan kehittämisessä
Nykyaikaisella ohjelmistolla varmistat, että yrityksesi ostolaskujen käsittely, tuntikirjaukset ja laskutus muodostavat saumattoman kokonaisuuden, jolla helpotat yrityksesi toimintojen hallintaa ja saat ajantasaista tietoa yrityksesi toiminnan kehittämiseksi.
Suosittelen lämpimästi jokaista rakennusalan pienyrittäjää tutustumaan nykyajan ohjelmistovaihtoehtoihin, sillä niiden avulla voi oikeasti säästä aikaa, kustannuksia ja hermoja sekä parantaa toimintansa kannattavuutta.
Jos haluat tutustua tarkemmin tarjoamaamme ratkaisuun, ota rohkeasti yhteyttä. Lupaan, että Adminetillä arkesi helpottuu!