Tarjouslaskentaa hiharavistuksella?

Erilaisia laskentaohjelmistoja on tarjolla runsaasti, mutta yllättävän usein laskentaa tehdään epävarmoilla ja perinteisillä työvälineillä kuten kynällä ja paperilla, Excelillä tai sillä kuuluisalla hiharavistuksella.

Ymmärrän toki kokemuksen tuoman osaamisen ja rutiinin, mutta silti – en voi olla ihmettelemättä sitä, miten tarjouksia uskalletaan laskea ilman tarkkaa tietoa esimerkiksi tarvikkeiden ostohinnoista tai ylipäätään koko urakan tai työn kokonaiskustannuksista.

Tarjoukseen olisi syytä saada oikea summa pelkistetysti kolmesta syystä. Ensinnäkin oman yrityksen toiminnan kannattavuus pitää varmistaa, ja toiseksi, asiakaskokemus asiakkaalle on merkittävästi parempi, kun tehdystä työstä laskutetaan tarjouksessa sovittu hinta.

Oman yrityksen heikon katteen paikkaaminen laskuttamalla asiakasta sovittua enemmän on melkoisen lyhytnäköinen tapa toimia.

Kolmantena seikkana on oman yrityksen kilpailukyvyn varmistaminen, eli hinnoittelun pitää olla kohdallaan, jotta tarjouksista tulee myös tehtävää työtä.

Pienempiä tarjouksia laskiessa keskeisimmät asiat ovat työt ja tarvikkeet. Tarvikkeiden osalta on erittäin tärkeää tietää niiden ajankohtaiset ostohinnat omalle yritykselle.

Nykyaikaisessa järjestelmässä tiedot ovat saatavilla helppokäyttöisessä muodossa.

Tarvikkeiden hintoihin lisätään tavoiteltu kate, joka voi olla esimerkiksi kiinteä prosenttimäärä ostohinnan päälle. Tarvikkeiden hinnoittelun jälkeen on aika laskea työn määrä, eli paljonko työtunteja kuluu kyseisen projektin tekemiseen.

Työmäärän arvioinnin tarkkuus riippuu tietenkin työn tyypistä, mutta melko lähelle siinä olisi syytä päästä. Kun työtä hinnoittelee, on syytä ottaa huomioon kokonaiskustannukset tehdyistä työtunneista.

Palkkakulujen lisäksi työnantajalle koituu muitakin kustannuksia, esimerkiksi työeläke- ja vakuutusmaksuja. Sen lisäksi tarjouksessa pitää ottaa huomioon matkakustannukset, päivärahat, mahdolliset majoitukset jne.

Nykyaikaisen järjestelmän ollessa käytössä tarjouksen laskija pääsee käsiksi myös historiatietoon. Silloin on helppo selvittää, paljonko aikaa vastaaviin projekteihin on aikaisemmin mennyt. Tätä kautta laskennan tarkkuutta on helppo parantaa.

Isompia tarjouksia laskiessa talotekniikka-alan yrityksille on olemassa erilaisia pakettirekisterejä. Pakettirekistereistä löytyy toimialalla käytettäviä paketteja, jotka sisältävät sekä tarvikkeet että alan työehtosopimuksen mukaisen työn hinnoittelun.

Erityisesti sähkö- ja putkiliikkeiden osalta ne ovat yleisesti käytössä. Pakettien syöttäminen onnistuu kätevästi pakettipoiminnan, syöttösivujen tai CAD-aineiston kautta.

Joka tapauksessa keskeistä tarjouslaskennassa tavasta huolimatta on tietojen oikeellisuus ja tehokkuus.

Tarvikkeiden ostohintojen ja tehdyn työn kokonaiskustannusten on oltava tiedossa. Edellisten lisäksi myös kaikki muut sivukustannukset on otettava huomioon.

Nykyaikainen ohjelmisto tarjoaa työkalut sekä laskentaan, että sen toimivuuden seurantaan. Toteutuneet kulut ja myynnit on saatava kohdistumaan, jotta projektien kannattavuuden saa selville.

Miten sinä aiot varmistaa yrityksesi kannattavuuden ja kilpailukyvyn tulevaisuudessa?