Kirjanpitäjän valinta – kuinka löytää se oikea?
Kirjanpitäjän valinta on iso päätös, johon vaikuttaa usein hinta, saatavilla olevat palvelut sekä yrittäjän ja…
Työntekijöiden työajanseuranta ja tuntimerkinnät voivat olla yritykselle yllättävä arkea hankaloittava tekijä. Paperille kerätyt tuntilaput voivat olla epäselviä merkintöjä täynnä tai kännykän viestisovellukseen kerran viikossa suunnilleen merkatut tunnit eivät ole täysin luotettavia, ja sen takia työn tehokkuutta on hankala seurata. Myös tietojen hajanaisuus aiheuttaa ylimääräistä työtä, kun tunnit täytyy kerätä erikseen laskulle sekä palkanlaskentaan.
Ilmainen työajanseurantasovellus voi olla hetkellinen edullinen ratkaisu. Kuitenkin, kun ottaa huomioon tietojen edestakaiseen siirtelyyn kuluvan ajan ja työn, ei se lopulta ole kovinkaan tehokas tapa.
Tehokkuutta arkeen lisää, kun kaikki tiedot kerääntyvät yhdellä kirjauksella toiminnanohjausjärjestelmään. Tämän avulla myös tietojen siirtyminen eteenpäin oikealle taholle ei ole enää muistin varassa ja arki sujuu huolettomammin.
Monen eri ohjelmiston väliseen manuaalisesti tehtävään tiedonsiirtojumppaan verrattuna, kertakirjaukset ja automatiikka tekevät tiedonhallinnasta sujuvampaa. Kun sama järjestelmä tukee taloudenhallintaa, laskutusta sekä työntekijöiden tietojen ylläpitoa, yhdistyvät nämä kaikki automatiikan avulla nopeasti käsiteltäväksi dataksi. Työn kannattavuutta on näin helppo seurata ja kaikki tiedot ovat kätevästi yhdessä paikassa.
Työajanseurantaan ripaus automatiikkaa
Työntekijän työaika on työntekijälle sekä työnantajalle arvokasta ja monesti nämä arvokkaat tunnit saattavatkin olla paperisilla lapuilla tai erillisissä sovelluksissa ja vaarassa hävitä. Avuksi tähän voidaan ottaa nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee työajanseurantaa. Silloin työntekijä voi kirjata työtuntinsa järjestelmään reaaliaikaisesti ja ne ovat ensimmäisestä kirjauksesta lähtien tallessa ja paikkaansa pitäviä.
Jotta merkinnät tulee tehtyä ajallaan, tulee järjestelmän olla nopea ja helppokäyttöinen työntekijälle. Kun kirjaukset on mahdollista tehdä paikasta riippumatta, ne eivät yhtä suurella todennäköisyydellä jää odottamaan parempaa aikaa kirjauksille.
Automatiikan avulla nykyaikainen järjestelmä huomioi yleisimpien työehtosopimusten mukaiset korotukset sekä muut muutokset. Lisäksi sairauspoissaolot, lomat ja muut vapaat on helppo merkitä samaan järjestelmään. Kaikki tallennetut tiedot pystytään myös näin ylläpidettynä tarkastamaan tarpeen mukaan. Työntekijä voi huoletta luottaa siihen, että kaikki palkat tulevat maksetuksi ajallaan ja merkinnät ovat oikein sen jälkeen, kun ne ovat kerran kirjattu.
Yrityksen perustoiminnot nykyaikaan
Työtunnit ovat merkittävä osa yrityksen laskutettavista menoista, mutta myös monesti itsestäänselvyyksinä pidettäviä perusjuttuja. Selkeät työtuntien merkinnät yhdessä järjestelmässä helpottavat tuntien tarkistamista, kun esimerkiksi paperille kirjoitettujen epäselvien merkintöjen tulkinta jää pois tai tuntimerkintöjä ei tarvitse koota eri työajanseurantasovelluksista tai dokumenteista.
Myyntilaskutus käy vaivattomasti, kun työntekijä on kirjannut tuntinsa nykyaikaiseen toiminnanohjausjärjestelmään. Kertatarkastuksella myyntilaskun voi lähettää asiakkaalle ja samalla tiedot menevät palkanlaskentaan. Ja kun järjestelmässä on yleisimmät työehtosopimukset mukana, päivittyvät palkan muutokset työntekijöiden palkkoihin ilman manuaalisia kirjauksia. Näin todelliset kulut ja tulot ovat yrittäjällä aina tiedossa ja hyödynnettävissä tarkempaan tulosten tarkasteluun.
Lisää läpinäkyvyyttä työajanseurantaan
Kun nämä yksinkertaisilta vaikuttavat haasteet on taklattu, helpottaa se yleisellä tasolla työn tehokkuuden sekä eri toimintojen kannattavuuden seurantaa. Hyödyt näkyvät suoraan yrittäjän arjessa ajallisesti sekä seurannan huolettomuudessa. Työnantajan ja työntekijän on helppo toimia yhden järjestelmän avulla ja kommunikaatio helpottuu. Tämä lisää myös läpinäkyvyyttä työajanseurantaan ja sitä kautta luottamusta molempiin suuntiin.