Rakennusalan työajanseuranta – pakollinen paha vai toiminnan tehostamisen mahdollisuus?

Laissa ei ole määritetty kuinka työajanseurantaa tulisi ylläpitää ja vaihtoehtoja onkin monia; aina paperisesta seurannasta työajanseurantajärjestelmiin tai toimialajärjestelmiin, jossa tämän lain täyttyminen on yksi osa kokonaisuutta. Kun pohditaan omalle yritykselle sopivaa vaihtoehtoa, on hyvä ottaa huomioon seuraavia asioita:

1. Työajan seuranta manuaalisesti; paperilla, WhatsAppissa tai Excelissä.
   Täyttää lain puitteissa työajanseurannan vaatimukset. Vaatii kuitenkin manuaalisesti tietojen koostamisen, arkistoinnin ja tietojen siirtämisen palkanlaskentaan, projektiseurantaan sekä mahdollisesti myyntilaskuille.
2. Osajärjestelmä työajanseurantaan
   Lain täyttymisen lisäksi helpottaa arkistoinnissa ja tiedon koostamisessa. Yleensä kuitenkin tiedon siirto palkanlaskentaan, projektin seurantaan ja myyntilaskuille vaatii manuaalista työtä. Kun tiedot ovat erillisissä järjestelmissä, myös sen keräys ja koostaminen vie enemmän aikaa.
3. Työajanseuranta osana kokonaisohjelmaa
   Työntekijän kirjatessa tuntinsa tieto siirtyy esimiehen hyväksynnän kautta automaattisesti tarvittaviin paikkoihin; palkanlaskentaan, projektiseurantaan sekä tarvittaessa myyntilaskuille. Tieto on reaaliaikaista ja ajankäyttö tehostuu.

Adminetissä työajanseuranta on osana rakennusalan, talotekniikan ja teollisuuden kokonaisjärjestelmää ja kirjatut tunnit siirtyvät esimiehen hyväksynnän jälkeen suoraan palkanlaskennan materiaaliksi.

Adminetissä työntekijä voi tuntiensa lisäksi myös kirjata lomapäivänsä sekä muut poissaolot suoraan järjestelmään esimiehen tarkastettavaksi. Järjestelmä pitää yllä myös ali- tai ylityötunneista kertyneet tunnit.

Tunnit voi merkata kätevästi myös mobiilissa vaikkapa työmaalta käsin.

Itse työajan kirjaamiseen on pari eri vaihtoehtoa;

• tunnit voidaan kellottaa klikkaamalla aamulla aloita ja päivän päätteeksi lopeta
• tunnit voidaan kirjata könttänä päivän päätteeksi.

Erityisesti laskutöissä on usein tärkeää, että tuntien yhteyteen saadaan myös selitettyä mitä päivän aikana on tehty.

Adminetissä työtunnit voidaan myös kirjata suoraan eri kohteille ja työtilauksille, mikä auttaa tulevaisuudessa arvioimaan työn kestoa ja sen kustannuksia projektin eri vaiheissa.

Mikäli projektiseurannan puolella on litterointi käytössä, pyytää Adminet tunteja syöttäessä myös litteran, jotta saadaan työtunnit myös projektiseurantaan mahdollisimman tarkalla tasolla.

Joskus litterointi tuntisyötön yhteydessä voi olla tarpeen myös tilaajan vaatimuksesta; yhä useammin kuulen tilaajan vaativan myyntilaskut valmiiksi litteroituina.

Järjestelmän valitseminen riippuu tietysti yrityksen ja työntekijöiden määrästä, ja mitä suuremmaksi kasvetaan sitä yleisempää on siirtyä sähköiseen työajanseurantaan. Myös jo olemassa olevat järjestelmät määrittelevät usein, mikä järjestelmä otetaan käyttöön.

Sähköiseen työajanseurantaan siirtyminen

Työajanseurannan järjestelmän käyttöönotto vaatii yritykseltä johtamista.

Tunteja on ehkä vuosia kirjattu paperille ja muutos epäilyttää.

Joukossa on ehkä muutamia työntekijöitä, joilta älypuhelimia ei löydy tai uskotaan etteivät työtekijät halua kirjata tuntejaan mihinkään ohjelmiin.

Kun työntekijät saadaan motivoitua muutokseen, parhaimmillaan yritys säästää tiedon siirtelyyn/koostamiseen menevässä ajassa, laskun kierto nopeutuu eikä aikaa tarvitse enää käyttää siihen, että pähkäillään mikä numero tuossa paperilla mahtaa olla.

Jotta tunnit ovat paikkaansa pitäviä, suosittelen opettamaan työntekijöille heti järjestelmän käyttöönotosta alkaen, että tunnit merkitään joka päivä eikä esimerkiksi viikon (tai jopa kahden) päätteeksi.

Sähköisen järjestelmän myötä parantuvat myös tietojen oikeellisuus ja läpinäkyvyys.

Palkanlaskussa tapahtuvat virheet vähenevät ja työntekijän toteutuneet työtunnit kirjautuvat ylityötunnit mukaan lukien. Näin työnantaja pystyy seuraamaan työkuorman muutoksia reaaliajassa ja myöntämään joko vapaata tai maksamaan palkkaa normaalin työajan ylittävistä tunneista.

Myös työhistorian raportit pidemmältä ajanjaksolta saadaan kätevästi ulos järjestelmästä millä tahansa ajan hetkellä.

Huoli muutosvastaisuudesta on usein turha

Olen kuullut monta kertaa käyttöönoton jälkeen, että palaute työntekijöiltä onkin ollut positiivista epäilyistä huolimatta, kun työntekijä voi merkitä tuntinsa heti eikä tarvitse muistaa toimitella lappuja toimistolle tiettyyn määräaikaan mennessä.

Joskus se kaikista iäkkäin työntekijä yllättikin, ja halusi ilman muuta kirjata tuntinsa kännykällä kuten kaikki muutkin, vaikka alkuun ajatuksena oli etteivät kaikki työntekijät sähköiseen systeemiin lähde.

Tärkeää sähköiseen työajanseurantaan siirryttäessä on viestiä työntekijöille, että miksi käytäntöjä muutetaan.

Työntekijöiden ei koskaan tulisi tuntea, että työtunteja aletaan kirjata alhaisen luottamuksen vuoksi vaan juurikin heidän parastaan ajatellen. Kun työntekijän jokainen hetki töissä kirjautuu, saadaan todellinen käsitys työmäärästä ja työntekijälle kuuluvasta kompensaatiosta.

Laita ihmeessä viestiä, jos aihe ja ratkaisumme kiinnostavat!