Työmaalla käytettävä ohjelmisto tuo ajantasaista tietoa rakennusyrityksille

Yrityksen kasvaessa työntekijöiden ja töiden määrä usein kasvaa. Nämä lisäävät paperitöitä ja ajankäyttö sekä virheiden mahdollisuudet kasvavat. Käymme tässä läpi viisi vinkkiä töiden organisoimiseen sekä tiedonhallintaan rakennustyömaalla.

Kaikki projekteihin liittyvät tiedot on hyvä olla aina saatavilla. Sähköinen dokumentaatio varmistaa tiedon laadun sekä pitää huolen, ettei paperilappuja enää tarvita. Tarvittavat tiedot, kuten kohteiden pohjapiirustukset ovat kaikkien määriteltyjen ihmisten nähtävissä missä vain, eivätkä ole esimerkiksi toimistolla paperisina tai tietyltä tietokoneelta löydettävissä.

Liitteitä ja kuvia pystytään hyödyntämään myös muun muassa laskutuksessa tai esimerkiksi vakuutusasioissa. Kun kirjaukset tehdään mobiililaitteella toimivassa nykyaikaisessa järjestelmässä, ne kohdistuvat aina jollekin projektille, eivätkä jää irrallisiksi.

Huolellisten kirjausten merkitys korostuu myös, kun työntekijät käyvät useilla työmailla päivän aikana. Kirjausten ansiosta tiedot eivät mene sekaisin ja ne pysyvät ajan tasalla. Järjestelmä on hyödyllinen, jotta saadaan varmistettua kirjausten laatu, sillä laadukas dokumentaatio on tiedonhallinnassa avainasemassa.

Työmaiden seuranta on helppoa järjestelmien avulla. Tuntikirjausten tekeminen suoraan mobiililaitteella toimivan järjestelmän kautta vähentää unohtelua ja lapuille tai omille älylaitteille tehtyjen kirjausten hukkumista. Myös työtunnit saadaan kohdistettua suoraan projekteille, jolloin työtuntien seuranta on helppoa.

Työmaan kulunvalvontaa helpottaa, kun kulunvalvonta toteutetaan mobiilisti toimivalla järjestelmällä. Tällöin saadaan välittömästi tieto työmaalla olevista henkilöistä, niin omasta väestä kuin alihankkijoistakin.

On siis tärkeä tietää, ketkä ovat olleet mihinkin aikaan kirjautuneena työmaalle. Järjestelmän avulla esimerkiksi Aluehallintoviraston tarkastajille pystyy välittömästi antamaan tiedon työmaalla olleista työntekijöistä.

Eri rooleissa oleville työntekijöille työmaalla käytettävät järjestelmät tuovat useita muitakin helpotuksia arkeen. Esimerkiksi ostolaskuja on mahdollista hyväksyä suoraan mobiililaitteella, jolloin tieto kulkee raporteille välittömästi ja projektien seuranta on ajan tasalla, oli työnjohto toimistolla tietokoneen äärellä, tien päällä tai työmaalla.

Työturvallisuusmittaukset sekä työmaapäiväkirjat voi täyttää suoraan moderneihin mobiililaitteella toimiviin järjestelmiin, mikä tehostaa entisestään työmaan toimintaa.

Työaikakirjausten lisäksi mobiililaitteella toimiviin moderneihin järjestelmiin työntekijät voivat tehdä helposti myös loma- ja poissaolokirjauksia. Näiden kirjausten yhteyteen on mahdollista sisällyttää liitetiedostoja, jolloin kaikki tarvittavat dokumentit ovat selkeästi yhdessä paikassa. Järjestelmästä työntekijät pystyvät myös itse tarkastamaan omia tietojaan, kuten poissaoloja, lomia tai palkkoja.

Yhteinen järjestelmä edesauttaa sisäistä viestintää, sillä sen kautta on mahdollista lähettää esimerkiksi infoviestejä, tehtäviä tai ohjeita työntekijöille. Lisäksi kun kaikki tieto on löydettävissä yhdestä samasta paikasta niin tiedonkulun katkosten sekä inhimillisten virheiden riski pienenee.

Nykypäivän kattavat järjestelmät tarjoavat valtavasti vaihtoehtoja, jotka auttavat töiden hallinnassa. Esimerkiksi lisätöiden kirjaaminen oikealle projektille onnistuu jo työmaalla järjestelmän avulla. Näin lisätyöt jäävät muistiin, jolloin niiden laskuttaminen ei unohdu.

Mikäli työmaalla ilmenee tarve lisätöille, on järjestelmästä helppo tarkistaa kalenterin tilanne ja työnjohdon merkata suoraan järjestelmään työntekijälle tehtävä, lisätiedot työstä sekä lopuksi laskuttaa työtilaus.

Rakennusalalla on entistä enemmän paperitöitä ja viranomaisvelvoitteita. Tämän lisäksi nousseet materiaalikustannukset aiheuttavat sen, että työmaista halutaan saada irti mahdollisimman paljon tietoa, jotta osataan arvioida kuluja sekä seuraavien projektien kustannuksia. Onneksi tähän avuksi on markkinoilla kattavia ohjelmistoja, jotka toimivat ajasta ja paikasta riippumatta myös työmaaolosuhteissa.

Näiden ohjelmistojen avulla säästyy aikaa, tieto on luotettavaa sekä ajantasaista. Kun kirjaukset on kirjattu oikein ja tarkasti, on kustannusten seuranta totuudenmukaista ja yrityksellä on tieto todellisista katteista ja kannattavuudesta. Lisäksi tarkka seuranta ja täsmälliset kirjaukset tuovat yrityksille turvaa tilanteissa, joissa tarvitsee todentaa asioita jälkikäteen. Näin varmistetaan kannattava liiketoiminta.