Viestintä henkilöstölle ohjelmistomuutoksen aikana

Mitä muutosviestintä on ja miksi se on tärkeää?

Viestinnän merkitystä muutostilanteessa ei voi korostaa liikaa. Tällainen muutos voi olla vaikkapa uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, jota käytän tässä nyt esimerkkinä. Ihmisillä on luontainen tarve saada tietoa, ja erityisesti muutoksen aikana sen tarve kasvaa.

Jos tietoa ei ole, syntyy henkilöstön keskuudessa väkisinkin huhupuheita. Tämä lisää epävarmuuden tunnetta muutostilanteessa, mikä puolestaan hankaloittaa muutoksen läpivientiä.

Muutosviestinnän tavoitteena on auttaa työntekijöitä ymmärtämään muutoksen tavoitteet, ja mistä muutoksessa oikein on kyse ja näin helpottaa muutosta ja sen jalkauttamista.

Kuinka viestiä henkilöstölle muutoksen aikana?

Henkilöstölle on hyvä viestiä jo ajoissa, että ohjelmistoa ollaan vaihtamassa. Näin työntekijät ehtivät sulattelemaan ajatusta muutoksesta eivätkä välttämättä suhtaudu muutokseen niin vastahakoisesti.

Työntekijöitä kiinnostaa ensisijaisesti se, miten ohjelmiston muutos vaikuttaa heidän päivittäiseen arkeensa.

Asiat kannattaa siis kertoa nimenomaan henkilöstön näkökulmasta. On toki tärkeää, että työntekijät hahmottavat kokonaiskuvan eli oleellista on myös pystyä perustelemaan muutos yrityksen kokonaisliiketoiminnan näkökulmasta eli miksi ollaan ottamassa uutta ohjelmistoa käyttöön.

Muutoksessa käytettävät viestintäkanavat on hyvä miettiä tilanteeseen nähden sopivaksi. Tiedotustilaisuudet tai koulutukset ovat hyvä tapa viestiä laajemmalle joukolle kerralla.

Mikäli viestintä halutaan toteuttaa keskitetymmin, soveltuu esimerkiksi tiimipalaverit tähän paremmin. Tänä päivänä myös monissa yrityksissä on myös käytössä oma intranet, jota voi käyttää myös yhtenä tiedotuskanavana.

Näiden virallisten kanavien lisäksi on kuitenkin hyvä muistaa myös vapaamuotoisemmat tavat viestiä. Yleensä kahvipöydässä herää paljon keskustelua ja kysymyksiä. Muutoksessa nimenomaan molemminpuolinen vuorovaikutus on ensisijaisen tärkeää.

Muutosviestintä ei saa olla yksipuolista, vaan myös henkilöstölle on annettava mahdollisuus tuoda oma äänensä kuuluviin ja esittää kysymyksiä muutokseen liittyen.

Koska muutos on usein pitkä prosessi, on siitä tärkeää viestiä säännöllisesti. Ei siis riitä, että ilmoitetaan henkilöstölle edellisenä päivänä, että ohjelmisto vaihtuu, vaan viestinnän on oltava säännöllistä.

Usein muutos edellyttää myös toimintatapojen muutosta. Uusien toimintatapojen muotoutumisessa voi usein mennä aikaa ja ne voivat myös matkan varrella muuttua. Tämän vuoksi säännöllinen viestintä on tärkeää.

Onnistunut muutos

Onnistuneella viestinnällä henkilöstö saadaan ymmärtämään muutoksen merkitys sekä yrityksen kokonaisliiketoiminnan näkökulmasta että päivittäisen arjen näkökulmasta. Työntekijät ovat sitoutuneita muutokseen ja parhaimmassa tapauksessa onnistuneella viestinnällä voidaan myös ennaltaehkäistä muutosvastarintaa.

Kun viestintä on onnistunutta, työntekijät ovat motivoituneita omassa työssään ja arki sujuu moitteettomasti.

Lyhykäisyydessään

• Viesti muutoksesta ajoissa
• Perustele muutos
• Viesti henkilökunnan näkökulmasta
• Valitse sopivat viestintäkanavat
• Viesti säännöllisesti