Viisi syytä miksi heittää Excel romukoppaan

Rakentamisen toimiala nojautuu vahvasti edelleen erilaisiin excel-taulukoihin monessakin asiassa. En usko, että on liiketoimintaa, jossa ei yhtäkään excel-tiedostoa olisi. Kun puhumme kuitenkin rakentamisen kustannuslaskennasta, niin uskallan väittää, ettei Excel ole siihen paras työkalu.

Kustannuslaskentavaihe on nimittäin kriittinen rakennusprojektin tuloksen kannalta. Virhe suuntaan tai toiseen voi johtaa siihen, että projekti menee alihintaan tai se jää saamatta.

Olen tähän blogiin kirjannut muutamia havaintojani excel-tiedostojen käyttöön liittyen. Havainnot perustuvat keskusteluihin rakennusalan yritysten kanssa.

Valitettavan usein tieto jää sinne käyttäjän excel-tiedostoon, eikä sitä pysty muut hyödyntämään. Excelistä tarvittavan tiedon jakaminen eri sidosryhmille on haastavaa ja se sisältää riskejä.

Excelin tietokenttiä voi myös joku mennä muuttamaan, eikä Excelistä saatava tieto välttämättä ole kaikkien ymmärrettävässä muodossa. Yritykselle ja sen sidosryhmille on tärkeää, että tarvittava tieto on oikeilla henkilöillä.

Olemme viime vuodet eläneet aikoja, jolloin hintoja on saanut päivittää hyvinkin tiuhaan tahtiin. Hintojen päivitys on manuaalista työtä ja usein se jää hoitamatta. Muutaman kymmenen sentin heitosta esimerkiksi teräksen kilohinnassa voidaan kuitenkin puhua merkittävistä kokonaiskustannuksista, jos tehdään vähänkin isompaa hanketta.

Excelillä ei tehdä määrälaskentaa eli sen avulla ei lasketa kuvista tai tietomalleista pinta-aloja, juoksumetrejä, kappaleita jne. Näin ollen, jos yrityksen tarvitsee laskea määriä eli massoitella, niin ne joudutaan tekemään erillisessä ohjelmassa.

Tässä taas tullaan siihen haasteeseen, että aina ei pystytä varmistamaan, että kaikki tarvittava on laskettu kuvista tai ainakin sen tarkastelu on haastavaa. Lisäksi määrät siirretään manuaalisesti ohjelmien välillä, jolloin virheiden mahdollisuus kasvaa. Kustannuslaskennassa ei mielellään tee virheitä, joten miksi kasvattaa virheiden mahdollisuutta?

Excel-laskelmat voivat aiheuttaa todellisen ongelman kustannuslaskijalle. Miksi? Koska kaavat saattavat olla virheellisiä, käyttäjän tekemät muutokset kaavoihin voivat vaarantaa laskelmien tarkkuutta.

Excelissä inhimillisten virheiden mahdollisuus on olemassa ja aikaa kuluu myös turhaan siihen, että mahdollisia virheitä etsitään ja varmistetaan laskelman oikeellisuus.

Excel on usein käyttäjänsä näköinen, eikä yrityksen muut laskijat välttämättä hyödynnä toistensa laskelmia – puhumattakaan henkilöistä, jotka eivät tee laskentaa päivätyökseen.

Jos yritys kasvaa ja taloon tulee enemmän kuin yksi laskija, niin on tärkeää, että tietoa voidaan jakaa laskijoiden välillä. Jokaiselle kasvua hakevalle yritykselle tulee vaihe, jolloin Excel ei enää mahdollista riittävää kasvua laskennan määrän tai monimutkaisuuden kasvaessa.

Toinen näkökulma on se, että motivoituneella laskijalla saattaa olla kaksi mahdollista tulevaa työnantajaa. Jos toinen työnantaja laskee Exceliä käyttäen ja toinen moderneja laskentaan tarkoitettuja ohjelmistoja hyödyntäen, niin kumpaan laskija päätyy, jos työehdot ovat muuten samanlaiset? Jätän vastauksen lukijalle pohdittavaksi.

Kuten olemme huomanneet, niin kilpailu kovenee ja rakennusyritysten on selviydyttävä kustannusten nousupaineessa. Rakennusala kasvaa vuosi vuodelta kilpailukykyisemmäksi ja teknologiakeskeiseksi, joten se vaatii urakoitsijoilta uusia työkaluja ja prosesseja markkinaedun ylläpitämiseksi.

Nykyiset ohjelmistoratkaisut mahdollistavat entistä tarkemman kustannuslaskennan kuitenkin niin, että laskenta on helppoa ja tiedon jakaminen vaivatonta. Ottamalla käyttöön rakentamisen kustannus- ja määrälaskentaan erikoistuneen pilvipohjaisen ohjelmistoratkaisun, kaiken kokoiset urakoitsijat voivat paremmin hallita tämän päivän laskennan monimutkaisuutta ja mahdollistaa menestyksen jatkossa.