Yrityksen ohjelmistot – yksi kaikkeen vai monta erilaista?

Ohjelmistoihin liittyy usein erilaisia olettamuksia ja valintaa tehdessä onkin hyvä tarkastella huolellisesti, millainen ohjelmistokokonaisuus palvelee yrityksen tarpeita parhaiten. Käydään seuraavaksi läpi muutamia tärkeitä näkökulmia, millaisia asioita olisi hyvä huomioida järjestelmää valitessa.

Siirtäessä tietoa erillisten ohjelmistojen välillä, sitä voi kadota. Kun näistä irrallaan toimivista ohjelmistoista tehdään integraatioita muihin järjestelmiin, kaikki tieto ei siis välttämättä siirry, koska ohjelmistoja kehittävät eri tahot omiin tarkoituksiinsa yhteisen päämäärän sijaan.

Esimerkiksi työvuorosuunnitteluohjelmistosta saattaa siirtyä laskutukseen vain tuntimäärät, eli ainoastaan myyntilaskun muodostamiseen tarvittavat pakolliset tiedot. Tällöin tärkeää työmaakohtaista tietoa vaikkapa tuottavuudesta voi jäädä pimentoon. Nykyaikaisissa järjestelmissä, joissa kaikki tiedot ja toiminnot ovat samassa paikassa, ei tietoa tarvitse siirrellä manuaalisesti tai pelätä integraatioiden hukkaavan tietoa erillisten ohjelmistojen välillä.

Kun tietoa siirrellään erillisten ohjelmistojen välillä, siitä saattaa aiheutua myös viiveitä. Jos tiedot toimitetaan kuukauden lopussa paperisina tilitoimistoon, jolloin niitä aletaan vasta kirjaamaan järjestelmään, tiedon saaminen kestää, eikä se ole enää reaaliaikaista. Moderneissa järjestelmissä sen sijaan kaikki tieto on koko ajan ajantasaista, koska kaikki kirjaukset tehdään suoraan sinne ja kirjanpito muodostuu sähköisenä taustalla automaattisesti.

Kun tietoa häviää, se vaikuttaa käytettävissä olevan tiedon tarkkuuteen ja vaikeuttaa näin ollen mm. yrityksen talouden seurantaa ja päätöksentekoa. Jos kaikki tieto ei siirry, on mahdollista, että käytettävissä on vaikkapa pelkkä tulo, mutta sen tarkemmin ei päästä porautumaan mistä kaikesta tämä tulo tarkemmin ottaen koostuu. Voi olla myös haastavampaa jäljittää liiketoiminnan ongelmia, jos data on puutteellista.

Tietoon tulisi pystyä porautumaan tarkemmin, sillä asiakas-, työtekijä- ja työmaakohtaiset tiedot ovat erittäin tärkeitä tietoja päätöksenteossa ja liiketoiminnan kehittämisessä. Toki erillisistäkin järjestelmistä näkee vähintään pakolliset tiedot eli esimerkiksi tuloslaskelman tileittäin, mutta välttämättä tätä tarkkaa porautumista tietoon ei ole mahdollista tehdä.

Usein ajatellaan, että yksi kattava järjestelmä on monimutkaisempi vaihtoehto, kuin useamman erillisen ohjelmiston kokonaisuus. Tämä voi joissain tilanteissa ollakin totta tai tuntua siltä, kun kaikki toiminnot ovat yhdessä ohjelmistossa ja ominaisuuksia on enemmän. Toisaalta kuitenkin erillisiä ohjelmistoja yleensä on monta. Silloin voidaan pohtia, onko lopulta monimutkaisempaa opetella käyttämään yhtä laajaa järjestelmää vai useampaa erillistä ohjelmistoa.

Tunnusten ja salasanojen hallinnointi on helpompaa yhden järjestelmän ratkaisussa, koska silloin ei tarvitse olla moneen järjestelmään eri salasanoja ja riittää kun työntekijöille luo yhdet tunnukset useiden sijaan.

Yksi yleisimmistä ennakkoluuloista kaiken kattavia järjestelmiä kohtaan on hinta. Ne mielletään kalliimmiksi vaihtoehdoiksi kuin erilliset ohjelmistot, vaikka lopulta yksi kattava järjestelmä voi olla jopa halvempi. Yksittäiset ohjelmistot voivat maksaa vähemmän, mutta kaikkien yrityksen käyttämien järjestelmien maksut tulisi laskea yhteen kokonaiskustannusten saamiseksi.

Lisäksi usein erillisissä ohjelmistoissakin hinta nousee käytön ja käyttäjätunnusten määrän mukaan. Pahimmillaan vain hinta edellä tehdyt järjestelmähankinnat voivat rajoittaa yrityksen kasvua, kun järjestelmä ei enää vastaa muuttuneita tarpeita ja toimii liian kankeasti.

Erityisesti kaiken kattavat järjestelmät auttavat säästämään aikaa automaation avulla. Niissä tieto siirtyy automaattisesti paikasta toiseen, joten se ei vaadi paljoakaan manuaalista työtä. Tiedot pysyvät järjestelmässä myös tallessa ja ovat yrittäjän päätöksenteon tukena auttaen häntä saamaan parempaa tehoa irti liiketoiminnasta.

Tästä hyvänä esimerkkinä on Adminet, jossa alv-ilmoitukset ja joukko muita viranomaisilmoituksia lähtevät automaattisesti oikeille viranomaisille. Näihin ilmoituksiin hyödynnetään suoraan kaikkea sitä dataa, mitä yritystoiminnasta on kerätty.

Dataa on käytettävissä enemmän, joten sen analysoinnilla voidaan tukea asiakasta liiketoiminnan kehittämisessä kannattavammaksi. Kirjanpitäjä voi olla siis mukana tuomassa yritykselle lisäarvoa sen sijaan, että tekisi pelkästään lakisääteisen kirjanpidon.

Automatiikka voi myös aluksi jännittää, koska totutusta työtavasta poiketaan. Taloushallinnon toimiala onkin ollut ohjelmistojen sähköistymisen ja automatisoitumisen myötä jatkuvassa murroksessa. Tämä myös on vaatinut kirjanpidon ammattilaisilta tietynlaista asennemuutosta, kun kirjanpitäjien työ muuttuu koko ajan enemmän konsultoivammaksi.