"Kokonaistehokkuutta tuo nimenomaan se, että projektit elävät samassa paikassa koko elinkaarensa aina tarjouslaskennasta projektin päätökseen asti. Pitkässä juoksussa saamme sellaista synergiaa, jolla saadaan kuluja alas – ja se varmasti näkyy tuloksessa."
Haminalainen Haveputki on LVI-alan perheyritys, jonka Arto Naakka perusti kaverinsa kanssa vuonna 1982. Nykyään yrityksen johdossa on isänsä jalanjäljissä alalle päätynyt Sami Naakka, jolle yrityksen toimintaan liittyminen oli luontainen jatkumo hänen valmistuttuaan teknillisestä korkeakoulusta vuonna 1994.
Pienestä käynnistynyt toiminta on varsinkin vuosituhannen taitteen jälkeen kasvanut tasaisesti, kun yritys on laajentanut toimintaansa entistä isommalle alueelle. Nykyään noin 6,5 miljoonan liikevaihdolla operoiva ja 35 henkilöä työllistävä yritys toimii Kymenlaakson lisäksi Uudellamaalla. Toiminta koostuu pääasiassa rakennusyrityksille ja julkiselle puolelle toteutettavasta urakoinnista.
Toimintojen hallinta pilvipalveluihin
Haveputkella on pitkä historia ohjelmistojen hyödyntämisestä yrityksen toimintojen hallinnassa, sillä yrityksen ostoreskontraa ja tarjouslaskentaa on hoidettu ohjelmistoilla 1990-luvun alusta alkaen.
– Jos en väärin muista, niin DOS-pohjaisella järjestelmällä mentiin vuosituhannen alkuun, kunnes ohjelmisto muuttui Windows-pohjaiseksi. Olihan se silloin kaamea shokki itselle, kun DOS:n sininen ja musta näyttö muuttui ihan erilaiseksi – oli ikoneita, alasvetovalikoita ja kaikkea, Naakka naurahtaa.
Isojen muutosten äärelle tultiin myös viime vuonna, kun yrityksessä pitkään käytössä olleen ohjelmiston tuen ilmoitettiin loppuvan lähitulevaisuudessa.
– Vaikka ohjelmistotoimittaja tarjosi eri ratkaisua tilalle, olimme joka tapauksessa uuden edessä ja aloimme miettiä vaihtoehtoja. Kyselimme tutuilta rakennusalan yrityksiltä vinkkejä ja käyttökokemuksia, ja heidän suositustensa saattelemana päädyimme Admicom Ultimaan (ent. Adminet).
Ultimassa vakuutti erityisesti toimialan tarpeet huomioiva kokonaisratkaisu, jossa kaikki pääsevät käsittelemään samoja tietoja kertakirjauksella.
– Aiempi järjestelmämme ei ollut toimialan tarpeisiin kehitetty. Vaikka hinnassa oli eroa, totesimme että Ultimalla on saavutettavissa sellaista synergiaa, jota toinen vaihtoehto ei olisi tarjonnut. Toimialakohtaisuuden lisäksi keskeistä oli se, että kerran syötetty tieto löytyy joka paikasta ja on kaikkien saatavilla riippumatta siitä, missä vaiheessa prosessia ollaan menossa.
Admicom Ultima otettiin Haveputkella käyttöön toukokuussa 2020 ja vajaan vuoden aikana järjestelmä on saatu hyvin käyttöön. Samassa yhteydessä toimintatapoja uudistettiin muutenkin laajamittaisesti, sillä yrityksessä siirryttiin käyttämään pelkästään pilvipalveluina toimivia ratkaisuita.
– Minulle on äärettömän tärkeää, että pystymme työskentelemään täysin ajasta ja paikasta riippumattomasti. Ultiman tulon myötä irtisanoimme välittömästi oman serverimme ja otimme käyttöön myös Office 365 -työkalut. Nyt yrityksen kaikki tiedot ovat pilvessä ja se on muuttanut arkeamme olennaisesti – oikeastaan koko toimintatapamme on muuttunut pilvipalveluihin siirtymisen myötä.
Helppoutta projektien hallintaan ja seurantaan
Ultiman käyttöönoton jälkeen yrityksen tarjouslaskenta on siirtynyt erillisestä ohjelmistosta muiden toimintojen kanssa samaan järjestelmään ja nopeutunut huomattavasti.
– Alussa tarjousten laskentasääntöjä vertailtiin ja viilattiin rinnakkain vanhan ohjelmiston kanssa, jotta pystyttiin varmistumaan kulujen ja katteiden oikeellisuudesta, mutta kesän jälkeen ei ole enää tarvinnut vertailua tehdä. Mielestäni Ultiman tarjouslaskenta on hyvä, ja nyt kun käytön on oppinut, laskenta on nopeutunut ja yksinkertaistunut selvästi.
Ultimassa voitetun tarjouksen tiedot siirtyvät helposti myös projektinhallinnan ja -seurannan pohjaksi.
– Voitetuista tarjouksista luodaan budjetit ja maksuerätaulukot, ja sieltähän se seuranta lähtee tulemaan. On erittäin kätevää, että kaikki henkilöt pääsevät käsiksi projektien tietoihin ja voivat helposti hoitaa niihin liittyviä asioita. Meillä esimerkiksi projektipäälliköt hoitavat itse maksuerälaskutusta projektin edetessä.
Järjestelmän sisällä automaattisesti liikkuva tieto on mahdollistanut myös tarkemman projektinseurannan.
– Raportointi on ihan toisessa mittakaavassa kuin edellisessä ohjelmassa. Aiemmasta ohjelmistosta puuttui yhteys projektien ja reskontran väliltä, joten esimerkiksi ostoja ei pystynyt seuraamaan litteroituna projektipuolella. Jos halusi tehdä projektinaikaista seurantaa, se oli ihan manuaalista työtä, joten suoritimme lähinnä jälkilaskentaa. Nyt jälkilaskentatyö on jäänyt pois ja saamme kaiken tarvittavan tiedon suoraan järjestelmästä heti, kun sitä tarvitsemme.
Hankinnan tehokkuuteen panostavassa yrityksessä varsinkin ostojen seurantaan liittyvät työkalut ovat olleet ahkerassa käytössä. Haveputkella tarvikehankinnat tehdään projekteittain ja kilpailutuksessa luotetaan henkilökohtaisuuteen, sillä Naakan mukaan henkilöityneillä kauppasuhteilla hintaan päästään monesti vaikuttamaan vielä sen viimeisenkin hinnan jälkeen.
– Pienessä hankinnassa projektiostajan aika tulee kalliiksi, mutta 50 000 euron ostoon kannattaa käyttää aikaa. Ultimassa on helppo seurata ostojen tehokkuutta ja sitä, millaista nettovoittoa saavutamme projektiostojen niputtamisella ja kilpailutuksella. Esimerkiksi ostojen hintavertailu meidän alennusprosentit huomioiviin tukkurien nettohinnastoihin on hyvin mielenkiintoinen raportti, jonka perusteella olemme muutamaan kertaan päässeet huomauttamaan hinnoista ja saaneet kohtuullisia hyvityksiäkin.
Kevennystä toimiston ja kirjanpidon töihin
Kulujen hallinnan ja prosessien kustannustehokkuuden parantamisessa Ultima on auttanut myös tehostamalla toimiston rutiineja ja yhteistyötä yrityksen kirjanpitäjän kanssa.
– Aiemmin kirjanpitoaineisto toimitettiin manuaalisesti tilitoimistoon käsiteltäväksi, mutta nyt aineisto lähtee kirjanpitäjälle sähköisesti. Kirjanpitäjän työ on helpottunut ihan äärettömästi, kun ei tarvitse enää tehdä tiliöintejä ja muuta, vaan hänen roolikseen jää lähinnä tarkistaa valmis aineisto. Manuaalisen työn osuus on jäänyt todella vähäiseksi ja siten myös kirjanpitokustannukset ovat pienentyneet.
Myös Haveputken oman toimiston kuorma on keventynyt työläiden työvaiheiden poistuttua.
– Onhan se iso muutos, että kaikki asiat kulkevat samassa putkessa helposti hallittavissa. Toimistossa ei enää käsitellä paperilaskuja lainkaan, eikä kenellekään tarvitse kopioida mitään, kun sama tieto on kaikilla ja jokainen pääsee itse tarkastelemaan kulloistakin tilannetta. Sellainen jatkuva ylimääräinen kysyminen on jäänyt pois ja tehtäviä pystytään hoitamaan sujuvammin. Tämä on mahdollistanut sen, että konttoripuolelta jää tiettyjä asioita pois ja siellä voidaan keskittyä vähän erilaisiin juttuihin.
Naakan mukaan konttorin kulujen pieneneminen ja kokonaistehokkuuden paraneminen ovat lopulta luettavissa tulosviivan alta.
– On aika luontevaa, että konttorin päällä olevat projektikulut putoavat – se on ihan selvä. Konttorilta on jäänyt niin paljon aikaa vieviä työvaiheita pois. Kokonaistehokkuutta tuo nimenomaan se, että projektit elävät samassa paikassa koko elinkaarensa aina tarjouslaskennasta projektin päätökseen asti. Emme ole vielä ehtineet edes kaikkia mahdollisuuksia hyödyntää, mutta pitkässä juoksussa saamme sellaista synergiaa, jolla saadaan kuluja alas – ja se varmasti näkyy tuloksessa.
[Kuva: Vesa Hovi/Vekkuva]