"On tullut kokeiltua erilaisia ohjelmistoja ja sitä myöten todettua, että tämä on paras kaikista. Jos haluaa automatisoida töitä, tehdä tarkkaa seurantaa ja säästää aikaa, niin varsinkin silloin Ultima on sopivin vaihtoehto."
.png)
Helsingin Lähiömaalaus, eli HL-Maalaus Oy toteuttaa vuosikymmenten kokemuksella uudisrakennusten, julkisivujen ja saneerauskohteiden tasoite- ja maalaustöitä taloyhtiöille sekä rakennusliikkeille.
Urakoiden koot ovat vaihdelleet muutamien kymmenien tuhannen euron projekteista yli miljoonan euron urakoihin. Toiminta keskittyy pääkaupunkiseudulle ja toimitusjohtaja Galina Valosen mukaan työntekijöitä yrityksellä on noin 10 vaihtelevaan tarpeeseen perustuen.
– Meillä on omia työntekijöitä työn tarpeen mukaisesti. Tällä hetkellä on noin 10 omaa työntekijää ja lisäksi käytämme alihankkijoita, Valonen kertoo.
Nykyinen rakennusalan haastavampi markkinatilanne on muuttanut jonkin verran toimintaa ja tuonut mukanaan erilaisia haasteita.
– Raaka-aineiden hintojen korotuksia on ollut vuoden aikana useampia ja niitä on odotettavissa vielä lisää. Se tekee varsinkin tarjouslaskennassa ennakoimisesta vaikeaa hinnoittelussa. Uudisrakentamisen puolella uusia projekteja ei myöskään tule enää niin paljon kuin ennen.
Admicom Ultiman automatisoidut toiminnot kevensivät työtaakkaa
Ultima-toiminnanohjausjärjestelmä (ent. Adminet) otettiin yrityksessä käyttöön vuonna 2018, kun aiemmin käytössä olleet ohjelmistot eivät vastanneet enää nykyisiä tarpeita. Ohjelmiston käytettävyys ja toiminnoissa hyödynnettävä automatiikka vakuutti.
– Pidimme siitä, että Ultimassa kaikki on niin hyvin automatisoitu ja se säästää paljon aikaa verrattuna muihin ohjelmistoihin. Kaikki tarvittavat tiedot myös löytyvät helposti ohjelmistosta, Valonen toteaa.
Käyttäjien tarpeita palvelevat ohjelmistopäivitykset sekä yhteydet paitsi ohjelmiston sisällä, mutta myös muihin ohjelmistoihin ovat pitäneet Ultiman nykyaikaisena järjestelmänä Valosen mukaan. Ultima-järjestelmän ominaisuuksia integroidaan Admicom-konsernin muiden ohjelmistojen kanssa aktiivisesti.
– Olen huomannut, että Ultima kehittyy jatkuvasti. Vuoden aikana on tullut integraatioita esimerkiksi Admicom Vision (ent. Kotopro) dokumentointijärjestelmään, mikä on tosi hyödyllinen.
Ohjelmistosta on hyötyä toimistotyön tehostamiseen
Yrityksen talouden hallinta pyörii tällä hetkellä kokonaan Adminetin kautta. Toimistotyö on nopeutunut ja työtunteja säästyy runsaasti. Ohjelmisto auttaa Valosta tekemään tarvittavat yrityksen tukitoimintoihin liittyvät työt tehokkaasti ja itsenäisesti.
– Tällä hetkellä meillä käyttää pääasiassa kaksi henkilöä Ultimaa, koska olemme aika pieni yritys. Mutta jos käytössä olisi joku toinen ohjelmisto, niin tarvitsisimme varmasti enemmän toimistotyöntekijöitä. Ultiman paras ominaisuus on se, että säästän valtavan määrän aikaa. Toimistotyö vie minulla viikkotasolla enää vain noin puolisentoista tuntia.
Lisäksi tiedonjako ja seuranta ovat helpottuneet, kun tiedot ovat aina ajan tasalla. Tiedot päivittyvät tarvittaviin paikkoihin reaaliajassa sitä mukaa, kun niitä kirjataan Ultimaan. Näistä tiedoista on helppo koostaa tarvittavia raportteja.
– Toiseksi paras ominaisuus on se, että kaikki tiedot ovat helposti aina saatavilla. Esimerkiksi kirjanpito on reaaliaikainen ja tulos- ja taselaskelmaa pystyy seuraamaan ihan päivän tarkkuudella.
Kirjanpito on otettu Admicomin oman tilitoimistopalvelun kautta. Se sujuvoittaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa, kun käytettävä ohjelmisto on sama ja tieto kulkee molempiin suuntiin tehokkaasti. Myös palkanlaskenta on vaivatonta, kun kaikki tarvittava tieto löytyy samasta paikasta. Lisäksi ohjelmiston nykyaikaiset automaatiot helpottavat viranomaisilmoituksissa, eikä niitä tarvitse erikseen muistaa lähettää.
– Palkanlaskenta tulee tehtyä helposti Ultimassa ja meillä on Admicomin kautta kirjanpitäjä. Sekin on myös tosi erinomainen ja toimiva palvelu. Myös verottajailmoituksiin on hyvin automatisoitu prosessi.
Adminet on tukipilari työntekoon
Helppokäyttöisyys on mahdollistanut ohjelmiston käytön joustavasti ja työntekijät ovat myös oppineet nopeasti tarvittavat ohjelmiston toiminnot. Työnteko sujuu huolettomasti, kun työntekijät saavat keskittyä työhönsä ilman huolia työtuntien ja tietojen säilyttämisestä lippulappusilla. Tiedot pysyvät järjestelmässä tallessa ja ovat saatavilla kaikille, jotka niitä tarvitsevat ja joilla on oikeudet tietojen tarkasteluun.
– Ultima on ollut helppokäyttöinen ja työntekijät pystyvät käyttämään sitä ilman suurempaa koulutusta. Lisäksi on hyvä, kun sinne pystyy suoraan tallentamaan ja säilyttämään PDF-liitteitä sekä muita tiedostoja.
Valonen toteaa lopuksi Ultiman tarjoavan paljon hyötyjä rakennusalalla toimiville yrityksille.
– Ultima sopii varsinkin rakennusalalle kaikkeen yritystoimintaan, missä on projektien seurantaa ja laskutusta eteenpäin. On tullut kokeiltua erilaisia ohjelmistoja ja sitä myöten todettua, että tämä on paras kaikista. Jos haluaa automatisoida töitä, tehdä tarkkaa seurantaa ja säästää aikaa, niin varsinkin silloin Ultima on sopivin vaihtoehto.