"Halusimme järjestelmän, joka palvelee paremmin toimintamme kokonaisuutta. Haimme myös helppokäyttöisyyttä, muunneltavuutta sekä kustannustehokkuutta ja siksi päädyimme Ultimaan."
Säkylässä toimiva IntLog Oy aloitti toimintansa vuonna 2010 toteuttamalla puolustusvoimille huolto- ja kunnossapitotöitä. Muutaman vuoden jälkeen IntLogilla ryhdyttiin toteuttamaan jo jonkin aikaa suunnitelmissa olleita modulaarisia tilatuotteita.
Yksi järjestelmä kokonaistoiminnan hallintaan
Toiminnan laajentuessa ja monipuolistuessa IntLogilla törmättiin moniin käytännön haasteisiin, joita päätettiin helpottaa tuomalla yrityksen kaikki toiminnot yhteen toiminnanohjausjärjestelmään.
– Talouspuolen hallinta meillä oli sinänsä ihan järjestyksessä, mutta halusimme liittää siihen myös tuotantopuolen ja operatiivista toimintaa sekä tehostaa raportointia. Halusimme järjestelmän, joka palvelee paremmin toimintamme kokonaisuutta. Haimme myös helppokäyttöisyyttä, muunneltavuutta sekä kustannustehokkuutta ja siksi päädyimme yhteistyöhön Admicomin kanssa, toimitusjohtaja Jukka Pietilä kertoo.
Admicom Ultiman (ent. Adminet) käyttöönotto sujui Pietilän mukaan kivuttomasti. Tukea saatiin niin Admicomilta kuin yrityksen omalta tilitoimistolta, jonka rooli on muuttunut uuden järjestelmän myötä.
– Tilitoimistomme suhtautui muutokseen positiivisesti, koulutti henkilöstöään ja oli hienosti tukenamme muutoksessa. Muuttunut toimintatapa pienensi merkittävästi meidän tilitoimistokustannuksiamme, sillä se vähensi huomattavasti tilitoimiston työtä ja nykyään he hoitavat hyvin jäljelle jääneet tehtävänsä.
Muutosten myötä myös joitain asioita tuli yrityksen itsensä hoidettavaksi. Esimerkiksi palkanlaskenta siirtyi talous- ja palkkahallinnon asioita hoitavan Emilia Koiviston vastuulle.
– Palkanlaskenta oli minulle ihan uutta, mutta hyvin olen päässyt siihen kiinni. Ultimassa kaikki on niin automaattista ja tiedot tulevat valmiiksi, joten minulle tärkeintä on tarkistaa, että kirjaukset ovat oikein. Uusien asioiden osalta olemme aina yhdessä tuen kanssa katsoneet, kuinka ne pitää hoitaa, Koivisto kertoo.
Pitkälle automatisoitu järjestelmä helpottaa myös muita taloushallinnon toimia, kun esimerkiksi laskujen koostaminen on tehostunut.
– Aiemmin laskujen tekeminen vaati enemmän työtä ja siihen meni selkeästi enemmän aikaa. Ultimassa pystyn miettimään laskutusta jo ennakkoon ja tarvittaessa helposti tarkistamaan aiempien laskujen tietoja, joten mielestäni laskutus on nyt helpompaa ja sujuvampaa. Sitä kautta säästyneen ajan pystyy sitten käyttämään johonkin muuhun, Koivisto toteaa.
Tuotannonohjaus tehostaa toimintaa
Ennen Ultimaa IntLogilla ei ollut käytössään tuotannonohjausjärjestelmää, mutta lokakuusta alkaen sitä on alettu hyödyntää erityisesti ajankäytön seurannassa.
– Projektien osa-alueille asetetaan tietyt tavoiteajat ja työntekijöiden leimaukset kohdistetaan työvaiheille. Kertyvän datan avulla saamme hyvinkin tarkkaa tietoa tuotantovaiheiden vaatimista työajoista ja vastaavasti myös asennustöiden kustannuksista työmailla. Tarkan työaikaseurannan ansiosta pystymme antamaan asiakkaille tarkan kustannusarvion ja varmistamme, ettemme ota takkiin missään projektissa, mutta emme myöskään menetä tilauksia sortumalla ylihinnoitteluun, työnjohtaja Tero Seilonen kertoo.
Yrityksen on tarkoitus hyödyntää Ultiman tuotannonohjauksen työkaluja jatkossa myös laajemmin.
– Laajennusvaraahan Ultimassa on joka suuntaan hyvinkin paljon ja pyrimme ottamaan sen mahdollisimman kattavasti käyttöön, mutta ensin pilotoimme aikaseurannan. Tulevassa automatisoidussa tuotantolinjassamme sen sijaan työn osuus muodostuu nopeasti vakioksi, joten sen osalta materiaalipuolen seuranta nousee ykkösasiaksi, Seilonen toteaa.
Seilonen uskoo, että kun tuotannonohjaus saadaan kokonaisvaltaisesti käyttöön, sillä on iso vaikutus yrityksen toiminnan tehokkuuteen.
– Pysymme paljon paremmin mukana kilpailussa, kun pystymme tarjoamaan töitä oikeilla hinnoilla, mutta lisäksi pystymme yleisesti ottaen seuraamaan asioita tarkemmin. Saamme esimerkiksi faktaa siitä, kuinka kauan yksittäisiltä työntekijöiltä menee tietynlaisten töiden hoitamiseen. Sen perusteella pystymme hyödyntämään mahdollisimman paljon jokaisen vahvuuksia ja suunnittelemaan työt siten, että se on toimintamme kannalta mahdollisimman tehokasta.
Helpottaa kasvuyrityksen arkea
IntLogilla on ryhdytty hyödyntämään Ultimaa toimintojen tehostamisessa projektien suunnittelusta alkaen. Esimerkiksi töiden suunnittelu ja projektien aikatauluttaminen on helpottunut, kun toimenpiteitä pystytään ennakoimaan paremmin.
– Projekteja suunnitellessamme pystymme katsomaan asioita myös tulevaisuuden kannalta ja aikatauluttamaan omat huoltotoimenpiteemme parhaisiin mahdollisiin hetkiin. Myös töiden organisointi ja lomien suunnittelu on helpompaa, kun tiedämme ajoissa, milloin esimerkiksi tietyn erikoisalan osaajia tarvitaan, Seilonen kertoo.
Kasvavassa yrityksessä varsinkin seuranta ja monet pienet käytännön toiminnot helpottavat arkea.
– Ultima tehostaa toimintaamme, säästää aikaa ja tuo käyttöömme paljon informaatiota, jonka avulla pystymme seuraamaan yrityksen taloutta. On hienoa seurata myös kohteiden tilanteita, kun näemme helposti ja tarkasti niiden tulot, kulut ja katteet. Yrityksen kasvaessa ja toimintojen lisääntyessä seurannan merkitys korostuu entisestään. Joskus aikaisemmin tieto oli omien korvien välissä, mutta kasvun myötä ei ole enää mitään mahdollisuutta pysyä kaikesta ajan tasalla ilman tällaista järjestelmää, Pietilä toteaa.
– Arjen toiminnan kannalta on myös hienoa, että Ultima muistuttaa etusivulla hoidettavista tehtävistä ja esimerkiksi vanhenevien tulityökorttien uusimista ei sen ansiosta tarvitse itse muistaa. Mielestäni Ultima on ollut meille positiivinen uudistus ja toimiva ratkaisu, joka palvelee toimintaamme kokonaisuudessaan, Koivisto lisää.
Pietilä uskoo, että vahvaan kasvuun yltäneessä yrityksessä Ultima otettiin käyttöön kreivin aikaan:
– Täytyy sanoa, että onneksi meillä on tämä järjestelmä käytössä jo nyt, niin meidän ei tarvitse kasvun keskellä jalkauttaa uutta järjestelmää, vaan voimme helposti ottaa toimintoja käyttöön tarpeen mukaan. Nyt meillä on sellainen ratkaisu, joka taipuu kasvuun, joten mahdolliset haasteet tulevat sitten jostain ihan muualta.
KUVA: Inka Liimatainen