"Saavuttamiamme hyötyjä yhdistävä tekijä on Admicom Ultiman automatiikka. Sen ansiosta kaikki sujuu helpommin ja aikaa jää muuhunkin kuin rutiinien pyörittämiseen."
Uudellamaalla toimiva Kaivutyö Reinikka on Aarne Reinikan perustama yritys, jonka juuret ulottuvat 1970-luvun alkuun. Sittemmin vetovastuu on siirtynyt Reinikan siskon Orvokki Mäkisen kautta hänen kolmelle pojalleen, jotka ovat jo nuoresta asti päässeet ottamaan yritysmaailmaa haltuun.
Tänä päivänä noin neljän miljoonan euron liikevaihtoluokassa operoiva yritys työllistää sesongin mukaan 35-40 omaa työntekijää sekä alihankkijoita. Yritys toteuttaa vuosittain noin tuhat yksittäistä työmaata. Mukaan mahtuu pienempien toteutusten lisäksi myös isoja urakoita, esimerkiksi kesällä 2015 raideliikennettä palvelemaan avautuneen kehäradan kaapelivetoa.
Yksi järjestelmä, joka taipuu moneen
Kaivutyö Reinikalla on käytetty Admicom Ultimaa (ent. Adminet) noin kolmen vuoden ajan. Alkuperäisen sysäyksen ohjelmiston vaihdolle antoivat verottajan lisääntyneet ilmoitusvaateet ja tuloillaan oleva kansallinen tulorekisteri. Helpotusta haluttiin myös noin tuhannen vuosittaisen työmaan hallintaan.
– Isoin asia oli saada työmaiden ilmoitusvelvollisuus hoitumaan Ultima-toiminnanohjausjärjestelmän kautta ja mobiilituntikirjauksiin siirtyminen käsin tehtyjen tuntilappujen sijaan, toimitusjohtaja Marko Mäkinen kertoo.
– Meidän oli tarve saada toimivampi ohjelmisto, sillä työmaita ja niihin liittyviä ilmoitusasioita pyöritettiin aikaisemmin Excelissä. Tällaisen volyymin hallitseminen vei liikaa aikaa suhteessa muihin töihin, yrityksen taloushallinnosta vastaava Kirsi Mäkinen lisää.
Yrityksen toimintoja Ultimalla hallinnoivan Kirsin vakuutti kokonaisuus, jolla palkat, kirjanpito ja työmaiden hallinta saatiin yhteen järjestelmään. Samaan aikaan järjestelmää pystyi kuitenkin mukauttamaan omiin toimintatapoihin sopivaksi ja käyttämään joustavasti missä tahansa.
– Ultima taipuu niin moneksi, että toimintatapoja pystyy katsomaan myös yrityksen mukaan. Vielä kun tiedot ovat sähköisessä muodossa, toiminta ei ole paikasta riippuvaista.
Mobiilityökalut laajasti käyttöön
Työmaiden hoitamiseen Ultimasta on saatu helpotusta mobiilityökaluilla, jotka ovat yrityksessä laajassa käytössä. Kirsi avaa kaikki työtilaukset ja on työnjohdon tukena työmaiden hallinnassa, mutta suuri osa kirjauksista tehdään kentällä Ultiman mobiililla, josta tiedot kohdistuvat automaattisesti niille kuuluviin paikkoihin.
– Työntekijät kirjaavat tehdyt tunnit tilauksille mobiilin kautta ja tekevät sieltä myös poissaolomerkinnät. Myös käteiskuitit pystytään tarvittaessa ilmoittamaan mobiilin avulla helposti.
Mobiilityökalut ovat Kaivutyö Reinikalla laajassa käytössä, sillä niitä hyödyntävät oman henkilöstön lisäksi myös alihankkijat.
– Mobiilin kautta voi hyväksyä ostolaskut, tehdä työturvallisuusmittaukset, ottaa kohteelle valokuvia ja ilmoitella asioista sisäisillä viesteillä. Myös meidän koko alihankintaketju käyttää mobiilia samalla tavalla kuin omat työntekijämmekin, eli he tekevät tuntikirjauksensa meidän ohjelmalla. Ultimasta he pystyvät sitten tulostamaan tarvittavan materiaalin myös omaan kirjanpitoonsa. Helpottaahan se alihankkijoitakin, kun ei tarvitse käsin hoitaa näitä asioita, Kirsi toteaa.
Kirsin mielestä Ultiman mobiili on myös käytettävyydeltään selkeä:
– Käyttöoikeuksien avulla pystymme rajaamaan yksittäiselle käyttäjälle näkyviä sovelluksia, joten työntekijöiden näkymä pysyy yksinkertaisena.
Kalusto tarkkaan seurantaan
Maarakennusyrityksessä kalusto ja sen seuranta ovat tärkeässä roolissa. Kaluston hallintaa varten Kaivutyö Reinikalla on perustettu Ultimaan kalustorekisteri, jonka avulla hallitaan sekä kalustolle tehtäviä toimenpiteitä että kuluseurantaa.
– Meillä kaksi henkilöä huoltaa ja korjaa kalustoa päätoimisena. Ultimaan on luotu toimintaamme palveleva kalustorekisteri ja konekohtaiset toimenpiteet, jotka sisältävät kaiken tarvittavan tiedon huolloista ja katsastuksista. Sovellus muistuttaa tulevista toimenpiteistä ja myös poissaolotilanteissa tuuraaja näkee helposti kaiken tarvittavan, Kirsi painottaa.
Työmaille kaluston kulut ohjautuvat työntekijöiden tekemien kirjausten perusteella. Adminettiin voidaan määritellä työntekijäkohtaiset koneet ja laitteet, joiden avulla kalustokulut ohjautuvat kohteelle automaattisesti tuntikirjauksen yhteydessä.
– Suosikkilaitteiden avulla saamme kohdistettua koneiden todelliset kustannukset työmaille automaattisesti ja itse seuraan kustannusten kehitystä säännöllisesti, Kirsi kertoo.
Kalustokulujen, työmaiden ja yrityksen talouden seurannassa Kirsi hyödyntää Ultiman porautuvaa raportointityökalua data-analysaattoria:
– Data-analysaattori helpottaa epäselvien tietojen selvittämisessä ja antaa mahdollisuuden käydä läpi suuria määriä työmaita lyhyemmässä ajassa. Jos huomaan niissä jotain erikoista, laitan viestiä työnjohdolle.
– Nyt kaikki kulut kirjautuvat heti työlle ja Ultimasta näemme nopeasti syyn, jos jokin asia ei ole mennyt ihan odotetulla tavalla, Marko lisää.
Automatiikka sitoo hyödyt yhteen
Kirsin mukaan Ultiman automatiikka on tuonut mukanaan suurimman muutoksen yrityksen taloushallinnon arkeen:
– Eri toiminnoissa tapahtunut automatisointi on ollut isossa roolissa siinä, ettei itse tarvitse enää muistaa ihan jokaista asiaa. Ensinnäkin on iso etu, että erilaiset maksatukset ja ilmoitukset sekä perintämuistutukset lähtevät automaattisesti. Toiseksi aikaa säästyy erityisesti siitä, että työmaiden pyörittämiseen ei mene niin paljon aikaa, kun työmaailmoitukset lähtevät automaattisesti. Aiemmin niitä kerättiin kasaan useampana päivänä. Nyt myös palkanlaskenta vie päivien sijaan tunteja.
Automatiikka tuo helppoutta ja reaaliaikaisuutta myös seurantaan.
– Automatiikka helpottaa seurantaa paljon, kun kaikkea työmaatietoa ei tarvitse viedä Exceliin. Mielestäni myös reaaliaikaisuus on todella tärkeää, koska sen ansiosta pystyn jakamaan johdolle tietoa juuri sen hetkisestä tilanteesta. Myös automaattiraportit ovat hyvä lisä, joiden kautta johto saa itse valitsemaansa raportointitietoa suoraan sähköpostiinsa ilman erillistä koostamista ja toimittamista.
Ultiman vaikutus on näkynyt työmäärän vähenemisenä toimistolla.
– Ultima on helpottanut paljon omaa toimistotyötäni ja nyt aikaa jää enemmän esimerkiksi työmaiden ja kulujen tarkempaan seurantaan, Kirsi kertoo.
– Mielestäni muutosta kuvaa hyvin se, että yhdessä ammattitaitoinen henkilöstö ja Ultima mahdollistavat monipuolisen ja tehokkaan toiminnan sähköisessä tiedonkulussa ja raportoinnissa, Marko lisää.
Kirsin mukaan juuri automatiikka on yhteinen nimittäjä kaikille hyödyille.
– Saavuttamiamme hyötyjä yhdistävä tekijä on automatiikka. Sen ansiosta kaikki sujuu helpommin ja aikaa jää muuhunkin, kuin rutiinien pyörittämiseen. Meille oli iso harppaus aloittaa Ultiman käyttö, mutta muutos on ollut ehdottoman hyvä.
KUVA: Tero Honkaniemi